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Wie digital ist mein Unternehmen? Bitkom veröffentlicht Reifegradmodell „Digitale Geschäftsprozesse“

Vier Themenfelder, 12 Kriterien, 24 Fragestellungen: Mehr braucht es nicht, um festzustellen, wie es um die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in einem Unternehmen steht, so der Arbeitskreis „Digitale Geschäftsprozesse“ des Bitkom. Basierend auf wissenschaftlichen Erkenntnissen und der Einschätzung von Experten ist ein branchenübergreifendes Modell entstanden, das in der Praxis leicht anwendbar und flexibel Auskunft über den Reifegrad der Digitalisierung gibt. Doch wie funktioniert das genau?

Eine umfassende Digitalisierung umfasst sowohl die Geschäftsmodelle als auch die Geschäftsprozesse eines Unternehmens.Dies haben, so der Bitkom im Leitfaden zum Reifegradmodell, auch viele Unternehmen erkannt, die digitalen Geschäftsprozessen folglich eine hohe Relevanz zumessen. Demnach nutzen bereits zwei Drittel der für den Leitfaden befragten Unternehmen prozessunterstützende Technologien, die Hälfte automatisierte Abläufe im Unternehmen. Gleichzeitig ist oftmals nicht klar, wie weit die Digitalisierung des eigenen Unternehmens fortgeschritten ist. Eine Hilfe bietet hier das Reifegradmodell anhand von vier Themenfeldern, die es zu betrachten gilt:

  • Technologie
  • Daten
  • Qualität
  • Organisation

Innerhalb dieser Themenfelder sind jeweils drei Kategorien festgelegt, wobei pro Kategorie zwei Fragen zu beantworten sind.  Zur Beantwortung der Fragen wird ein Fünf-Stufen-Modell genutzt, das von „nicht digital“ über Zwischenstufen bis hin zu „vollständig digital“ reicht. Zur einfachen Anwendung gibt es die Möglichkeit, die einzelnen Fragen anhand einer Checkliste zu beantworten.  

Den Bitkom-Anwendungsleitfaden sowie die Checkliste inklusive Visualisierungsmaske zur Bestimmung des digitalen Reifegrads in Ihrem Unternehmen können Sie kostenfrei downloaden.

 

Bitkom Reifegradmodell

 

Zum Leitfaden

Technologie

Wichtige Aspekte, die zur Bewertung des Reifegrades hinsichtlich der Digitalisierung von Geschäftsprozessen herangezogen werden können, sind die technologische Basis und das technologische Umfeld. Im Bitkom-Modell werden sie anhand dreier Kriterien betrachtet:

  • Technologiebasis
  • Prozesstools
  • Systemintegration

Bei der Technologiebasis geht es um die Frage, inwieweit die In- und Output-Kanäle digitalisiert sind. Hier ist von Bedeutung, ob die eingehenden Daten digital sind oder beispielsweise ein Einscannen im Rahmen des Posteingangs notwendig ist. Umgekehrt wird der Postausgang betrachtet und die Menge von analogem und digitalem Datenverkehr bewertet.   

Die Kategorie Prozesstools bezieht sich auf die Verwendung von Softwaretools. Dabei steht nicht nur der Einsatz bei der Durchführung von Geschäftsprozessen, sondern auch die Analyse und Modellierung der Abläufe im Fokus. 

Ergänzt wird dies durch die Frage nach der Systemintegration. Hier geht es darum, zu bewerten, wie die Lösungen angebunden sind. Je reibungsloser die Prozesse ablaufen und je weniger Medienbrüche die Arbeit behindern, desto höher ist der Reifegrad der Digitalisierung.  

 

Daten

Der Umgang mit jeglichen Daten im Unternehmen gibt einen wichtigen Hinweis darauf, wie digital die Verarbeitung realisiert ist.  Dazu orientiert sich das Reifegradmodell wiederum an drei Kriterien:

  • Datenerhebung
  • Datenbereitstellungen
  • Datenverwendung

Eine geeignete Datenverarbeitung ist nur dann möglich, wenn die Datenbasis von hoher Qualität ist. Dazu gehört es zunächst bei der Datenerhebung auf digitale Daten und eine revisionssichere Archivierung zu setzen, bei der die Daten zugänglich, aber auch sicher und gemäß aller Compliance-Vorgaben aufbewahrt werden.

Ebenso entscheidend ist es, dass die Daten digital möglichst umfangreich genutzt werden können. Dieser Aspekt fällt unter die Kategorie Datenbereitstellungen. Im Mittelpunkt steht dabei die digitale Verfügbarkeit für interne Zwecke und die visuelle Darstellung. Letztere sollte möglichst strukturiert sowie nutzerfreundlich sein und gibt einen weiteren Hinweis auf den Reifegrad der Digitalisierung.

Zuletzt wird beim Kriterium Datenverwendung die digitale Bereitstellung der Daten für die prozessexterne Nutzung in anderen Anwendungen, wie beispielsweise Analytics oder BI fokussiert. Dabei wird geprüft, ab es Schnittstellen zur Übertragung gibt oder hier Probleme auftreten. Zudem sollte die Verbesserung der Geschäftsprozesse aufgrund einer Datenanalyse möglich sein.

