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Kosten, Zeit, Compliance: Darum lohnt sich eine systemgestützte E-Mail-Archivierung

E-Mails sind nicht nur das Hauptkommunikationsmittel im Arbeitsalltag. Vielmehr ersetzen sie sehr häufig Geschäftsbriefe über den Postweg. Außerdem dienen E-Mails der schnellen Abstimmung zwischen Vertragspartnern oder auch innerhalb eines Unternehmens. Daher ist es gesetzlich vorgeschrieben, sie zu archivieren. Verstöße werden hart geahndet. Bei der täglich eingehenden Flut an E-Mails stellt die gesetzeskonforme Archivierung jedoch eine echte Herausforderung dar. Nicht nur aus Compliance-Gründen auch aus Eigeninteresse sollte jedes Unternehmen eine E-Mail-Archivierung und gegebenenfalls auch ein E-Mail-Management einsetzen. Eine spezialisierte digitale Lösung schafft Abhilfe. 

293,6 Milliarden: Eine kaum vorstellbare Zahl. Genau so viele E-Mails wurden laut Statista im Jahr 2019 weltweit täglich versendet. Bis 2023 wird die Zahl noch einmal deutlich auf 347,3 Milliarden steigen. Dabei die Kontrolle zu behalten und darauf zu achten, dass jede Mail beantwortet oder bearbeitet wird, ist nicht einfach. Noch komplizierter ist eine Archivierung, die sowohl einen schnellen Zugriff ermöglicht als auch Aufbewahrungsfristen und Datensicherheit im Blick behält. Eine spezialisierte digitale Lösung für dieses Problem spielt ihre Stärken vor allem in fünf Bereichen aus: 

  • Compliance 
  • Informationsmanagement
  • Schutz vor Datenverlust
  • Zeitersparnis
  • Kostenersparnis

 

Compliance Icon

HGB, GoBD und AO: Compliance einhalten

Hohe Strafzahlungen oder sogar Freiheitsstrafen: Sie drohen, wenn die Vorgaben verschiedenster Gesetze zur Archivierung von Geschäftsbriefen nicht eingehalten werden. In § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) wird genau beschrieben, wie die Aufbewahrung von Unterlagen auszusehen hat. Wird via E-Mail über einen Handel oder ein Geschäft kommuniziert, so handelt es sich um einen Geschäftsbrief. Damit müssen handelsrechtliche Fristen bei der Archivierung eingehalten werden. 

Nach Vollendung des laufenden Kalenderjahres muss die E-Mail mindestens weitere sechs Jahre elektronisch aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein. Erst danach darf sie gelöscht werden. Diese Fristen für alle E-Mails, sowohl eingehende als auch ausgehende sowie interne und externe, im Blick zu behalten, ist ohne eine digitale Lösung kaum möglich. Schließlich müsste ein Mitarbeiter über sechs Jahre später den Vorgang vor Augen haben, um zu entscheiden, ob die Aufbewahrungsfrist beendet ist. 

Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht ist ebenfalls in der Abgabenordnung (AO) niedergelegt. Dabei geht es vor allem um den Nachweis über den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs gegenüber der Finanzverwaltung. Wichtig ist im Zusammenhang mit der Abgabenordnung, dass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet werden müssen. Sie beziehen sich auf weitere Dokumente z. B. Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung wichtig sind. Was steuerlich relevant ist, muss jedes Unternehmen für sich definieren. Durch eine zentrale E-Mail-Archivierung können damit alle Dokumente, die nach dem SPAM-Filter vorliegen, archiviert werden.

 

Archivierung Icon

Unterschiede zwischen revisionssicherer Archivierung und Backup

Dabei reicht es nicht aus, schlicht ein Backup zu erstellen. Denn: Das Backup vom E-Mail-Server ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Es dient zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-Schäden oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern.

