Direkt zum Inhalt
Workflow Management Header

Was ist Workflow Management und wie kann ECM hierbei unterstützen?

Prozesse koordinieren, Arbeitsabläufe automatisieren, Daten erfassen, Dokumente speichern - das richtige Workflow Management spart einem Unternehmen viel Zeit und hilft dabei, jederzeit den Überblick über relevante Informationen zu behalten. Moderne ECM-Systeme können beim Workflow Management aktiv unterstützen - vorausgesetzt, sie fügen sich nahtlos in die Unternehmensabläufe ein.

Ein schönes Gefühl, wenn die Arbeit einfach fließt. Ein Handgriff führt zum nächsten, nahezu beiläufig wird Aufgabe um Aufgabe erledigt und plötzlich ist das Tagwerk verrichtet. Wie der Fließverkehr auf der Straße: Keine Staus, keine Baustellen, nicht mal stockender Verkehr – stattdessen durchgängig Grüne Welle. Besser als der Begriff „Workflow“ könnte man einen reibungslosen Arbeitsablauf wohl nicht beschreiben.

In vielen Unternehmen sieht der Alltag meist anders aus: Oft sind Abläufe nicht gut strukturiert und einzelne Arbeitsschritte nicht aufeinander abgestimmt. Das führt zu Latenzen, Fehlern und langen Durchlaufzeiten, was wiederum Zeit und Geld kostet – unnötigerweise. Genau hier setzt das Workflow Management an. Generell geht es um die Optimierung wiederkehrender Arbeitsabläufe in Unternehmen und Organisationen. Besonders wichtig ist hierbei das Management von Abläufen, die aus einer Kette von Arbeitsschritten bestehen. Diese bauen aufeinander auf und hängen voneinander ab. In der Praxis wird genau diese Abhängigkeit schnell zum Problem: Wird ein Arbeitsschritt nicht oder nur fehlerhaft ausgeführt, beeinträchtigt dies den gesamten Fortlauf.

Abgrenzung: BPM und Workflow Management

Das Workflow Management ist eng mit dem sogenannten Business Processs Management (BMP) verwandt. BPM ist ein Sammelbegriff für Methoden, die der strategischen Ausrichtung, Entwicklung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen. Das Workflow Management legt den Fokus hingegen stärker auf die Detailanalyse bei der Abfolge von Prozessschritten, weniger auf das große Ganze. Es kann somit als ein Teil des BPM angesehen werden.

Heutzutage stehen die Mitarbeiter eines Unternehmens bei der Verbesserung ihrer Workflows nicht mehr allein da. Vor allem moderne Software-Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) bieten heute wertvolle digitale Unterstützung. ECM beschreibt dabei die Strukturierung und Verwaltung verschiedener Informationen und Inhalte eines Unternehmens. Dabei unterscheidet man zwischen schwach- bzw. unstrukturierten Inhalten und strukturierten Inhalten: Während die unstrukturierten Inhalte, zu denen zum Beispiel Artikel, Notizen, Fotos oder E-Mails gehören können, offener und vielfältiger Natur sind, können die strukturierten Inhalte – wie zum Beispiel Rechnungen, Adressen etc. – vollständig in Tabellen oder Datenbanken erfasst werden.

Wie ECM-Systeme beim Workflow Management unterstützen

Da heutzutage immer mehr Inhalte digital erfasst werden, handelt es sich bei einem ECM-System in der Regel um eine Software-Lösung, mit der Unternehmen die unterschiedlichen Informationen und Inhalte („Content“) erfassen, verwalten und für die gewünschten Zielgruppen bereitstellen können. Darüber hinaus gehören bei modernen Anbietern das mobile Zugreifen und teamübergreifende Arbeiten über eine Plattform sowie ein entsprechender Cloud-Speicher dazu.

Reibungsloser Workflow auf ECM-Basis – Praxisbeispiel:

Wie ECM-Systeme beim Workflow Management unterstützen, lässt sich am besten anhand eines praktischen Beispiels illustrieren, wie es wohl jedes Unternehmen und jede Organisation tagtäglich erleben: Die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Der Workflow bei der Eingangsrechnungsverarbeitung geschieht vielerorts noch immer papierbasiert. Das hat meist negative Konsequenzen, die von verzögerten Prozessen bis hin zu verlorengegangenen Dokumenten und einer hohen Fehlerquote reichen. Dieser Workflow, der sich heutzutage leicht digitalisieren lässt, umfasst in der Regel vier zentrale Schritte:

1.    Rechnungseingang: Eine Rechnung geht in der Regel per Post oder per E-Mail im Unternehmen ein. Der Workflow wird angestoßen.

2.    Rechnungserkennung: Wenn die Rechnung eingescannt wurde oder bereits in digitaler Form eingesendet wurde, bieten moderne Software-Lösungen die Möglichkeit, Kopf- und Buchungspositionsdaten automatisiert auszulesen und die Rechnung direkt zuzuordnen, zum Beispiel zu einer elektronischen Lieferanten- oder Bestellakte innerhalb des angeschlossenen ECM-Systems. Der zuständige Mitarbeiter wird automatisch über den Rechnungseingang informiert.

3.    Rechnungsprüfung: Der vordefinierte Prüfvorgang nimmt seinen Lauf, dies kann die Prüfung der formalen sowie der sachlichen Rechnung umfassen, möglicherweise sind mehrere Personen involviert. Hier bietet der digitale Workflow den Vorteil, dass infolge eines jeden Prüfschrittes derjenige Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung erhält, der als nächstes an der Reihe ist. Schließlich wird die Rechnung freigezeichnet.

4.    Buchung: Nach der Freizeichnung erfolgt die Buchung im ERP-System des Unternehmens. Der Zahlungslauf wird eingestellt und ausgeführt.

Die Zeitersparnis durch die Digitalisierung des Workflows ist an dieser Stelle groß. Ein ECM-System unterstützt bei der durchgängigen Bereitstellung der notwendigen Dokumente und Informationen entlang der einzelnen Arbeitsschritte. Zudem bietet das System die notwendigen Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen, damit der Arbeitsablauf zügig vonstatten geht. Alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter haben jederzeit zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen, der gegenwärtige Status des Vorgangs ist immer transparent.

Fazit: Große Potenziale für die Prozessoptimierung

Ein professionelles Workflow Management legt den Grundstein für effiziente Arbeitsabläufe im Unternehmen. Auf dieser Basis sind die Potenziale für die Optimierung mithilfe von digitalen Lösungen riesig. Das spart Zeit und Ressourcen, reduziert die Fehlerquote und schafft Transparenz. Moderne ECM-Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology halten vorgefertigte Lösungen für die wichtigsten Workflows im Unternehmen bereit, nicht nur für die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Was ist Workflow Management und wie kann ECM hierbei unterstützen?