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Mitarbeiterzufriedenheit digitales Dokumentenmanagement

Entlastung & Flexibilität: Wie digitales Dokumentenmanagement die Mitarbeiterzufriedenheit fördern kann

In Sachen Mitarbeiterzufriedenheit steht Deutschland im internationalen Vergleich hinten an: Nur jeder dritte deutsche Arbeitnehmer würde laut dem aktuellen Engagement Report der dänischen People-Analytics-Plattform Peakon seinen Arbeitgeber weiterempfehlen. Unternehmen sollten die hier ausgedrückte Unzufriedenheit ernst nehmen – schließlich zeigen ökonomische Studien wiederholt, dass sich zufriedene Mitarbeiter positiv auf die Performance des Unternehmens auswirken. Entsprechend hoch ist das Risiko von Leistungsverlusten, wenn die Belegschaft tendenziell unzufrieden ist. Also gilt es, die Gründe für eine positive oder negative Bewertung des Unternehmens als Arbeitgeber zu identifizieren und gegenzusteuern. Viele Themen lassen sich mit der Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagements unterstützen.

 

Überforderung vorbeugen

Laut Peakon fühlen sich 75 Prozent der deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von ihrem täglichen Arbeitspensum überfordert. Diese Situation können Unternehmen mit effizienten Prozessen und digitalen Technologien relativ einfach verbessern. Ein Enterprise-Content-Management-System dient als zentrale Informationsbasis und bietet digitale Akten, über die sich sämtliche Informationen zu einem Vorgang, Kunden, Lieferanten oder Partner ganz einfach abrufen lassen. So entfällt viel Aufwand für das Suchen von Papierdokumenten, mit dem die Teams häufig noch ihre Arbeitszeit verschwenden. Handschriftliche Notizen werden durch digitale Informationen ersetzt, sodass der Abstimmungsaufwand deutlich sinkt und mehr Zeit für die Kernaufgaben frei wird.

 

Mitarbeiterzurfriedenheit 75% fühlen sich überfordert

 

Eigenverantwortung fördern

Die Studie zeigt, dass Beschäftigte, die eigenverantwortlich arbeiten können, insgesamt zufriedener mit ihrem Unternehmen sind. Auch hier kann ein digitales Dokumentenmanagement unterstützend wirken. Dank professioneller Rollen- und Rechtevergabe sowie vereinfachtem Projektmanagement über digitale Prozesse und Dokumente wird der einzelne Mitarbeiter in seinen Aufgaben gestärkt und übernimmt Verantwortung für definierte Teilergebnisse. 

 

Flexible Arbeitszeiten unterstützen

Die flexible Einteilung der eigenen Arbeitszeiten ist nach wie vor ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit. In vielen Unternehmen ist dies aktuell noch immer schwierig, da Führungskräfte befürchten, die Teamarbeit könnte darunter leiden, dass nicht mehr alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind. Doch die richtigen Collaboration Tools – optimalerweise integriert im Enterprise-Content-Management-System – ermöglichen effiziente Zusammenarbeit über verschiedene Standorte und sogar Ländergrenzen hinweg. Dies ermöglicht die Flexibilisierung von Arbeitszeiten sowie Home-Office als mobilen Workplace, da sämtliche Informationen zu einem Projekt jederzeit in Echtzeit über diverse Devices von den verantwortlichen Mitarbeitern einsehbar sind. So können Kollegen nahtlos Aufgaben voneinander übernehmen und schaffen aufgrund ungleicher Arbeitszeiten sogar eine umfassendere Gesamtabdeckung als im gewöhnlichen Nine-to-five-Betrieb.

 

Mitarbeiterzufriedenheit 25% sehen berufliche Weiterentwicklungschancen

 

Weiterbildung transparent ermöglichen

Nur 25 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland sehen laut Peakon im eigenen Unternehmen ausreichende berufliche Weiterentwicklungschancen. Dieses Thema enthält hohes Konfliktpotenzial und führt immer häufiger dazu, dass Mitarbeiter neue Karrierechancen außerhalb der eigenen Organisation suchen. Ein Enterprise-Content-Management-System kann als Knowledge Base und zentrale Informationsbasis zu allen HR-Themen hier Abhilfe schaffen. Einerseits finden Mitarbeiter hier Antworten auf ihre Fragen im Business-Alltag und darüber hinaus können Betriebe hier auch die Weiterbildungsoptionen sowie jeweils relevante Ansprechpartner für weiterführende Gespräche transparent aufzeigen. In Kombination mit dem Angebot von Online Workshops und digitalen Trainings entsteht ein Leistungspaket, mit dem Unternehmen ihre Mitarbeiterzufriedenheit mit relativ wenig Aufwand deutlich steigern können.
 

 

Mockup Broschüre: digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

 

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