Die Websession-Reihe rund um die E-Akte

In der Entwicklung eines Dokumenten Management Systems arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen, denn ein DMS wird nur zum Leben erweckt, wenn der Anwender es intuitiv verwenden kann. 
nscale eGov ist für Anwender gemacht, smart, prozessorientiert und in 45 Minuten individuell für den Anwender angepasst. Das Besondere daran ist, dass wir über diese enge Verbindung zu unseren Kunden drei Oberflächen entwickelt haben, die für jeden Anwendungsfall die optimale Arbeitsumgebung darstellen.

Richtig gut ist, dass diese drei Anwendungen innerhalb einer Verwaltung parallel laufen können. Auch hier sind wir sehr stolz auf das Erreichte, denn wir freuen uns, wenn Sie Freude am DMS haben.

In dieser Websession zeigten Ihnen Michael Genth und Marko Laude, Senior Consultant bei der Ceyoniq Technology, in 60 Minuten die DMS-Funktionen von nscale eGov. Im Fokus standen dabei drei verschiedene Oberflächen, zwischen denen Sie für Ihre Arbeit mit der E-Akte wählen können.

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Die Verbindlichkeit einer Unterschrift auf dem Papier ist den Menschen seit Jahrhunderten vertraut und sie wird bis heute in allen relevanten Unterlagen im privaten wie im geschäftlichen Rahmen ganz selbstverständlich eingesetzt. Aber wie verhält es sich in einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Verwaltungen ihre Geschäftsprozesse vom Papier auf elektronische Digitalisate umstellen und auch hier die Verbindlichkeit von Dokumenten sicherstellen möchten?

In der Websession sprach Michael Genth mit Markus Schuster von der intarsys GmbH über die Einsatzmöglichkeiten und regulatorischen Vorgaben, elektronische Dokumente zu unterzeichnen und rechtskonform in den Geschäftsprozessen der Verwaltungen zu verwenden. Dabei ging es unter anderem um die Verwendung von Signaturen am Arbeitsplatz und um Fernsignaturen, die von unterwegs oder im Homeoffice Verwendung finden können. Außerdem ging es um moderne Werkzeuge, die das Signieren heute einfach und komfortabel möglich machen und darum, wie sich signierte Dokumente im zentralen DMS der Verwaltungen einfügen.

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Das Volumen an Informationen aus Dokumenten, aus Inhalten von Fachverfahren, die Verwaltungen jeden Tag produzieren und im täglichen Arbeitsprozess verarbeiten, steigt stetig an. Eine klassische DMS-Lösung reicht oftmals für einen effizienten Zugriff oder effektive Verwaltungsführung nicht mehr aus. Die Frage nach Erweiterungsmöglichkeiten, das System so auszubauen, dass verwaltungsinterne Abläufe speziell auf die Bedürfnisse der Anwender im eigenen Haus ausgerichtet werden können, steht und fällt mit intelligenten Werkzeugen für diejenigen, die im Haus IT-Wünsche entgegennehmen und diese über Administrationsrechte umsetzen können.

Die Websession vom 22.04.2022 zeigt auf, wie mit nscale Werkzeugen genau solche Entwicklungen ohne Unterstützung des Herstellers genutzt und für eigene Entwicklungen umgesetzt werden können. Der Vorteil: Weiterentwicklungen am System können aus eigener Kraft zielführend und zeitnah umgesetzt werden.

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Für ein erfolgreiches Projekt liegen rund 80% des Erfolges bereits in der guten Projektvorbereitung und im Projektbeginn. Deswegen ist es wichtig, sich von Beginn an ausreichend Zeit zu nehmen, um sich intensiv mit den Entscheidern, den Projektteams und den Anwendern auszutauschen. In dieser Vorbereitungsphase wird bereits über Erfolg oder Misserfolg entschieden.

Aus diesem Grund haben sich in der Websession vom 25.03.2022 Michael Genth und Robert Wander, Senior Consultant bei der Ceyoniq, über die wichtigsten Vorbereitungen und Inhalte gesprochen, um den Projektbeginn von Anfang an zum Projekterfolg zu führen. Für alle diejenigen, die die DMS Einführung planen, umsetzen oder einfach ihren Beitrag leisten möchten!

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Die Einführung eines DMS/E-Akte wird im Ergebnis die verwaltungsweiten internen Abläufe in den Fachämtern vereinfachen. Weniger „suchen“ und dadurch Akten, Vorgänge und Dokumente – zentral abgelegt – elektronisch verfügbar machen, egal an welchem Ort. Schluss mit Laufwerk „C“, USB-Sticks, Daten-Ablage-Inseln. Jetzt finden die Anwender ihre Vorgänge an ihrem Arbeitsplatz, aufgeräumt, übersichtlich und jederzeit im Zugriff. Ziel erreicht!

Und was ist mit dem Posteingang? Analog oder elektronisch? Rechnungseingang analog, per E-Mail oder Fax? Und was ist mit Bestellungen oder Bürgerpost?

Diese Ausgabe der Websession-Reihe „Verwaltung digital?“ beschäftigt sich mit der Aufgabenstellung „Posteingangsverarbeitung“ und zeigt Lösungen auf, wie der Geschäftsgang-Workflow die Zusammenarbeit unterstützt, automatisiert und der Anwender die Aufgaben jederzeit im Überblick hat, ohne dabei sein Büro verlassen zu müssen.

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