 

Qualität

Beim dritten Kriterium bildet die Qualität der Prozesse den Mittelpunkt. Klar ist, dass der betrachtete Prozess sinnvoll gestaltet sein muss und zwar unabhängig davon, ob er digital oder analog stattfindet. Denn Prozesse, die bereits analog schlecht organisiert sind, verbleiben auch digital auf demselben Niveau. Deshalb gehört die Betrachtung der Prozessqualität zum Reifegradmodell. Wiederum sind es drei Kriterien, die die Qualität bestimmen: 

  • Prozessbeschreibung
  • Ausführung
  • Sicherheit

Bei der Beschreibung wird die Qualität des Prozesses analysiert indem er zunächst mit Hilfe von vorgegebenen Standards vollständig dokumentiert und beschrieben wird. Dazu gehört beispielsweise der genaue Ablauf der einzelnen Prozessschritte. 

Bei der Ausführung geht es um Aspekte wie Transparenz, eine niedrige Fehlerquote und den Automatisierungsgrad. So muss der Status des Prozesses zu jeglichem Zeitpunkt für Kunden oder für andere Fachbereiche des Unternehmens einsehbar sein. Auch bei hoher Auslastung ist sicherzustellen, dass es keine Zwischen- oder Ausfälle gibt. Stabilität ist hier das Stichwort.

Schließlich wird die Informationssicherheit überprüft. Hier ist die Unterscheidung zwischen internen und externen Prüfungen wichtig. So wie intern Kontrollen durchgeführt werden und die Einhaltung aller unternehmenseigenen Regularien getestet werden, so müssen auch Compliance-Vorgaben die extern, beispielsweise durch die Gesetzgebung vorgegeben sind, eingehalten werden. Hierzu gehören unter anderem der Datenschutz und die Datensicherheit vor dem Hintergrund der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). 

 

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Organisation

Last but not least kommt der Organisation Bedeutung zu. Wie sind die organisatorischen Rahmenbedingungen im Unternehmen und bei den Mitarbeitern? Diese Frage wird mit den letzten drei Kriterien beantwortet:

  • Digitalisierungsstrategie
  • Qualifikation
  • Change Management

Bei der Bewertung der Digitalisierungsstrategie wird zunächst die Frage gestellt, ob eine solche Strategie vorhanden und eindeutig definiert ist. Mindestens ebenso wichtig wie strategische Planung ist aber ihre Umsetzung. Daher wird in einem zweiten Schritt geprüft, ob der betrachtete Prozess kompatibel zur Digitalisierungsstrategie ist. 

Zur Umsetzung ist es jedoch auch wichtig die Mitarbeiter ins Boot zu holen. Dies gelingt nur, wenn die entsprechenden technischen Qualifikationen und das notwendige Know-how vorhanden sind. Das betrifft nicht nur die Durchführung des Prozesses, sondern auch die Fähigkeit die Digitalisierung der Geschäftsprozesse weiter fortzuführen. 

Doch lediglich sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, die Digitalisierung im Unternehmen mitzugestalten reicht nicht aus. Es ist ebenso wichtig, dass sie es auch wollen. Im Rahmen eines gelungenen Change Managements ist demnach beim Reifegradmodell zu bewerten, inwieweit die Mitarbeiter die Veränderungen durch digitale Prozesse akzeptieren und als sinnvoll erachten. Noch höher fällt der Reifegrad aus, wenn die Mitarbeiter die Änderungen zu schätzen wissen, die Vorteile erkennen und zufrieden mit den neuen Arbeitsabläufen sind.

 

 

Podcast Cover

 

Podcast: Warum ist Change Management wichtig?

 

Reifegrad steigern mit EIM-System

Soweit das Modell des Bitkom, doch wie erhöhen Unternehmen den Reifegrad ihrer digitalen Geschäftsprozesse? Statt lediglich einzelne Vorgänge zu digitalisieren und Insellösungen anzuschaffen, lohnt sich die Einführung eines leistungsfähigen Enterprise Information Management Systems (EIM). Denn dieses bildet die Basis für die Umsetzung einer zielführenden Digitalisierungsstrategie. 

Auf der zentralen Informationsplattform werden alle relevanten Daten und Dokumente strukturiert gespeichert. Mitarbeiter können nicht nur standortunabhängig arbeiten und haben jederzeit Zugriff auf alle Informationen, sondern profitieren auch von einer geringeren Fehleranfälligkeit. Dadurch werden die Effizienz und die Transparenz der Prozesse deutlich gesteigert. Gleichzeitig werden bei der revisionssicheren Aufbewahrung problemlos alle Compliance-Regeln und gesetzliche Vorgaben zur Datenspeicherung eingehalten. 

Mit einem modular aufgebauten und skalierbaren EIM ist es möglich, zunächst einzelne Geschäftsprozesse oder Abteilungen zu digitalisieren. So kann der Digitalisierungsprozess beispielsweise mit dem Posteingang, der E-Mail-Archivierung oder der Eingangsrechnungsverarbeitung beginnen. Andere Bereiche wie zum Beispiel das Personalwesen oder das Vertragsmanagement können nach und nach folgen. 

 

Fazit

Die Bestimmung des Reifegrads der Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse ist mit dem Modell und der Checkliste des Bitkom in nahezu jedem Unternehmen durchführbar. In erster Linie kann dieser Reifegrad zur Einordnung genutzt werden – die Optimierung der Prozesse erfolgt anschließend. Sinnvoll ist es, den Reifegrad in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. So kann der aktuelle Reifegrad mit dem Status-quo, der zum Zeitpunkt der vorherigen Prüfung herrschte, verglichen werden. So wird schnell ersichtlich, wo Fortschritte erzielt wurden und an welchen Stellschrauben noch gedreht werden muss. 
 

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