Bei einer revisionssicheren Archivierung geht es um die Langzeitspeicherung von E-Mails gemäß regulatorischen Anforderungen. Zusätzlich können durch die revisionssichere Archivierung E-Mails, die nicht mehr gebraucht werden aus dem E-Mail-System in das Archivsystem transferiert werden. Damit wird das E-Mail-System langfristig entlastet. Der Anwender hat dann mindestens noch die Berechtigung, die archivierten Elemente zu lesen, nicht aber zu editieren.

Revisionssicher bedeutet dabei, dass E-Mails für die Dauer der Aufbewahrungsfrist 

  • vollständig,
  • manipulationssicher,
  • jederzeit verfügbar und
  • maschinell lesbar

in digitaler Form abgelegt werden. 

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich nach dem Inhalt der E-Mail und folgt den üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (HGB und AO). Für Buchungsbelege gilt beispielsweise eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, ebenso wie für Rechnungen. Sechs Jahre müssen empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe aufbewahrt werden. Die Fristen laufen jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für zum Beispiel eine Steuerprüfung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Mit einer leistungsfähigen Lösung zur E-Mail-Archivierung sind Unternehmen geschützt, weil die Einhaltung der Fristen automatisiert geschieht. Für weitere Sicherheit sorgt die Nutzung einer Journaling-Funktion, bei der einzelne oder auch alle ein- sowie ausgehenden E-Mails automatisch und inklusive Anhang aufgezeichnet werden.

 

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Suchen und finden: verbessertes Informationsmanagement 

Das automatische Einhalten der Compliance-Vorgaben ist ein großer Vorteil der digitalisierten E-Mail-Archivierung, jedoch längst nicht der einzige. Vielmehr verbessert sich das Informationsmanagement des ganzen Unternehmens deutlich. Genau wie dem Finanzamt alle Unterlagen und Informationen zu einer Geschäftsangelegenheit zur Verfügung gestellt werden können, so haben auch die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu informieren. 

Vergangene Geschäftsabläufe können wichtig für weitere Vereinbarungen mit einem Kunden sein. Ohne eine digitale Lösung sind die Informationen auf dem E-Mail-Server des Mitarbeiters verborgen, der zuletzt Kontakt mit dem Kunden hatte. Zunächst muss der neue Verantwortliche herausfinden, wer die bisherige Kontaktperson des Kunden war, bevor die Suche nach entsprechenden Informationen beginnen kann. 

Im Unterschied dazu stellt eine moderne digitale Lösung alle E-Mails zentral zur Verfügung. Dazu gehören auch weitere Informationsobjekte im Anhang, wie beispielsweise Dokumente oder Bilddaten. So hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf für ihn wichtige Informationen und das von jedem Arbeitsplatz des Unternehmens aus. 

Um die richtigen Daten zu finden, bietet eine digitale Lösung umfassende Suchfunktionen. So kann per Volltextsuche nach einem bestimmten Schlagwort gesucht werden. Dabei ist zudem eine Facettierung möglich, mit der spezialisiert werden kann. So können beispielsweise E-Mails eines bestimmten Empfängers oder Formates gesucht werden. Der Mitarbeiter findet alle Daten und kann den Kunden bestens betreuen.

 

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Bester Schutz vor Datenverlust oder Datenmanipulation

Die Sorge vor Datenverlust treibt viele Unternehmen um. Schließlich sind die gesammelten Geschäftsinformationen von unschätzbarem Wert. Sie erleichtern die Arbeit mit langjährigen Partnern ebenso wie die Vertragserstellung bei Neukunden. Um Datenverluste zu verhindern, beinhaltet eine digitale Lösung für die E-Mail-Archivierung einen entsprechenden Schutz. So sind Backup-Funktionen integriert, die zu einer regelmäßigen Datensicherung führen. Ergänzt werden diese durch Restore-Funktionen. Nichts geht verloren und auch ein Schutz vor Datenmanipulation ist gegeben. Alle Daten sind revisionssicher archiviert und somit auch bei Streitfragen und vor Gericht beweiskräftig.

