Revisionssichere Archivierung, kollaboratives Arbeiten, effektive Verwaltung, unternehmensweites Informationsmanagement: So sieht ein optimales E-Mail-Management aus. Doch die Realität ist oft eine andere. Wichtige Informationen gehen verloren, weil Mails unstrukturiert gespeichert werden. Jeder Anwender speichert seine E-Mails in seiner Ordnerstruktur. Enterprise Information Management (EIM) hilft, das Informationspotential zu sichern. Als Teil dessen bietet das E-Mail-Management weitere Vorzüge, die eine produktive Arbeitsweise unterstützen. Vier Gründe stehen im Mittelpunkt.
Mal eben etwas beim Kunden nachfragen: Dafür ist die E-Mail ein bewährtes Mittel. Kein Wunder, denn die Anfrage ist ohne Zeitverzögerung beim Kunden und die Antwort kommt sogar schriftlich. Doch was passiert mit den neu gewonnenen Informationen?
- Die E-Mail wird im persönlichen Ordner des Empfängers abgelegt.
- Es werden noch mehr interne E-Mails durch die Weiterleitung an interne Empfänger erzeugt.
- Der notwendige Speicher für Anhänge erhöht sich.
- Die gemeinsame Bearbeitung in Anhängen ist nicht möglich und im schlechtesten Fall werden die Anhänge bei jedem Empfänger lokal gespeichert.
- Ergebnis: Kein Empfänger / Mitarbeiter hat die aktuelle Information oder den aktuellen Bearbeitungsstand. Also: Informationschaos und es werden noch weitere E-Mails erzeugt, um vermeintlich Licht in dieses Chaos zu bringen.
Also der Versuch Feuer mit Feuer zu bekämpfen.
In den wenigsten Fällen werden Mails strukturiert und zentral abgelegt und den Kollegen zugänglich gemacht. Gleiches gilt für Anhänge, die oft nur lokal gespeichert werden. Hier bleiben viele Informationen ungenutzt. Mit einem Software-gestützten E-Mail-Management können die daraus resultierenden Reibungsverluste minimiert werden. Darüber hinaus gibt es weitere Gründe, die für eine spezialisierte Lösung sprechen:
- Revisionssichere Archivierung
- Standardisierte Workflows
- Vereinfachte Informationssuche
- Problemlose Integration der Lösung in bestehende IT-Systeme
Revisionssichere Archivierung – Ordnung ist das halbe Leben
Ganz gleich, ob es um Lesbarkeit, Revisionssicherheit oder den Schutz vor Datenverlust geht, all dies ist über eine Software organisiert und liegt nicht länger in den Händen des Mitarbeiters. Im Gegenteil, die Mitarbeiter brauchen sich um keine der Compliance-Anforderungen zu kümmern. Die zu beachtenden Gesetzte sind in erster Linie:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Abgabenordnung (AO)
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
E-Mail-Archivierung ist ein Schlüsselelement für die langfristige Aufbewahrung und den sicheren Zugriff auf wichtige Kommunikationen und Dokumente in Unternehmen. Eine Lösung für die softwaregestützte E-Mail-Archivierung sorgt für die zentrale Einhaltung aller Vorgaben.
HGB fordert Aufbewahrung
Kommt eine E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters an, so verbleibt sie ohne eine Lösung zur E-Mail-Archivierung zunächst einmal dort. Anhänge werden lokal gespeichert und bearbeitet. Doch auf lange Sicht führt das Verbleiben einer E-Mail im persönlichen Postfach zu Problemen. So ist es laut § 257 des HGB Pflicht, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die E-Mail verschickt wurde. Dabei ist zu beachten, dass die entsprechenden E-Mails stets lesbar gehalten werden müssen.
Bei vereinzelt eingehenden E-Mails wäre das kein Problem. Doch die Realität sieht anders aus. Im Jahr 2024 werden Schätzungen von Statista zu Folge weltweit pro Tag 361,6 Milliarden E-Mails versandt. Hierbei sind auch private E-Mails in der Schätzung berücksichtigt. Doch ein sehr großer Teil der Schreiben dürften geschäftliche E-Mails sein. Wenn nur ein Bruchteil von ihnen aufbewahrt werden muss, sprengt das schnell die Kapazitäten eines jeden Postfaches. Dem wirkt eine softwaregestützte E-Mail-Archivierung entgegen. Denn sobald eine E-Mail eingeht, wird sie automatisiert zentral gespeichert. Vorher findet eine Überprüfung der Daten statt, sodass weder Spam noch mit Viren belastete Nachrichten berücksichtigt werden.
Anhänge wie beispielsweise Dokumente oder auch Bilddateien können sowohl zusammen als auch getrennt von der E-Mail archiviert werden. Dabei besteht die Möglichkeit, die Daten auf kostengünstige Speicher auszulagern und so im Vergleich zur Speicherung im jeweils lokalen Postfach eines Mitarbeiters eine deutliche Ersparnis zu realisieren. Backup- und Restore-Funktionen verhindern einen Datenverlust oder eine Datenmanipulation, sodass eine revisionssichere Sicherung der Daten gemäß der Frist gewährleistet ist.
