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Stapel Verträge und Brille

Optimaler Workflow – digitales Vertragsmanagement sorgt für Transparenz und Effizienz

Ein schlecht organisiertes Vertragsmanagement kann Unternehmen teuer zu stehen kommen: Fristen werden nicht eingehalten, Compliance-Verstöße drohen, Prüfprozesse sind zeitaufwendig. Eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement kann Abhilfe schaffen. Doch an welchen Stellen des Prozesses unterstützt spezialisierte Software konkret?

„Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Wir freuen uns, dass Sie unseren Service weiterhin in Anspruch nehmen.“ Wer kennt diese freundlichen Worte nicht, die zuverlässig eintreffen, wenn man es mal wieder versäumt hat, ein Probeabo fristgerecht zu kündigen? Was schon im Privaten unangenehme finanzielle Konsequenzen haben kann, führt in Unternehmen schnell zu hohen Kosten. 

 

Unternehmen sind mit Vertragsmanagement unzufrieden

Um derartige Negativeffekte zu vermeiden, sollten Unternehmen auf ein umfassendes Vertragsmanagement setzen. Doch gerade dies birgt aus Sicht vieler Unternehmen zahlreiche Fallstricke und Problemstellungen, wie eine Studie von Bearing Point Consulting zeigt. So beklagen 59 Prozent der befragten Unternehmen eine unzureichende Information der Beteiligten, sodass reibungslose Abläufe und Überblick kaum realisierbar sind. Dies führt zur Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen, vergessenen Terminen oder Fristen sowie zu unzureichender Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter. Nicht zuletzt ist das Auffinden der Verträge in aktueller Version für mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer eine Problemstellung, die im Rahmen des Vertragsmanagements auftritt. Große Unzufriedenheit herrscht zudem bei Themen wie dem Reporting und der Verfolgung der Vertragshistorie. Auch in diesem Zusammenhang ist die Verfügbarkeit der notwendigen Informationen von entscheidender Bedeutung. 

Ein unmittelbarer Zugriff auf Vertragsdokumente und ihre Inhalte ist also unerlässlich. Wer relevante Vertragsinhalte permanent im Blick hat, dem fällt es leicht, Pflichten oder Zahlungsfristen einzuhalten. Das verhindert unangenehme Säumniszuschläge oder das Verpassen vertraglich festgelegter Stichtage, nach denen Konditionen neu verhandelt werden können. Eine spezialisierte Softwarelösung macht dies möglich. Angefangen bei der zentralen Ablage aller Dokumente, sodass jederzeit und von überall aus allen relevanten Informationen einsehbar sind, bis hin zu Erinnerungs- und Versionierungsfunktionen: Mit einem entsprechenden System gehören verpasste Fristen und fehlender Überblick der Vergangenheit an. 

 

Risiken schon vor Vertragsabschluss

Doch nicht nur bei bereits in Kraft getretenen Verträgen ist die Herausforderung groß, die vereinbarten Inhalte im Blick zu haben. Schwierigkeiten kann es bereits in der vorvertraglichen Phase geben. Vor allem die folgenden Problemstellungen prägen den Alltag der handelnden Personen in der Verhandlungsphase:

  1. Fehlende Informationen: Meist sind bei der rechtlichen, fachlichen und kaufmännischen Prüfung eines Vertrages diverse Personen und Abteilungen involviert. Laut der genannten Studie werden vertragsbezogene Aufgaben nur bei neun Prozent der Unternehmen zentral geregelt. Für beteiligte Mitarbeiter ist es oft zeitaufwendig, alle Hintergrundinformationen zur Zielsetzung eines Vertrags und zur möglichen Historie mit bestehenden Geschäftspartnern zusammenzutragen. Der Grund: Verschiedene Informationseigner legen Informationen an unterschiedlichen Speicherorten ab, auf die es keinen zentralen Zugriff gibt. Hinzu kommt, dass Vertragsentwürfe auf unterschiedlichen Kanälen (z. B. E-Mail vs. Papier) ausgetauscht werden.
  2. Unterschiedliche Versionen: Oft fehlt zudem die Übersicht darüber, welche Version eines Vertrags die aktuellste ist und von welchen Kollegen bereits eine Prüfung vorgenommen wurde. Hier ist ein strukturiertes Vorgehen unerlässlich, um zu vermeiden, dass zum Zeitpunkt der Unterschrift Inhalte in einem Vertrag enthalten sind, die nicht mit allen Seiten abgestimmt waren.
  3. Ineffiziente Prüfprozesse: Ohne eine digitale Workflow-Unterstützung kommt es häufig zu schleppenden Prüfprozessen. Digitale Tools ermöglichen reibungslose Abläufe, indem der nächste Prüfer, der an der Reihe ist, automatisch darüber informiert wird.