 

Zeitersparnis Icon

Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff

Bei der steigenden Anzahl an E-Mails geraten Server schnell an ihre Grenzen. Mit einer konsistenten E-Mail-Archivierung findet eine deutliche Entlastung statt. Das führt zu einer erhöhten Zugriffsgeschwindigkeit und so zu einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit. Statt die Nerven mit langen Ladezeiten zu belasten, sind die gewünschten Informationen schnell zur Hand. Zudem verkürzen sich Backupzeiten deutlich.

Ebenfalls für angenehmeres Arbeiten sorgt die vereinfachte und damit schnellere Informationssuche. Zunächst entfällt die zeitaufwändige Recherche, um den zuständigen Kollegen zu identifizieren. Dieser wiederum braucht die benötigten Daten nicht auf seinem Rechner suchen, um sie anschließend dem Kollegen zukommen zu lassen.

Mit einer Archiv-Lösung, die mit den entsprechenden Suchfunktionen ausgestattet ist, sind die benötigten E-Mails oder angehängte Dokumente schnell gefunden. Kundenanfragen können also leichter und schneller beantwortet werden, was die Zufriedenheit auf Seiten der Geschäftspartner steigert, während personelle Ressourcen im eigenen Unternehmen gespart werden.

 

E-Mail-Management Icon

Erweiterung zu einem E-Mail-Management

Wenn im Unternehmen bereits eine Strategie zur Verwaltung von Daten und Dokumenten auf Basis einer digitale E-Akte besteht, können in einem EIM-System E-Mails vorgangsbezogen abgelegt werden. Das erfolgt dann etwa im Rahmen einer Bestellakte.

Damit haben die Sachbearbeiter und alle berechtigten Anwender nicht nur die E-Mails sondern auch andere Daten wie Angebote, Workflow-Freigaben, Vertragsinformationen im Blick. Eine E-Mail ist nur das Kommunikationsmedium. Informationen entstehen, wenn alle Daten zu einem Geschäftsvorfall in einer zentralen Stelle gefunden werden.

 

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Kosten

Beim Stichwort personelle Ressourcen rückt auch der Kostenaspekt in den Blick. Wird weniger Arbeitskraft für die Informationssuche gebraucht, kann diese für das Kerngeschäft eingesetzt werden, wo sie unmittelbar zu Einnahmen führt. Allerdings ist dies nicht der größte Vorteil auf Kostenseite. 

Die weitaus größte Ersparnis entfällt auf die Verringerung der Speicherkosten. Bei rund 300 Milliarden E-Mails, die weltweit täglich verschickt werden und die größtenteils über sechs oder mehr Jahre lang archiviert werden müssen, ergeben sich riesige Datenmengen. Diese verschlingen große Massen an Speicherplatz. 

Mit einer digitalen Lösung hingegen können die archivierten Daten auf kostengünstige externe Speicher ausgelagert werden. Das bedeutet für Unternehmen, dass sie nicht länger Geld für die Hardware investieren müssen und zugleich von einer langfristigen, skalierbaren Lösung profitieren. Zudem sinken die Backupkosten bei der Nutzung von externen Servern deutlich. 

 

Fazit

Die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer eins und aus dem Arbeitsalltag nicht mehr weg zu denken. Entsprechend sind immer mehr gesetzliche Vorgaben entstanden, denen Unternehmen mit einer systemgestützten Lösung für die E-Mail-Archivierung Rechnung tragen können. Gleichzeitig verbessert sich der Informationsfluss im Unternehmen und auch Datenverluste sind nicht länger ein Thema, wenn in Unternehmen über eine zentrale Digitalisierungsstrategie E-Mails in E-Akten verwaltet werden. Mit der Kosten- und Zeitersparnis schließlich wird die Reihe der Vorteile abgerundet.

 

E-Mail-Management Mockup

E-Mail-Archivierung mit nscale

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