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Wie Technologie Ihnen helfen kann, effektiv zu kommunizieren, während Sie im Home-Office arbeiten

Der unmittelbare Bedarf an erhöhter Unternehmensmobilität wird durch Kommunikation untermauert und durch Technologie angetrieben. 

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich grundlegend geändert. Das traditionelle Konzept der festen Arbeitszeiten an einem festen Arbeitsplatz ist in seinem Kern in Frage gestellt worden, da aufkommende Technologien Unternehmen jeder Größe weiterhin eine Plattform bieten, um robuster und agiler, weniger reaktiv und proaktiver zu werden - Eigenschaften, die in einer Zeit, in der mobiles Arbeiten zur Selbstverständlichkeit werden muss, zu einer Voraussetzung geworden sind.

Einige Branchen begünstigen das dezentrale Arbeiten mehr als andere, aber der Erfolg dieses Phänomens wird weitgehend von einem gemeinsamen Faktor bestimmt werden, unabhängig von der Form oder Größe des Unternehmens: der Kommunikation. Ein Unternehmen kann wunderbar innovative Produkte oder Dienstleistungen haben, aber ohne ein gut koordiniertes und flüssiges Kommunikationssystem auf allen Ebenen wird mobiles Arbeiten scheitern, bevor es überhaupt eine Chance hat, sich zu etablieren.

Laut Fortune stieg die Zahl der offenen Stellen für dezentrales Arbeiten seit 2017, vor der COVID-19-Pandemie, bereits um 270%. Es handelt sich bereits um ein Modell, das nicht nur im Notfall, sondern auch im täglichen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken ist.

 

Neue Plattformen, neue Kommunikation

In der Büroumgebung war Kommunikation schon immer weithin als Schlüsselfaktor für organisatorischen Erfolg anerkannt. Dennoch gibt es in diesem Bereich nach wie vor Probleme, die oft durch Fristen und Arbeitsbelastung verursacht werden. Laut einem Bericht von CMS Wire haben Studien gezeigt, dass ineffektive Kommunikation am Arbeitsplatz Unternehmen durchschnittlich 380.000 Euro pro Jahr kosten kann.

Stellen Sie sich also vor, wie komplex es ist, sicherzustellen, dass Ihr Team effektiv kommuniziert, wenn es von verschiedenen Standorten aus arbeitet, wo persönliche Interaktionen nicht mehr Teil des Arbeitstages sind. Zu Beginn scheint es eine gewaltige Aufgabe zu sein, aber die Technologie ist da und bietet verschiedene Möglichkeiten, ansprechende und einfach zu nutzende Kommunikationskanäle zu schaffen.

In Zeiten wie diesen benötigen Unternehmen mit mehreren Teams und Mitarbeitern, die auf verschiedene Standorte verteilt sind, mehr denn je eine effektive und effiziente Kommunikation. Die Zahl der Werkzeuge, die Unternehmen im digitalen Zeitalter zur Verfügung stehen, ist riesig und reicht von Gruppen-Videoanrufen und Sofort-Chats bis hin zu Online-Webinaren.

 

Home-Office Kommunikation

 

Eine menschliche Note 

Wenn nicht gemeinsam im Büro gearbeitet wird, ist es äußerst wichtig, den persönlichen Kontakt mit den Kollegen aufrechtzuerhalten, das Gefühl, Teil eines Teams zu sein, aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass sich einige Mitglieder nicht isoliert fühlen. Darüber hinaus berichtet Gallup, dass das Verhalten hoch engagierter Geschäftseinheiten zu einer um 21% höheren Rentabilität führt.

Geplante Videoanrufe mit einer festgelegten Anfangs- und Endzeit stellen die Anwesenden vor die Aufgabe, klar und prägnant zu kommunizieren und wichtige Botschaften auf eine Weise zu übermitteln, die leicht verständlich ist. Ein Anruf mit einer Zusammenfassungs-E-Mail im Nachgang sollte ausreichen, um bei Bedarf den größten Teil der Arbeit wie erforderlich zu erledigen. 

