Kundenbeziehungen sind mit Arbeit verbunden. Gute Kundenbeziehungen sind mit noch mehr Arbeit verbunden. Daher ist es ein großer Vorteil, wenn die Verwaltung und Ablage von Kunden- und Lieferanteninformationen zentral und einfach erfolgt. Denn dann ist es möglich, stets Termine, Fristen und Pflichten im Blick zu haben, auskunftsfähig zu sein und fehlerhafte Informationen zu vermeiden. Digitale Prozesse unterstützen zusätzlich, um Aufgaben an verschiedene Abteilungen zu senden, ohne den Überblick zu verlieren.
In die Pflege von Kundenbeziehungen sind häufig verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter involviert. Neben der Bearbeitung von Dokumenten, wie E-Mails, Angebote, Anfragen, Verträge und Projekte, sind auch Termine und Kontaktdaten stets im Blick zu halten. Die Verwaltung dieser Informationen erfolgt oft in verschiedenen Applikationen. In der Regel verwendet jeder Anwender davon mindestens fünf für die tägliche Arbeit. In jeder werden jedoch dieselben Daten benötigt. Da keine zentrale Ablage gegeben ist, erstellen die Anwender häufig eigene Insellösungen, auf die kein anderer Anwender Zugriff hat.
Das behindert die schnelle Bearbeitung von Kunden- oder Partneranfragen. Eine qualifizierte Aussage zu Anfragen ist nicht mehr nötig. Viele Informationen müssen erstmal langwierig gesucht werden. Um zeitnah die gewünschte und korrekte Auskunft geben zu können, fehlt es oftmals an Transparenz. Abhilfe schafft eine digitale Geschäftspartnerakte, die alle Informationen zu einem Partner bündelt. Zu den fünf wichtigsten Vorteilen einer solchen Lösung gehören:
- die zentrale Bereitstellung aller Informationen
- die Sicherheit, stets die aktuelle Version einer Information vorliegen zu haben
- die erleichterte Einhaltung von Fristen und Termine
- die Zeitersparnis bei der Informationsverwaltung
- medienbruchfreie Prozesse
Zentrale Speicherung für mehr Überblick
Wo nur ist die wichtige Information? Wer hat das Dokument aktuell in Bearbeitung? Gerade wenn Zeitdruck herrscht, sollte die Beantwortung einer Kundenanfrage nicht zum Problem werden. Ohne eine digitale Geschäftspartnerakte ist aber genau dies oftmals der Fall, etwa weil Dokumente lokal oder am falschen Platz im Netzwerk abgelegt werden oder Kontaktdaten bzw. Termine nicht zentral verwaltet werden. Die Suche nach den Daten gestaltet sich dann entsprechend schwierig. Zudem ist sie nicht immer erfolgreich und es kommt schnell zu fehlerhaften oder unvollständigen Informationen.
Mit einer digitalen Geschäftspartnerakte ist dies anders. Hier werden alle Daten und Informationen zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zentral gespeichert.
Dabei spielt das Format keine Rolle. Eine definierte Ordnerstruktur erleichtert die Suche nach Informationen deutlich. Zugleich ist die Möglichkeit einer Index- oder Volltextsuche gegeben. Gemäß eines Rechte- und Rollenkonzeptes haben all diejenigen Mitarbeiter Zugriff, die die Daten für ihre Arbeit benötigen. Damit wird sowohl die Vertrags- und Projektverwaltung vereinfacht als auch der Überblick erleichtert und die Transparenz deutlich erhöht. Durch entsprechende Berechtigungseinstellungen können die Akten (z. B. in Form einer Lieferanten- oder Kundenakte) auch zielgerichtet nur den Anwendern bereitgestellt werden, die diese Information benötigen. Ein besonderer Vorteil: Der Zugriff ist auch ortsunabhängig möglich.
Geschäftspartnerakten bilden auch für Fachverfahren wie etwa ERP-Anwendungen die zentrale Plattform, um wichtige Daten abzulegen oder auch anzuzeigen. Daher ist eine einfache und schnelle Integration Voraussetzung, sodass der Anwender gar nicht merkt, dass er mit denselben Daten arbeitet. Routineaufgaben wie die strukturierte Ablage müssen ein Abfallprodukt der täglichen Arbeit sein, ohne diese zu behindern.
Statusangaben sorgen für Aktualität
Kunden und Geschäftspartner müssen bei Anfragen immer mit vollständigen und richtigen Informationen versorgt werden. Nur so kann eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entstehen. Dafür reicht es nicht aus, alle vorliegenden Dokumente zu finden. Vielmehr muss einem Mitarbeiter auch klar sein, ob es sich um ein aktuelles Dokument handelt oder eine neuere Version mit anderen Informationen vorhanden ist. Zudem sollte erkennbar sein, in welchem Stadium der Bearbeitung sich Daten befinden. So kann ein Mitarbeiter ohne eine digitale Lösung kaum feststellen, ob ein Dokument in einer Rohfassung vorliegt, noch einer Prüfung bedarf oder es sich um die Endversion handelt. Bei der Anfrage eines Geschäftspartners führt dies zu Problemen. Zwar findet der Mitarbeiter Informationen, gibt aber womöglich Daten weiter, die später korrigiert oder angepasst werden.
