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Welche Werkzeuge für die Projektarbeit im Home-Office unerlässlich sind

Die Rationalisierung von Prozessen und die Mobilisierung von Teams, um Qualitätsarbeit zu leisten und Termine einzuhalten, ist für Unternehmen, die mobiles Arbeiten ermöglichen, von größter Bedeutung.

Für viele von uns bedeutet Abwesenheit vom Büro, dass wir uns außerhalb unserer Komfortzonen befinden und uns anpassen müssen. Die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in verschiedenen Städten und sogar Ländern wird zur Normalität werden, da sich das traditionelle Konzept, wie, wann und wo wir arbeiten, bereits nachhaltig verändert hat.

In Zeiten des Umbruchs, wie durch COVID-19 verursacht, sind viele Industriezweige zum Stillstand gekommen. Die Arbeit der Medien und der Kommunikationsbranche war wohl noch nie so wichtig, um die Öffentlichkeit mit verlässlichen Informationen auf dem Laufenden zu halten. Journalisten und Kommunikationsspezialisten wurden mit der Erstellung von Publikationen und Kampagnen beauftragt, die sie aus dem Home-Office realisierten. Schnell zeigte sich, wie wichtig Technologie und Zusammenarbeit sind, um Prozesse zu rationalisieren und die Abläufe zu verschlanken.

Laut dem Bericht "Pulse of the Profession" des Project Management Institute (PMI) ist effektive Kommunikation der wichtigste Erfolgsfaktor im Lebenszyklus des Projektmanagements. Sie berichten, dass im Durchschnitt jedes fünfte Projekt aufgrund mangelnder Kommunikation zwischen dem Projektmanager, den Teammitgliedern und den Interessengruppen scheitert.

Ein weiterer Faktor rückt mit zunehmender Zahl an Remote-Arbeitsplätzen in den Fokus: das Papier. Trotz des technologischen Fortschritts und des raschen Anstiegs der Digitalisierung hält das Papier-Rätsel weltweit weiter an. Tatsächlich rechnen die Vereinten Nationen mit einem Anstieg des Papierverbrauchs um unglaubliche 50 %. Schätzungen gehen davon aus, dass ein Büroangestellter im Durchschnitt etwa 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht. 
Als ob dies nicht schon schlimm genug wäre, behauptet die Gordon Flesch Company Inc., dass bis zu 30 % der Druckaufträge gar nicht erst vom Drucker abgeholt werden und, noch schlimmer, 45 % des bedruckten Papiers am Ende des Tages im Mülleimer landen. Neue Technologien und Arbeitsweisen bedeuten jedoch, dass der Übergang zu einem vollständig papierlosen Arbeitsbereich jetzt eine reale Möglichkeit ist. 

 

Projektarbeit im Home Office

 

Teams und Technologie

Wenn Gruppenversammlungen im Meetingraum nicht mehr möglich sind, müssen Unternehmen die ihnen zur Verfügung stehenden Instrumente nutzen. Die Bedürfnisse jedes Teams sind individuell, aber mittlerweile steht eine Fülle an verschiedensten Planungs- und Kommunikationswerkzeugen, die für Projekte jeder Art und Größe geeignet sind, zur Verfügung. Wir stellen Anwendungen vor, mit denen papierlose Umgebungen verbessert werden können, und diese passen natürlich gut zum Remote-Projektmanagement und tragen dazu bei, Effizienz, Produktivität und Mobilität zu steigern:

