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Mann in grauem Anzug läuft mit Smartphone über Büroflur

Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess

Hohe Fehleranfälligkeit, lange Durchlaufzeiten, ein geringes Maß an Transparenz: Der Purchase-to-Pay-Prozess birgt für viele Unternehmen zahlreiche Herausforderungen. Eine umfassende digitale Lösung kann hier Abhilfe schaffen. Sie bietet Möglichkeiten, bisher ungenutzte Potentiale zu heben und einen deutlichen Mehrwert zu generieren.

Ein Mitarbeiter eines Unternehmens bemerkt, dass die Schrauben, die er im Rahmen seiner Arbeit täglich benutzt, zur Neige gehen. An anderer Stelle steht ein Mitarbeiter der Verwaltung vor dem Problem eines kaputten Scanners, für den das entsprechende Ersatzteil fehlt. Solche oder vergleichbare Situationen gehören in nahezu jedem Unternehmen zum Alltag. Die Problematik ist scheinbar leicht zu lösen. Dann müssen die Schrauben oder das Ersatzteil eben gekauft werden. Doch bis es von der Bedarfsmeldung zur Lieferung und später zur bezahlten Rechnung kommt, braucht es in den meisten Unternehmen viel Zeit. Hohe Kosten und ineffiziente Prozesse tun ihr Übriges. Ein Enterprise Information Management System (EIM), das alle Schritte des Purchase-to-Pay-Prozesses umfasst, sorgt in mehreren Bereichen für Vorteile. Insbesondere von Bedeutung sind:

  • Zeit
  • Kosten
  • Transparenz

 

Zeitliche Einsparungen erzielen

Ganz gleich, um welchen Prozessschritt es geht, eine digitale Lösung kann die Durchlaufzeiten deutlich verkürzen. Laut der techconsult-Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ liegt das durchschnittlich erwartete zeitliche Einsparpotential bei 40 Prozent. Voraussetzung dafür ist eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Digitalisierung mit einer Lösung, die ohne Medienbrüche auskommt und automatisierte Workflows zu bieten hat. 

Ein leistungsfähiges EIM bietet dafür zunächst eine zentrale Plattform, auf der über den ganzen Prozess hinweg alle relevanten Dokumente und Daten in Bestell- und Lieferantenakten gespeichert werden. Auf sie haben alle involvierten Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff. Die Bedarfsmeldung ist durch eine zentrale Eingabe schneller an Ort und Stelle und insbesondere die Durchlaufzeiten bei Prüfung und Freigabe verringern sich dank simultaner Bearbeitung durch mehrere Mitarbeiter immens. So beschleunigt sich beispielsweise die Rechnungsfreigabe um 55 Prozent. Die rechnerische Prüfung läuft zudem softwaregestützt und nicht länger als manuell zu erfüllende Routineaufgabe ab. Des Weiteren verkürzen sich Liegezeiten um über ein Drittel. 

 

Workflows unterstützen

Weitere zeitliche Einsparungen ermöglicht der durchgehende Workflow, der bei führenden Lösungen zur Verfügung steht und automatisch startet. Er unterstützt effizient Prozesse und verringert Wartezeiten, die durch Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter entstehen. Ist der eigentlich zuständige Mitarbeiter etwa durch Urlaub oder Krankheit nicht verfügbar, sind Vertreter hinterlegt, die die Prüfung einer Rechnung stellvertretend übernehmen können. Gerade im Beschaffungsprozess ist diese Verringerung der Durchlaufzeit von besonderer Bedeutung. Denn klar ist: Je früher eine Bestellung getätigt wird, desto früher stehen die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung.  

 

Frau sitzt lächelnd vor einem Laptop am Schreibtisch

 

Kosten verringern leicht gemacht

42 Prozent: Das ist die durchschnittlich erwartete Kostenreduzierung, die durch die vollständige Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses erzielt werden kann. Diese Einsparungen lassen sich auf unterschiedliche Faktoren zurückführen. So sorgen vor allem die automatisierte Archivierung und die stete Informationsverfügbarkeit für schlanke Prozesse und ein verringertes Aufkommen an Routineaufgaben. Dazu kommen Skontovorteile, die häufiger erzielt werden und das Entfallen von Mahngebühren. Dies hängt zum einen mit der zeitlichen Einsparung zusammen, die eine fristgerechte Bezahlung ermöglicht. Zum anderen hilft aber auch hier der Workflow zur Rechnungsverarbeitung. Bevor Fristen ablaufen können, wird der verantwortliche Mitarbeiter in der Buchhaltung mit einer Erinnerungsfunktion zur zeitnahen Zahlung aufgefordert.