AO und GoBD fordern mehr
Die Aufbewahrung für sechs Jahre ist auch nach AO und GoBD vorgeschrieben. Doch gehen die Anforderungen hier noch weiter, damit die Überprüfung des Vorsteuerabzugs möglich ist. Um beim Finanzamt belegen zu können, zu welchem Zeitpunkt der Abzug stattgefunden hat, müssen nicht nur die Rechnungen aufbewahrt werden. Zusätzlich muss der Eingang der Rechnung sowie die Archivierung selbst protokolliert werden. Dabei legt die GoBD fest, dass nicht alle E-Mails archiviert werden müssen. Solche mit einer reinen Trägerfunktion, also bei denen sich beispielsweise eine Rechnung im Anhang befindet, sind nicht aufzubewahren.
Eine softwaregestützte E-Mail-Archivierung realisiert diese Archivierung zentral. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass Mitarbeiter, die mit der Betreuung des Kunden befasst sind, Zugang zu allen wichtigen Daten haben. Darüber hinaus ist die Auskunftspflicht, etwa bei Nachfragen des Finanzamtes, gegeben und Daten sind schnell gefunden. Dazu kann eine Volltextsuche durchgeführt werden, bei der eine Facettierung hilft. Sie schränkt die Suche beispielsweise nach Format oder Empfänger der E-Mail ein. Durch die revisionssichere Archivierung und den Schutz vor Datenmanipulation können so schnell und einfach Beweismittel geliefert werden. Ein zusätzlicher Vorteil ist in diesem Zusammenhang die Möglichkeit zur schnellen Wiederherstellung der E-Mails.
Wenn alle Informationen aus E-Mail-Korrespondenzen verfügbar sind, müssen sie nur noch gewinnbringend genutzt werden. Das ist oft leichter gesagt als getan. Eine Möglichkeit, Mitarbeiter bei ihrer Arbeit zu unterstützen und die Arbeitsqualität deutlich zu erhöhen, sind standardisierte Workflows. Sie begleiten einen kompletten Bearbeitungsvorgang. Damit helfen sie, Fehler zu vermeiden, während die Geschwindigkeit steigt. Für Mitarbeiter sind sie eine enorme Erleichterung. Führende Lösungen für das E-Mail-Management bieten die Möglichkeit, solche Workflows zu nutzen.
Schnelle und erfolgreiche Suche garantiert
Immer wieder werden im Unternehmensalltag wichtige geschäftskritische Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt gebraucht. Gerade wenn diese ursprünglich per E-Mail ins Unternehmen gelangt ist, kann es aber zur Herausforderung werden, sie zu finden. Denn: Ein Mitarbeiter kann lediglich seine eigenen E-Mails durchsuchen. Alles, was darüber hinaus geht, bedeutet großen Aufwand. So muss jeder Kollege mit Kundenkontakt angefragt werden und sich auf die Suche in den eigenen Mails begeben. Ein Prozess, der kaum ineffizienter gestaltet sein könnte und Fehlerpotential birgt.
Mit einer spezialisierten Lösung gehören derartig komplizierte sowie zeitraubende Prozesse der Vergangenheit an. Durch die strukturierte Ablage aller Informationen an einem zentralen Ort ist eine schnelle und einfache Suche garantiert. Mittels Volltextsuche können die entsprechenden E-Mails problemlos gefunden und eingesehen werden. Alle Daten sind direkt verfügbar und können sofort genutzt werden, ohne dass es dabei zu Verzögerungen kommt. Ein Wissensverlust ist damit ausgeschlossen. Ein Vorteil, den nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden und Geschäftspartner spüren und honorieren.
Problemlose Integration in die bestehende IT
In vielen Unternehmen bestehen häufig Herausforderungen in der Integration von digitalen Lösungen. Neben dem Aufwand werden eine fehlende Kompatibilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur oder die grundlegende Veränderung funktionierender Geschäftsprozesse gefürchtet. Doch eine führende Lösung für das E-Mail-Management zeichnet sich durch eine einfache Integration in bestehende IT-Systeme aus. Das Ziel ist, dass mit einer digitalen Lösung alle Informationen nicht nur zugänglich sind, sondern gewinnbringend in vorhandene Prozesse eingebunden werden können.
Fazit
Ob Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner: Eine Software-gestütztes E-Mail-Management hat für alle Seiten Vorteile. Während Kunden und Geschäftspartner von lästigen Nachfragen verschont bleiben, ergeben sich für Mitarbeiter weit mehr Vorteile. Die Möglichkeit zur Zusammenarbeit und die schnelle Informationssuche machen das Arbeitsleben ein Stück leichter. Zufriedene Mitarbeiter und damit letztlich erfolgreichere Unternehmen sind die Folge. Außerdem ist die Digitalisierung der Informationen die Voraussetzung dafür, dass man unabhängig vom Arbeitsplatz mit den strukturierten Informationen arbeiten kann: Arbeite, wo du willst!
