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Einfach ins Home-Office – aber wie?

Ganz schnell Home-Office-Lösungen schaffen, um Mitarbeiter vor dem Corona-Virus zu schützen. Was ändert sich damit für die Anwendungswelt der Mitarbeiter? Neue Applikationen, erschwerter Zugriff auf notwendige Informationen und was ist mit der Zusammenarbeit?

Home-Office sollte so einfach wie möglich gestaltet werden. Im Rahmen des Lockdowns nutzen Unternehmen viele neue Anwendungen, um die Arbeitsabläufe und die Kommunikation sicherzustellen. Womit sich ein Spannungsfeld ergibt: Die Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die Informationen, die in verschiedenen Anwendungen abgelegt sind.

 

Wie gestaltet man Home-Office einfacher?
Home-Office kurzfristig ermöglichen bedeutet, viele neue Werkzeuge einzusetzen, um auf Informationen zuzugreifen, diese mit den Kollegen auszutauschen, Arbeitsprozesse am Laufen zu halten und Kundenanfragen bedienen zu können. Ich habe innerhalb von 2 Wochen allein 7 neue Videokonferenz-Anwendungen kennengelernt.

Die tägliche Arbeit muss unter Einsatz neuer Anwendungen realisiert werden. Damit ist das Arbeiten im Home-Office plötzlich komplexer. Hinzu kommen weitere Rahmenparameter: Kinderbetreuung, Homeschooling, Haushalt, Videokonferenzen usw. Die Arbeitsaufgaben digital zu erfüllen, sollte also möglichst einfach umsetzbar sein und keinen Zusatzaufwand bedeuten. Im Idealfall können Prozesse sogar schneller und effizienter ablaufen.

Das digitale Arbeiten erfordert zunächst eine Neustrukturierung im Umgang mit Informationen. Die Mitarbeiter sehen sich mit neuen Fragestellungen konfrontiert:
Wo speichere ich nun meine Präsentation ab, damit auch Kollegen darauf zugreifen können?
Wie versende ich eine E-Mail über den neuen E-Mail-Client an mein Team mit der Bitte um Bearbeitung?
Kann ich auf das zentrale Netzwerklaufwerk zugreifen oder muss alles in die Cloud?
Welchen Client brauche ich für den Zugriff und wie verteile ich die Information unter Berücksichtigung der zentralen Berechtigungsstrukturen?
Kann ich die Datei einfach in Microsoft Teams hochladen?

Diesen Überlegungen müssen sich die Anwender stellen, um auf die notwendigen Dateien und Daten auch aus dem Home-Office zugreifen zu können und die Datenstruktur gemeinsam, wie gewohnt, zu nutzen. Der schnellste Weg, die am einfachsten zugängliche Anwendung, ist da nicht gleich die beste Lösung.

 

Doch was ist die Lösung für das Arbeiten in einer solch heterogene neue Anwendungswelt?
Der wesentliche Punkt in der Organisation der dezentralen Arbeit ist die Integration verschiedener zusätzlicher Werkzeuge in bereits vorhandene und genutzte Anwendungen. Wie wäre es, wenn jeder Benutzer über den Windows Explorer neben dem lokalen Laufwerk auch auf das zentrale Enterprise Information Management (EIM) zugreift? Viele wichtige Aufgaben können dann in der Windows Explorer-Integration erledigt werden: Anzeige von Akten, Darstellung von Dokumenten und Daten, Darstellung von Workflows usw.

Auch die Verteilung der Information über einen Link (URL), der auf eine digitale Akte oder ein Dokument im EIM verweist, ist weitaus einfacher als die Datei per E-Mail herumzusenden oder erst lokal zu speichern und in bspw. Microsoft Teams für den Zugriff von anderen Mitarbeitern wieder hochzuladen. Wird ein EIM eingesetzt, können Dokumente und Ordner über einen Internetbrowser der Wahl angezeigt, geöffnet und gespeichert werden. Das Management des Zugriffs wird durch das EIM zentral gesteuert.

Jeder Mitarbeiter kann mit seinen vorhandenen Werkzeugen, integriert in neue Lösungen, weiterarbeiten. Wenn der Zugriff über einen Web-Client erfolgt und das Versenden der E-Mail mit einer Web-URL verbunden werden kann, ist gemeinsame Bearbeitung und zentrale Informationsvorhaltung sichergestellt. Das lokale Laden von Protokolldateien zur Versionsprüfung und um sicherzugehen, dass mit dem aktuellen Bearbeitungsstand gearbeitet wird, sowie das Versenden von Zwischenständen per E-Mail an Kollegen, wird überflüssig.

Wiederkehrende Arbeitsabläufe können darüber hinaus in vordefinierten Workflows abgebildet werden. Das bedeutet, Arbeitsabläufe automatisiert und transparent abzubilden. Aufeinander aufbauende und voneinander abhängige Arbeitsschritte werden strukturiert und die zuständigen Mitarbeiter an entsprechender Stelle zum Tätigwerden aufgefordert. Um dem dezentralen Arbeiten zu entsprechen, können diese Workflows in jeder Anwendung identisch angezeigt werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit. Egal welcher Client (Mail, Mobil, Web), mit integrativen EIM-Produkten kann jeder Mitarbeiter die Anwendung und das Endgerät nutzen, welches ihm zur Verfügung steht. So können Freigaben vom Smartphone aus erteilt werden. Ein fester PC-Arbeitsplatz ist nicht notwendig.

Moderne EIM-Systeme verfügen über eine große Auswahl an Integrationsmöglichkeiten, die auch einfach in der vorhandenen Clientwelt genutzt werden können, z. B. Office-Integration, Windows Explorer Integration, Web-Client usw.

Zusätzlich kann für neue Anwendungen und Kollaborationsplattformen eine schnelle Integration per Tastenkombination über eine Universal-Client-Schnittstelle erfolgen:
Durch markieren einer Suchinformation in der entsprechenden Anwendung lässt sich ein Suchvorgang starten. Dieser listet alle weiteren Daten, die im Bezug zum Suchbegriff stehen, z. B. Kundendaten, Vertragsdaten, Schriftverkehr usw., auf. Informationssilos gehören damit der Vergangenheit an.

 

Fazit
Einfache Home-Office-Lösungen schaffen bedeutet, unabhängig vom genutzten Client, ob über den Microsoft Explorer oder über den Internetbrowser, einheitlichen Zugriff auf die Daten zu haben, die für die tägliche Arbeit notwendig sind. Eine gute EIM-Software ist immer verfügbar, wird durch den Anwender jedoch nicht explizit erkannt. Anders gesagt, wenn der Mitarbeiter immer auf alle seine Informationen zugreifen kann, ohne darüber nachzudenken, welchen Client er braucht, nutzt er ein gutes EIM.

Daher ist die Integrationsfähigkeit ein zentraler Bestandteil einer EIM-Software um das Home-Office leicht und intuitiv zu gestalten.

 

Michele Barbato

Michele Barbato
Abteilungsleiter Produktmanagement
Ceyoniq Technology GmbH

 

Zur Person:
Michele Barbato ist Produktmanager bei Ceyoniq Technology. In seiner Funktion verantwortet er den Ausbau und die Weiterentwicklung des Produktportfolios rund um die Informationsplattform nscale. Durch seine mehrjährige Erfahrung in der Branche verfügt er über ein umfangreiches Know-how.

Einfach ins Home-Office – aber wie?