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Zwei Frauen und zwei Männer betrachten freudig einen Monitor

Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?

Digitale Unternehmensprozesse erleichtern den Arbeitsalltag, sparen Kosten und minimieren das Fehlerrisiko während der einzelnen Bearbeitungsschritte. Exemplarisch hierfür ist die softwaregestützte Eingangsrechnungsverarbeitung. Dennoch ist eine solche Lösung längst nicht flächendeckend im Einsatz. Noch immer gibt es in vielen Unternehmen Vorbehalte gegenüber dem digitalen Invoice Management, wie die techconsult-Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ belegt.  

Die Marktforscher interviewten IT-Verantwortliche, Mitarbeiter aus dem Einkauf sowie dem Finanz- und Rechnungswesen aus Unternehmen mit mindestens 150 PCs im Einsatz. Unter anderem wurde nach der Nutzung von digitalen Lösung für die Rechnungsverarbeitung gefragt. Das Ergebnis: Lediglich 51 Prozent haben eine entsprechende Software angeschafft. Das ist, gerade vor dem Hintergrund des großen Einsparpotenzials, dass die digitale Rechnungsverarbeitung bietet, überraschend. Was sind die Hemmnisse, die Entscheider davon abhalten, den Rechnungseingang und die Rechnungsverarbeitung zu optimieren? 

 

Auf einen Blick: Hemmnisse für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Die fünf wichtigsten Hemmnisse sind laut Umfrage:

  • Fehlendes technisches Know-how
  • Budget fehlt
  • Zunehmende Komplexität
  • zu große technische Herausforderung bei der Einführung
  • Befürchtung, dass Arbeitsplätze wegfallen

Groß sind die Bedenken vor allem, wenn es um die Fähigkeiten der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Tools geht. Knapp ein Viertel der Befragten geht davon aus, dass hier ein Mangel an technischem Know-how herrscht. In eine ähnliche Kategorie fällt die Sorge vor einer zunehmenden Komplexität der Abläufe, die etwas mehr als 22 Prozent der Antworten ausmacht. 

Solche Bedenken sind nicht völlig haltlos, jedoch sind die beschriebenen Probleme nicht so groß, als dass sie nicht gelöst werden könnten. Natürlich setzt der Umgang mit Neuem immer eine Offenheit zur Weiterentwicklung, also zum Lernen, voraus. Die Kunst seitens der Anbieter besteht darin, den entstehenden Schulungsaufwand bestmöglich an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen und somit klein zu halten. Zudem ist dieser Aufwand heute grundsätzlich geringer als noch vor Jahren, weil moderne Systeme zur Eingangsrechnungsverarbeitung intuitiv gestaltet und der Umgang mit ihnen somit leicht erlernbar ist.   

Viele der Befragten treibt außerdem die Befürchtung um, dass durch die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung Arbeitsplätze wegfallen. Die Wahrscheinlichkeit dafür ist aber eher gering. Tatsächlich unterstützt eine solche Lösung bei der Bearbeitung täglich anfallender und zeitraubender Routineaufgaben und schafft so Freiräume für wichtigere Aufgaben. 

 

Digitalisierung erfordert Change Management

Um die beschriebenen Hemmnisse abzubauen, reicht es aber nicht aus, die geäußerten Bedenken schlicht als vernachlässigbar zu betrachten. Vielmehr gilt es, möglichst alle Mitarbeiter auf den Weg der Digitalisierung mitzunehmen. Dazu braucht es ein durchdachtes und gut umgesetztes Change Management. Wichtig ist es dabei, den Betroffenen zu verdeutlichen, welchen konkreten Nutzen eine moderne Lösung für sie bietet. Eine gute und zuverlässige Kommunikation gehört ebenso zum gelungenen Change Management, wie die Möglichkeit, zu partizipieren. 

Neben diesen „menschlichen Faktoren“ ist die Finanzierung des Digitalisierungsprojektes laut techconsult-Umfrage das größte Hemmnis. 23 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass ihnen das nötige Geld für die Anschaffung einer entsprechenden Lösung fehlt. Das IT-Budget sei also schlicht zu klein. Darüber, wie hoch die Befragten den Preis für eine entsprechende Software einschätzen, werden in der Studie keine Angaben gemacht. Es ist zu vermuten, dass er überschätzt wird. 

 

Andreas Ahmann im Podcast über Change Management

 

Podcast: Warum ist Change Management wichtig?

 

Zeitaufwendig und fehleranfällig: die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung

Was Unternehmen, die aus Kostengründen auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verzichten, jedoch im Blick haben sollten, ist der Return on Investment einer solchen Anschaffung. Dafür lohnt es sich, sich einmal den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über ihre Prüfung und Freigabe bis zur Auslösung der Bezahlung und der Ablage des Dokumentes anzuschauen. Ein papierbasierter Ablauf kostet viel Zeit und ist darüber hinaus fehleranfällig. Der manuelle Abgleich von beauftragter und tatsächlich berechneter Leistung kann sich schnell in die Länge ziehen. Etwa, weil ein benötigtes Dokument nicht oder nur unstrukturiert vorliegt. 

Wird zur Freigabe eine Prüfung durch mehrere Personen im Unternehmen nötig, kommt es schnell zu weiteren Verzögerungen. Beispielsweise, weil ein Mitarbeiter erkrankt ist, seine Vertretung aber nichts von der noch freizugebenen Rechnung weiß, die auf dem Schreibtisch des fehlenden Kollegen wartet. Hinzu kommen Compliance-Vorgaben wie etwa UstG, HGB oder GoBD, die bei Verstoß empfindliche Strafen nach sich ziehen können. All diese Vorgaben „per Hand“ zu erfüllen, ist zum einen extrem aufwendig und zum anderen sehr risikoreich. 

Der Zeitaufwand sowie das Risiko lohnen sich nicht. Digitale Lösungen unterstützen mit definierten Workflows, konsistenter Zugriffs- und Rechteverteilung und strukturierter Ablage bei der Eingangsrechnungsverarbeitung und beschleunigen diese. Die gesparte Zeit kann in wertschöpfende Tätigkeiten gesteckt werden. 

 

Enge Verzahnung mit ERP

Ein weiteres Hindernis für die Einführung einer elektronischen Rechnungseingangslösung ist laut den Befragten die „zu große technische Herausforderung“, die die Implementierung bedeute. Richtig ist, dass die Einführung eines neuen Systems in eine heterogene IT-Infrastruktur mit zahlreichen Insellösungen herausfordernd ist. 

Daher ist es wichtig, möglichst früh eine einheitliche Plattform zur Dokumentenverarbeitung aufzubauen. Ist das bisher nicht geschehen, empfiehlt es sich, nicht länger zu warten und ein System anzuschaffen, das einen möglichst genauen Zuschnitt auf die Anforderungen des Unternehmens erlaubt und dessen Geschäftsprozesse bündelt. Existiert bereits eine geordnete und funktionierende IT-Infrastruktur, vereinfacht dies die Einbindung einer neuen Anwendung. 

In beiden Fällen ist es bei der Lösungsauswahl wichtig, einen Anbieter zu wählen, der vor, während und auch nach der Implementierung als zuverlässiger Partner zur Seite steht. Zudem sind die Möglichkeit einer engen Verzahnung mit dem ERP sowie die generelle Schnittstellenoffenheit entscheidend. Dann steht einem gelungenen Digitalisierungsprojekt nichts im Wege. 
 

 

Mockup Broschüre digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

 

Zur Broschüre: Eingangsrechnungsverarbeitung

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