  1. Mit To-Do-List-Apps können Sie Aufgaben einfach neu anordnen, wenn sich die Prioritäten ändern, und Aufgaben an andere Personen zuweisen, wobei Sie nach Abschluss der Aufgaben Benachrichtigungen erhalten. Mit einer To-Do-List-App erhalten Sie auch Erinnerungen an bevorstehende Fälligkeitstermine. Die vollständige Transparenz ermöglicht es Managern, den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe hervorzuheben und Problembereiche anzugehen. Für Projekte ist die Möglichkeit, Fortschrittsberichte in Echtzeit einzusehen, von unschätzbarem Wert. Beliebte Beispiele für diese Art von Anwendungen sind Asana und Trello. 
  2. Scanning Apps werden verwendet, um wichtige Papierdokumente in digitale Dateien zu verwandeln. Dies bietet den zusätzlichen Vorteil, dass Dokumente strukturiert abgelegt werden und alle Mitarbeiter (auch gleichzeitig) Zugriff darauf haben können. Im Gegensatz zur traditionellen Handhabe, zeitkritische Dokumente auszudrucken und per Post zu versenden, können Dokumente jetzt so verschickt werden, dass sie sofort per E-Mail ausgefüllt und signiert werden können. Dies verbessert nicht nur die Durchlaufzeiten, sondern erhöht auch die Sicherheit.
  3. E-Signatur-Tools ermöglichen es Ihnen, Dokumente zu signieren, ohne sie auszudrucken. Heutzutage ist es möglich, die meisten Dokumente digital zu signieren. Dazu benötigen Sie eine Anwendung, mit der Sie eine digitale Signatur erstellen und auf Dateien anwenden können. Auf diese Weise können Verträge oder Rechtsdokumente aus der Ferne und schnell unterschrieben werden, was Zeit und Porto spart. Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen ein ECM System, können Rechnungen medienbruchfrei digital freigegeben werden, da das händische Unterzeichnen, was ein vorheriges Ausdrucken der Rechnung notwendig macht, überflüssig wird.
  4. Systeme zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten sind ein weiteres wesentliches Tool zur Zusammenarbeit. Eine zentrale Informationsplattform bildet alle Dateien, Dokumente und Informationen strukturiert ab. Das Versenden von Dokumenten per E-Mail oder über zusätzliche Sharing-Dienste wird überflüssig. Die Verteilung der Information erfolgt über einen Link (URL), der auf eine digitale Akte oder ein Dokument verweist. Das ist zum einen einfacher und darüber hinaus ist sichergestellt, dass stets mit der aktuellen Version eines Dokuments weitergearbeitet wird. Informationen und Daten sind jederzeit verfügbar und der Informationsaustausch innerhalb des Projektteams wird optimiert. Die Möglichkeit, aktualisierte Dokumente schnell mit anderen Teammitgliedern auszutauschen, ist wichtig, wenn man an einem wichtigen Projekt aus der Ferne arbeitet. Außerdem lassen sich Unternehmensprozesse und Arbeitsabläufe automatisiert und transparent abbilden. Moderne ECM-Lösungen, wie nscale von der Ceyoniq Technology halten vorgefertigte Lösungen für die wichtigsten Workflows im Unternehmen bereit und stellen einen compliance-gerechten Umgang mit Informationen und Dokumenten sicher.

Abgesehen von den oben erwähnten Plattformen kommen auch Werkzeuge für die Anfangskommunikation wie Teams und Skype zum Einsatz, die uns einen regelmäßigen virtuellen Kontakt von Angesicht zu Angesicht mit den Teammitgliedern ermöglichen. Dies wurde als ein entscheidender Teil der Fernarbeit erkannt, um den menschlichen Kontakt und die Teambindungen aufrechtzuerhalten. Gruppen-Chats oder Videokonferenzen ermöglichen es uns, Zweifel in Sekundenschnelle zu klären und relevante Parteien regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Bei Fernprojekten können diese Kommunikationsmittel ganz einfach den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.

nscale im Home-Office

 

nscale im Home-Office

Zusammenarbeit

Es gibt kaum Zweifel daran, dass der Erfolg von Fernprojekten und der Arbeit im Home-Office insgesamt stark von der Kommunikation abhängen wird. Im digitalen Zeitalter stehen Unternehmen vor der Herausforderung, neue Technologien zu nutzen und gleichzeitig ihre Mitarbeiter näher zusammenzubringen und dabei physische Distanzen zu überwinden. 

Unternehmen, die einen ganzheitlichen und nachhaltigen Ansatz für das dezentrale Arbeiten entwickeln, werden den Test der Zeit bestehen. In diesem Zeitalter, in dem der Widerstand gegen Veränderungen und neue Arbeitsweisen immer noch ein beträchtliches Problem darstellt, werden diejenigen, die eine Mitarbeiterkultur schaffen, die die technologische Entwicklung mitgeht, letztendlich den größten Nutzen daraus ziehen.
 

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