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Rechnungseingangsverarbeitung

Invoice Management: Mehr Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten, Senkung der Kosten

Papierbasierte Unternehmensprozesse zu digitalisieren und dadurch wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, bietet für Unternehmen große Optimierungspotenziale. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Eingangsrechnungsverarbeitung, wie sie jedes Unternehmen täglich zu bewältigen hat. Hier lässt sich viel Zeit und Geld einsparen. Vor allem, wenn das Invoice Management in einen Purchase-to-pay-Prozess eingebettet wird.

Fast jeder von uns ist wohl schon einmal mit dieser Form des freundlichen Nachdrucks in Berührung gekommen, wie sie Zahlungserinnerungen beinhalten: „Vermutlich ist unsere obige Rechnung Ihrer Aufmerksamkeit entgangen.“ Oder: „Sicherlich haben Sie übersehen, dass die oben genannte Rechnung noch nicht ausgeglichen wurde.“ Und sei es noch so blumig ausgedrückt, es ist stets unangenehm – und in vielen Unternehmen kein Einzelfall: Firmen, in denen die Eingangsrechnung noch papiergetrieben und manuell verarbeitet wird, leiden unter langen Durchlaufzeiten und einer hohen Fehlerquote. Dies kann schnell ins Geld gehen, nicht nur wegen der hohen Personalressourcen, die ein solches Verfahren bindet. Lange Verarbeitungszeiten können auch zu verpassten Terminen und Skontofristen führen. Ganz zu schweigen von den Konsequenzen, die die Nichteinhaltung von Compliance-Vorgaben, wie etwa UstG, HGB oder GoBD, nach sich ziehen kann. Die genannten Richtlinien und Gesetze sind in ihrer Umsetzung komplex und stellen Unternehmen vor umfangreiche administrative und operative Herausforderungen. Diesen manuell zu begegnen, wirkt da aus unternehmerischer Sicht nicht nur antiquiert, sondern regelrecht fahrlässig.

Die Herausforderungen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung sind vielseitig. Unternehmen, die diese Aufgaben ohne Software-Unterstützung bewerkstelligen, müssen diverse Nachteile in Kauf nehmen:

  • Effizienzeinbußen durch Verteilungsaufwand und lange Durchlaufzeiten
  • Nichteinhaltung von Zahlungsfristen
  • Nichtausnutzung von Skontovorteilen
  • Unklare Bearbeitungsstände und Ablageorte
  • Eingeschränkte Auskunftsfähigkeit
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Hoher Personalaufwand durch manuelle Bearbeitung

Einer Marktstudie des Beratungshauses Billentis zufolge bietet das E-Invoicing Potenzial für Kostensenkungen von bis zu 80 Prozent. Das liegt primär am zweifellos hohen Aufwand für die manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung. Billentis zufolge verursacht eine einzelne papierbasierte Rechnung Kosten von bis zu 23 Euro. Unnötige Kosten, denn: Digitale Lösungen für das Invoice Management bieten heute eine umfassende Verwaltung aller relevanten Dokumente des Rechnungsworkflows und große Potenziale für automatisierte Abläufe.

Automatisierung verkürzt Durchlaufzeiten

Durch entsprechende Software-Unterstützung können relevante Informationen und Dokumente sehr schnell gefunden und einem Unternehmensprozess zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören z. B. die Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse, welche bei Bedarf beliebig an die Organisation eines Unternehmens angepasst werden können und zu Effizienzgewinnen führen.

Durch die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows können Mitarbeiter im Rechnungswesen in erheblichem Umfang Zeit einsparen – hier kann durchaus von mehreren Tagen pro Monat gesprochen werden. Strukturierte Arbeitsabläufe und verkürzte Durchlaufzeiten führen außerdem zu einer reduzierten Fehlerquote. Nicht zuletzt das Personal freut sich, dass es von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet wird.

Purchase-to-pay: Formel für durchgängige Prozessautomatisierung

Die Potenziale für die Automatisierung sind zudem um ein Vielfaches größer, wenn die Eingangsrechnungsverarbeitung Teil eines Purchase-to-pay-Prozesses ist. In diesem Fall ist ein durchgängiger Workflow von der Beschaffung bis zur Bezahlung einer Rechnung definiert, angefangen bei der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Viele Vorgänge, bei denen Daten automatisiert übergeben werden können, sind hierbei integriert und werden durch eine Softwarelösung verzahnt. Durch wegfallende Prüf- und Freigabeschritte kann zusätzlich Zeit gespart werden.

Ein beispielhafter Purchase-to-Pay-Prozess könnte so aussehen:

  1. Mitarbeiter tätigen Bestellungen, etwa von Büromaterialien, direkt im Internet über OCI-Kataloganbindungen bei autorisierten Lieferanten. Daraufhin wird die Bestellung automatisiert im ERP-System hinterlegt.
  2. Sofern die Bestellung einen festgelegten Höchstbetrag nicht überschreitet, geht sie ohne weitere Prüfung durch die Einkaufsabteilung raus an den Lieferanten.
  3. Trifft die Lieferung ein, kann der Mitarbeiter dies einfach per Mausklick im System bestätigen und die Korrektheit und Vollständigkeit der Lieferung vermerken.
  4. Die folgende Rechnung wird automatisiert ausgelesen, im Idealfall direkt der betreffenden Bestellung zugeordnet.
  5. Der entsprechende Beleg wird in weiten Teilen vorausgefüllt. Sollte dies nicht unmittelbar möglich sein, sucht das System auf der Rechnung nach Referenzmerkmalen, um einen Genehmigungsworkflow anzustoßen.
  6. Abschließend wird – im Idealfall ebenfalls automatisiert – die Zahlung ausgelöst, sofern Rechnungsbetrag und Wareneingang zur Bestellung passen.

Ein reibungsloser Purchase-to-Pay-Prozess bietet viele Vorteile. Neben Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen ermöglicht ein digitaler Workflow eine verbesserte Übersicht über den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion – von der Bestellung bis zur Rechnungsbuchung. Ein weiteres Plus: Finanzielle Verpflichtungen werden zu dem Zeitpunkt registriert, zu dem sie eingetreten sind, und nicht erst geraume Zeit später, wenn die Rechnung erfasst wurde. Das schafft zusätzliche Transparenz zur wirtschaftlichen Gesamtsituation des Unternehmens.

Fazit

Für immer mehr Unternehmen ist es eine Frage der Zukunftssicherheit, die eigenen Verwaltungskosten zu reduzieren. Viele ehemals manuelle Arbeitsschritte lassen sich auf Basis von digitalen Lösungen automatisieren. Das Rechnungswesen, idealerweise als Purchase-to-pay angelegt, ist ein großer Hebel, den Unternehmen hier ansetzen können, um ihre Prozesskosten im Bereich Einkauf und Eingangsrechnungsverarbeitung nachhaltig zu reduzieren.

Invoice Management: Mehr Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten, Senkung der Kosten