Mit einer spezialisierten Software-Lösung für das Vertragsmanagement haben Unternehmen all die genannten Aspekte im Griff. Compliance-Vorgaben werden eingehalten, Haftungsrisiken werden minimiert und mögliche Strafzahlungen vermieden. Zudem geht das Informationsmanagement während der vorvertraglichen Phase leicht von der Hand, da alle am Prüfprozess beteiligten Mitarbeiter zentralen Zugriff auf alle notwendigen Informationen haben. Doch wie läuft ein digital unterstütztes Vertragsmanagement auf Basis einer leistungsfähigen Software für das Enterprise Information Management (EIM) konkret ab? 

 

Drei Phasen des Vertragsmanagements

Das Vertragsmanagement im Unternehmen lässt sich grob in drei Phasen gliedern. In jeder Phase kann eine EIM-Lösung unterschiedliche Funktionen zur Unterstützung eines reibungslosen Ablaufs erfüllen:

  1. Vorvertragliche Phase: In der vorvertraglichen Phase ist das Informationsmanagement im Unternehmen eng mit der Prüfung von Vertragsinhalten verbunden. Hier ist ein zentraler Zugriff auf alle relevanten Rahmenbedingungen eines Vertragsschlusses entscheidend. Welche Zielsetzung ist mit dem Vertrag verbunden? Welche Vertragshistorie gibt es möglicherweise bereits mit dem Partner? Idealerweise sind alle Daten und Dokumente zum bisherigen Geschäftsverhältnis in einer digitalen Geschäftspartner-Akte abgelegt, sodass ein zentraler Zugriff auf alle Informationen möglich ist. So können sich die zuständigen Mitarbeiter bei der rechtlichen, fachlichen und kaufmännischen Prüfung ein umfassendes Bild zum Vertragsgegenstand machen. Zugleich kann ein vordefinierter Workflow bei der Prüfung das Zeitmanagement erheblich optimieren, indem alle Beteiligten darüber informiert sind, zu welchem Zeitpunkt ihr Urteil gefragt ist und welche Version des Vertrages zur Prüfung vorliegt.
  2. Durchführung des Vertrages: In der Phase der Vertragsdurchführung ist es wichtig, dass die verantwortlichen Mitarbeiter aktuelle Auswirkungen eines Vertrages auf das operative Geschäft jederzeit im Blick haben. Was schulden die Vertragspartner im Rahmen des Vertragsverhältnisses? Gibt es Leistungsstörungen? Kann die Gegenpartei Ansprüche geltend machen? Dies sind wichtige Aspekte für das Risikomanagement eines Unternehmens, die nur dann transparent sind, wenn berechtigte Mitarbeiter schnell und zentral Zugriff auf alle Vertragsinhalte haben – etwa über eine digitale Vertrags- oder Geschäftspartnerakte.
  3. Beendigung des Vertrages: Wenn die Laufzeit eines Vertrages sich dem Ende nähert, oder sich eine Kündigung anbahnt, ist es äußerst ärgerlich, wenn Fristen verpasst werden, die auf eine Vertragsverlängerung oder -beendigung Einfluss haben. Hier ist eine digitale Lösung hilfreich, die automatisch und rechtzeitig auf Kündigungsfristen aufmerksam macht. Führende EIM-Lösungen unterstützen im Falle einer Vertragsbeendigung zudem bei der Compliance-konformen Archivierung eines Vertrages. 

 

Digitale Unterstützung beim Vertragsmanagement bringt viele Vorteile

Um unnötige Kosten und Fehler beim Vertragsmanagement zu vermeiden, sollten Unternehmen auf eine digitale Lösung setzen, denn: Digital unterstützte Prozesse beim Vertragsmanagement laufen grundsätzlich geordneter ab als die manuelle Bearbeitung. Den betroffenen Mitarbeitern, die beispielsweise in die Prüfung von Inhalten bei Verhandlungen eingebunden sind, liegen alle relevanten Informationen zentral an einem Ort vor. Der Bearbeitungsstatus des Vertragsentwurfs ist für jeden Kollegen klar. Zuständigkeiten sind eindeutig definiert, was ein besseres Zeitmanagement ermöglicht, unterstützt etwa durch Erinnerungsfunktionen, falls es bei einem Prüfschritt zu ungewöhnlich langen Liegezeiten kommt.

Die wichtigsten Vorteile des EIM-gestützten Vertragsmanagements:

  • Alle Vertragsunterlagen auf einen Blick
  • Sicherung der Compliance
  • Vertragsorientiertes Fristenmanagement
  • Ereignisorientiertes Risikomanagement
  • Konsistentes Versionsmanagement
  • Kostenersparnis durch mehr Transparenz
  • Mobiler Zugriff (ortsunabhängige Verfügbarkeit)

Jedes dieser Merkmale macht einen Teil des Mehrwertes aus, den eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement bieten sollte. Mit einer Software, die all diese Anforderungen erfüllt, sind Unternehmen optimal für ein zukunftsfähiges Vertragsmanagement gerüstet.
 

Mockup Broschüre: Digitales Vertragsmanagement

 

Zur Broschüre: Digitales Vertragsmanagement

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