Das Konzept der weit verbreiteten Fernarbeit ist jedoch für viele Organisationen noch neu, und tief verwurzelte Verhaltensweisen und Prozesse lassen sich nicht leicht entwurzeln oder ändern. Ein Kulturwandel ist erforderlich. Der Harvard Business Review beschreibt, wie Remote-Teams neue Normen schaffen müssen, die Klarheit in der Kommunikation bringen: "Unternehmen haben für ihre digitale Kommunikation Akronyme wie "Four Hour Response (4HR)" und "No Need to Respond (NNTR)" geschaffen, die Vorhersehbarkeit und Sicherheit in virtuelle Gespräche bringen.

Der Technologiemix macht die Kommunikation abwechslungsreich, unterhaltsam und interaktiv. To-Do-List-Apps ermöglichen es Ihrem Team, individuelle Arbeitsbelastungen zu planen und Projekte zu gruppieren, indem Aufgaben auf einfache Weise aufgeteilt werden. ECM Systeme stellen die Verfügbarkeit von Akten, Dokumenten und Informationen sicher und ermöglichen das digitale Organisieren von Arbeitsabläufen, die aus einer Kette von Arbeitsschritten und verschiedenen Zuständigkeiten bestehen, mit Hilfe von definierten Workflows. Ein reibungsloser Arbeitsablauf kann so zwischen mehreren Mitarbeitern und Vorgesetzten auch über verschiedene Arbeitsstandorte hinweg sichergestellt werden. Diese Werkzeuge bieten dem Team vollständige Transparenz, so dass die Manager den Fortschritt verfolgen, Engpässe aufzeigen und Problembereiche angehen können. 

Diese Technologien ermutigen uns zu einer klareren und effizienteren Kommunikation, denn wir sind uns bewusst, wie wichtig es ist, bei unseren Video-Anrufen oder Team-Chats klare Botschaften zu übermitteln. Die Werkzeuge sind dazu da, uns bei unserer Arbeit effizienter, produktiver und glücklicher zu machen.

 

nscale im Home-Office

 

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Die Zukunft der Kommunikation

Die Art und Weise, wie wir kommunizieren, hat sich im digitalen Zeitalter drastisch verändert und entwickelt sich mit atemberaubender Geschwindigkeit weiter. Virtuelle Seminare können Führungskräfte auf der ganzen Welt miteinander verbinden und so den Bedarf an physischen Meetings und Geschäftsreisen reduzieren; Instant Messaging kann Zweifel unter Gleichgesinnten in Sekundenschnelle ausräumen; und neue Anwendungen, die uns bei der Planung und Organisation unserer Arbeit helfen, reduzieren das Volumen unnötiger E-Mails. 

Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen in allen Bereichen ihres Geschäfts viel flexibler sein. Home-Office gibt Mitarbeitern die Freiheit und Autonomie, nach der sie sich sehnen, um ihr Potenzial auszuschöpfen und gleichzeitig eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Forbes berichtet, dass "89% der Arbeitnehmer in Unternehmen, die Work-Life-Balance-Initiativen unterstützen, ihr Unternehmen eher als guten Arbeitsplatz empfehlen".

Effektive Kommunikation ist die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens, und neue Gewohnheiten, die durch die Arbeit aus der Ferne erworben werden, können enorme Vorteile haben. Damit das dezentrale Arbeiten jedoch zu einer organisatorischen Stärke und nicht nur zu einer Lösung in Zeiten der Not wird, müssen Kommunikation und die Rolle der Technologie zu einem Schlüsselbereich werden. Andernfalls wird sich nur sehr wenig ändern.
 

Wie Technologie Ihnen helfen kann, effektiv zu kommunizieren, während Sie im Home-Office arbeiten