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Junge Geschäftsfrau hält Ordner

Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung

Digitalisierung ist nicht einfach ein Schalter, den man umlegt und schon ist die Transformation vollbracht. Es geht um weitreichende Prozessänderungen und neue Formen der Zusammenarbeit. Deshalb müssen Digitalisierungsprojekte gut vorbereitet und professionell begleitet werden. Nur so können Unternehmen von neuen Technologien maximal profitieren. 

Höhere Flexibilität, verbesserte Effizienz, geringere Kosten, mehr Transparenz: Die Vorteile, die Unternehmen durch die Digitalisierung erzielen können, sind vielfältig. Doch es gibt auch eine Kehrseite der Medaille: Digitalisierung bedeutet Veränderung – für das Unternehmen und vor allem die dort arbeitenden Menschen.

Das Ziel einer digitalen Transformation zu erreichen, also die Einführung digitaler Technologien im Unternehmen erfolgreich durchzuführen, bedeutet eine Umstellung für jeden Mitarbeiter. Der Grund: Digitalisierung schafft ganz neue Formen der Zusammenarbeit und zieht Prozessänderungen nach sich. Dadurch kann Unsicherheit bei den Betroffenen entstehen.

Eine Umfrage des IT-Anbieters CSC unter 1.000 Arbeitnehmern in Deutschland bestätigt dies: Nur 21,8 Prozent der Befragten sagten demnach aus, dass in ihrem Unternehmen ein HR-Konzept für die digitale Transformation existiert. Dazu passt es, dass 88 Prozent überzeugt waren, dass es mit den bestehenden Strukturen ihres Unternehmens nicht gelingen wird, die Weichen für die neuen Anforderungen der digitalen Arbeitswelt zu stellen.

Zugleich geht aus besagter Umfrage hervor, welchen Weg die Unternehmenslenker angesichts des digitalen Wandels aus Sicht der Arbeitnehmer eigentlich beschreiten müssten: Nämlich einen Weg der konsequenten Aus- und Weiterbildung, gepaart mit einem Arbeitsklima, in dem Veränderungsbereitschaft gelebt wird. So bewerteten zwei Drittel der Befragten die aktuelle Skills- und Kompetenzstrategie ihres Arbeitgebers bestenfalls mit der Schulnote Drei oder schlechter. Zudem wünschen sich 66 Prozent eine Unternehmenskultur, die Innovation gezielt fördert. Hier wird klar, dass ein entscheidender Baustein einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie die Einbindung der Mitarbeiter ist.

 

Eingangsrechnungsverarbeitung: Digitalisierung beispielhaft umgesetzt

Wie die Mitnahme und Qualifizierung der betroffenen Mitarbeiter im Rahmen von Digitalisierungsprojekten gelingen kann, soll im Folgenden anhand eines Praxisbeispiels gezeigt werden. Speziell bei der Einführung einer IT-gestützten Eingangsrechnungsverarbeitung ist die Einbindung der Mitarbeiter sehr wichtig. Denn dabei werden nicht nur neue Technologien wie Scansoft- und -hardware, Klassifikationssoftware und Workflows eingeführt. Auch die Integration in Fachverfahren hat Auswirkungen, weil sich die vormals analoge Bearbeitung natürlich von den digitalisierten Prozessen unterscheidet. Das kann eine Organisation durchaus belasten, weshalb ein zentraler Ansatz die stetige Einbeziehung der Mitarbeiter sein muss.

 

Digitale Rechnungsverarbeitung schafft Transparenz und spart Kosten

Doch das Beispiel der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung illustriert nicht nur, wie wichtig es ist, bei Transformationsprozessen den Faktor Mensch in den Mittelpunkt zu stellen. Beim Invoice Management zeigt sich auch, welche Potenziale zentrale Prozesse wie die Eingangsrechnungsverarbeitung hinsichtlich Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung für Unternehmen bieten. Schließlich können Rechnungen auf Basis digitaler Lösungen heute voll automatisch geprüft, bearbeitet und am Ende auch archiviert werden. 

Das lohnt sich, denn eine einzelne papierbasierte Rechnung verursacht Kosten von bis zu 23 Euro, wie aus einer Schätzung des Berichts „eRechnung – Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausches mit der öffentlichen Verwaltung“ der Frankfurter Goethe-Universität und des Innenministeriums hervorgeht.

 

Man sitzt nachdenklich vor Laptop

 

Digitalisierung: Eine kleine Anleitung

Doch auch wenn die Vorteile digitalisierter Prozesse auf der Hand liegen, bleibt die Frage der richtigen Herangehensweise. Wie fängt man an, was kommt zuerst? Bei der Digitalisierung gilt wie im Leben: Der erste Schritt ist immer der schwerste.