Mit einer digitalen Geschäftspartnerakte gehören derartige Fehler der Vergangenheit an. Die Lösung bietet Statusangaben zu jedem Dokument. So ist stets volle Transparenz gegeben und ohne Zweifel klar, welchen Bearbeitungsstand ein Dokument hat.
Einhaltung der Fristen und Termine
In einer Geschäftsbeziehung spielen Fristen und Terminen eine entscheidende Rolle. Geschäftspartner müssen sich jederzeit sicher sein, dass Aufträge und Arbeiten wie geplant erfüllt werden. Doch je mehr Mitarbeiter in einen Vorgang involviert sind, desto aufwendiger ist deren Koordination und somit die Einhaltung von Terminen. Ohne eine digitale Lösung sind unzählige Absprachen nötig, bei denen einzelne Termine schnell untergehen können. Eine Frist, die dem einen Mitarbeiter bewusst ist, kann einem anderen Mitarbeiter unbekannt sein. Dies führt zu stockenden Prozessen, Versäumnissen und Fehlern.
Dies ist mit einer digitalen Geschäftspartnerakte anders. Hier werden Termine und Fristen zentral hinterlegt und sind für alle berechtigten Mitarbeiter erkennbar. Das verbessert den Informationsfluss deutlich und erspart den Mitarbeitern unangenehme Erklärungsversuche bei verpassten Fristen. Außerdem können zentral Eskalationen eingerichtet werden, sodass es erst gar nicht zu Versäumnissen kommt. Die aktive Unterstützung der Sachbearbeitung bedarf gemanagten Daten und einer zentralen Ablage aller Informationen. Denn: Wer kann sich schon an jedes Detail eines Sachverhalts erinnern, dessen Bearbeitung drei Monate zurück liegt?
Deutliche Zeit- und Kostenersparnis
Die Beantwortung von Kundenanfragen oder die Erstellung von Dokumenten wie Angebote oder Bestellungen nehmen meist viel Zeit in Anspruch. Voraussetzung sind aktuelle Informationen.
Suchen bedeutet tote Zeit und Kosten für jedes Unternehmen. Der Mitarbeiter muss verschiedene Informationsinseln „abklappern“, die gefundenen Informationen validieren und sich mit anderen Kollegen abstimmen, um herauszufinden, ob diese Information wirklich richtig ist. Erst danach kann er sich seiner eigentlichen Arbeit widmen. Diese nutzlose Arbeit wird noch komplexer, wenn verschiedene Anwendungen eingesetzt werden.
Mit einer zentralen und strukturierten Geschäftspartnerakte können hier deutliche Zeit- und Kostenersparnisse erreicht werden: Der Anwender greift gemäß seinen Berechtigungen auf alle Informationen in einer Anwendung zu. Er muss nicht mehr suchen.
Auch bei der Dokumenterstellung bietet die digitale Geschäftspartnerakte Unterstützung. Viele Dokumente sind standardisiert und können direkt genutzt werden. Um diese nicht immer wieder neu schreiben zu müssen, werden bereits vorhandene Textelemente einfach wieder genutzt. Variable Daten wie die Anschrift können dynamisch und automatisch hinzugefügt werden. Dadurch werden Fehler vermieden. Denn: Eine einmal freigegebene Formulierung ist in den meisten Fällen auch beim nächsten Vertrag korrekt. So ist weniger Zeit für Korrekturen und Freigabeschleifen nötig. Die gewonnene Zeit können Mitarbeiter in die intensive Betreuung von Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern investieren, sodass sich die Beziehung verbessert und das Vertrauen steigt.
Anbindung an bestehende Anwendungen wie ERP, Mail oder Office
In den meisten Unternehmen sind für viele Aufgaben dedizierte Anwendungen im Einsatz. Wichtig ist, dass bei einer zusätzlichen digitalen Lösung für die Geschäftspartnerakte keine Medienbrüche entstehen, die die Arbeit erschweren, sondern im Gegenteil eine Verbesserung stattfindet. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn auf Kompatibilität und enge Verzahnung mit den Anwendungen geachtet wird. Damit keine zusätzlichen Arbeitsschritte entstehen, wird beispielsweise beim Anlegen eines Neukunden im ERP automatisch eine Geschäftspartnerakte angelegt. Zugleich wird dem Partner eine ID zugeordnet. Darüber landen Informationen, Dokumente und Daten aus dem ERP immer und ohne Fehler beim richtigen Kunden. Verwechslungen sind ausgeschlossen. Darüber hinaus können Fachanwendungen in die digitale Geschäftspartnerakte integriert werden. So werden Abläufe vereinfacht und eine zentrale Verwaltung möglich.
Fazit
Die professionelle Zusammenarbeit von Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten ist für jedes Unternehmen wichtig. Daher sind gesunde Beziehungen und eine vertrauensvolle Basis nicht nur geschäftskritisch, sondern unerlässlich. Eine digitale Geschäftspartnerakte hilft, diese Basis zu schaffen und zu erhalten. Mit ihr werden nachhaltige Entscheidungen möglich, der Informationsfluss verbessert, die Zuverlässigkeit erhöht und Fehler vermieden. Dadurch werden Partnerschaften sowie Geschäftsbeziehungen gestärkt und langfristig eine erfolgreiche Zusammenarbeit ermöglicht.