Gerade für den Bereich der Zahlung gibt es noch einen weiteren Vorteil. Führende Lösungen bieten die Möglichkeit, ein im Unternehmen bereits bestehendes ERP-System mit der digitalen Lösung zu verknüpfen. Somit entfällt die manuelle Eingabe der Daten. Dieser Arbeitsprozess läuft nun über eine geeignete Schnittstelle medienbruchfrei und automatisch ab. Somit wird die Fehleranfälligkeit deutlich gemindert, was für knapp die Hälfte der von techconsult befragten Unternehmen zu den wichtigsten Vorteilen einer digitalen Lösung zählt. Somit kommt es nicht länger zu Fehlbuchungen, die wiederum zu Mahnungen des Lieferanten führen können, der auf die Begleichung seiner Rechnung wartet.

 

Weniger Fehler bei der Beschaffung

Das gleiche Prinzip zur Reduzierung von Fehlern kommt auch bei der Bestellung der benötigten Artikel im Rahmen des Beschaffungsvorgangs zum Tragen. Auch hier übernimmt das ERP-System die zum Abschluss der Bestellung nötigen Daten aus der Anfrage. Fehlerhafte Bestellungen werden nahezu ausgeschlossen und der gesamte Bestellvorgang wird deutlich beschleunigt. Auch auf Kostenseite ist dies wiederum ein Vorteil, da fehlerhafte Lieferungen nicht immer oder nur aus Kulanz ohne zusätzliche Gebühren zurückgesandt werden können. Noch mehr fällt ins Gewicht, dass wichtige Unternehmensprozesse ins Stocken geraten, wenn Bedarfe aufgrund von Fehlern im Beschaffungsprozess nicht gedeckt sind. Nicht zuletzt sparen Mitarbeiter Zeit bei der Bearbeitung von Retouren. Gemeinsam mit den weiteren genannten Zeiteinsparungen, können die Personalkosten somit gesenkt werden. Die frei gewordenen personellen Ressourcen können nun gewinnbringend für das Kerngeschäft eingesetzt werden. 

 

Transparenz und Auskunftsfähigkeit erhöhen

Bei der Beschaffung oder der Eingangsrechnungsverarbeitung gibt es eine Reihe an Aufgaben, die teils von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden müssen. Doch: Je mehr Personen zur Abwicklung eines Prozesses nötig sind, desto wichtiger ist es, dass alle Beteiligten und Verantwortlichen stets auf dem gleichen Wissenstand hinsichtlich des Bearbeitungsstatus sind. Möglich wird dies durch einen softwaregestützten Purchase-to-Pay-Prozess. So nennen auch 57 Prozent der befragten Unternehmen als wichtigen Vorteil einer elektronischen und automatisierten Rechnungseingangslösung die verbesserte Transparenz. Mit einem leistungsfähigen EIM wird diese sichergestellt. Die zentrale Plattform mit den Bestell- und Lieferantenakten ermöglicht es, alle relevanten Dokumente ortsunabhängig einzusehen und den jeweiligen Bearbeitungsstand zu erkennen. Somit haben Mitarbeiter im Blick, welcher der nächste Prozessschritt ist und wer für die Bearbeitung verantwortlich ist. Dafür sorgt auch der Workflow mit Erinnerungsfunktionen. Ebenso können sie abschätzen, wann beispielsweise eine Lieferung ankommen soll oder die Rechnung eingehen wird.  

Mit der Information der Mitarbeiter geht auch eine Verbesserung der Auskunftsfähigkeit einher. Bei Rückfragen des Lieferanten stehen jederzeit die Dokumente zur Verfügung, die Aufschluss über alle wichtigen Daten geben. Und auch den Bearbeitungsstand einer Rechnung können Mitarbeiter erkennen. Somit fühlen sich Lieferanten und Geschäftspartner jederzeit gut informiert. Zudem verbessert sich die Außendarstellung eines Unternehmens, dass durch gute Organisation und Information vertrauenswürdig und kompetent wirkt.

 

Fazit

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist Alltag in Unternehmen. Mit einem leistungsfähigen EIM lässt er sich deutlich verschlanken. Die zentrale Speicherung von Dokumenten in der Bestell- und Lieferantenakte schont zugleich personelle und finanzielle Ressourcen. Aber auch in den Bereichen Transparenz und Fehleranfälligkeit ergeben sich viele Vorteile. Wie sich diese Faktoren über den gesamten Prozess hinweg verhalten und wie eine Lösung einen optimalen Ablauf sicherstellen kann, zeigt unser Whitepaper zum Thema.
 

Mockup Broschüre: Purchase-to-Pay

 

Zum Whitepaper: Purchase-to-Pay

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