 

Schritt 1: Definition von Zielen und Erstellung eines Zeitplans

Am Anfang stehen die Definition von Zielen und die Erstellung eines ersten Zeitplans. Die jeweilige Gewichtung der einzelnen Ziele unterscheidet sich teils erheblich, was natürlich Auswirkungen darauf hat, welche Lösung am besten geeignet ist. Eine wichtige Frage lautet etwa, welcher Automatisierungsgrad durch die Einführung einer digitalen Lösung erreicht werden soll. Die Bereiche, die zu optimieren sind, müssen im Vorfeld festgelegt werden, um bei der Anbieter-Wahl die richtige Entscheidung zu treffen. Häufige Ziele sind:

  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Weniger manuelle Arbeit
  • Einfache Bedienung 
  • Verknüpfung mit vorhandenen Systemen/Daten
  • Bessere Steuerung und Kontrolle des Prozesses
  • Höhere Auskunftsfähigkeit 
  • Besseres Reporting
  • Vermeidung von Skontoverlusten
  • Erhöhung der Lieferantenzufriedenheit
  • Schaffung einer zentralen Plattform
  • Einhaltung von Compliance-Vorgaben

 

Schritt 2: Analyse der Ist-Situation

Es folgt die Analyse der bestehenden Prozesse. Sollte ein Unternehmen etwa das Vorhaben verfolgen, die Eingangsrechnungsverarbeitung zu digitalisieren, müssen an dieser Stelle folgende Fragen formuliert werden:

  • Welche Anzahl an Rechnungen geht monatlich/jährlich im Unternehmen ein und in welchem Format?
  • Welche Daten sind schon digital verfügbar, in welcher Qualität und können genutzt werden? (Stammdaten und Bewegungsdaten in ERP-Systeme etc.)
  • Gehen Rechnungen im Unternehmen zentral oder dezentral ein?
  • Wie gestaltet sich der Rechnungsfreigabeprozess aktuell?

Unternehmen müssen eine digitale Vision zur Optimierung der betroffenen Prozesse entwickeln und ausgehend von den formulierten Zielen konkrete Anforderungskriterien definieren. Ebenso muss geklärt werden, welche Personen und Bereiche involviert werden müssen und welche Ausbildung die betroffenen Mitarbeiter brauchen. Anschließend gilt es, ein Pilotumfeld festzulegen und mögliche Einstiegsbereiche zu definieren.

 

Schritt 3: Konzeption und Umsetzung 

Nach der Zieldefinition und der Ist-Analyse muss ein Konzept erstellt werden, das als „Fahrplan“ dient und in dem festgelegt wird, wie die jeweiligen Ziele im Einzelnen erreicht werden sollen. Anschließend können erste ausführliche Tests mit ausgewählten Keyusern erfolgen. So soll überprüft werden, ob die gestellten Anforderungen mithilfe der eingeführten Lösung erfüllt werden können. Gegebenenfalls kann schon an dieser Stelle nachgesteuert werden. 

 

Schritt 4: Einführung

Mit Start des Produktivsystems ist es unerlässlich, die betroffenen Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lösung proaktiv zu schulen. Sich beim Erlernen der Bedienung auf die Intuition der Mitarbeiter zu verlassen, genügt nicht. Schulungen bieten an dieser Stelle des Projektes zugleich eine gute Gelegenheit, der betroffenen Belegschaft nicht nur den Umgang mit der neuen Lösung zu vermitteln, sondern abermals die digitale Vision des Unternehmens, die hinter dem konkreten Projekt steht, im persönlichen Gespräch nachhaltig zu verankern. 

 

Schritt 5: Review

Nach dem Rollout der Lösung erfolgt eine Review-Phase, in der geprüft wird, wie gut sich ein System im Live-Betrieb bewährt. Jetzt, wo die Mitarbeiter regelmäßig mit der Lösung arbeiten, können kleinere Hindernisse in den entsprechenden Prozessen auffallen, die zuvor noch unentdeckt geblieben waren. Durch die Rückmeldung der Anwender werden solche Schwächen aufgedeckt und können durch Anpassungen seitens des Anbieters behoben werden.   

 

Fazit

Digitalisierung bedeutet mehr als die Beschaffung einer neuen Software. Digitalisierung verändert das gesamte Unternehmen. Dieses begibt sich sozusagen auf eine Reise in Richtung der eigenen digitalen Vision. Dementsprechend wichtig ist es, die Mitarbeiter am Change Prozess teilhaben zu lassen. Zudem sollten die Verantwortlichen jederzeit bereit zu sein, auf dem eingeschlagenen Weg rechts oder links abzubiegen, um zu schauen, ob ein alternativer Pfad das Unternehmen schneller ans Ziel bringen kann. Agile Vorgehensmodelle sollten den Digitalisierungsprozess deshalb stets flankieren.

Gepaart mit der richtigen Technologie ist Digitalisierung für jedes Unternehmen vorteilhaft. Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur eine digitale Abbildung des bestehenden Prozesses, sondern auch dessen Optimierung. Wie hat Bitkom-Präsident Thorsten Dirks es schließlich einst so treffend ausgedrückt: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ 

 

Mockup Broschüre: digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

 

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