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E-Mail Management

E-Mail-Archivierung: Deswegen sind E-Mails Teufelszeug

Aus dem beruflichen Alltag sind E-Mails nicht mehr wegzudenken. Doch so segensreich die elektronischen Briefe auf den ersten Blick auch sein mögen: Sie haben einige wunde Punkte.

Denken Sie einmal kurz nach: Wie viele E-Mails schreiben Sie täglich? Wie viele E-Mails bekommen Sie Tag für Tag? Und vor allem: Welchen Inhalt haben diese Mails? Wie viele dieser Mails sind eigentlich überflüssig? Und wie viel Zeit kosten Sie diese überflüssigen Mails?

Fragen über Fragen, die vor allem eins verdeutlichen sollen: Die E-Mail ist privat und beruflich ein ständiger Begleiter, aber wir müssen uns einmal grundsätzlich über sie unterhalten. Dafür gibt es mehrere Gründe:

1. Problem: Kennen Sie diese endlosen E-Mail-Diskussionen über x-beliebige Themen? Diverse Kollegen reden aneinander vorbei, sind erst später in den Mailverlauf hinzugeholt worden, haben nicht alle Mails gelesen usw. Es ist mühselig, nicht zielführend, häufig nervt es einfach.

Das ist das grundsätzliche Problem mit der E-Mail: Eigentlich ist sie nur für bilaterale Kommunikation geeignet. A und B tauschen sich aus – fertig. Kompliziert wird es dann, wenn C, D, E und F in Cc oder Bcc noch hinzukommen und es irgendwann in ein babylonisch anmutendes Sprachgewirr ausartet. Wer hat welchen Wissens-stand? Effektiv ist das definitiv nicht.

Den Vorgang nennt man Social Collaboration und er findet in diesem Format bereits vielerorts statt – allerdings chaotisch und nicht an einem spezifischen Thema oder Prozess ausgerichtet.

2. Problem: Verwendbarkeit bedeutet Verfügbarkeit. Bei E-Mailpostfächern auf dem Exchange-Server kommt irgendwann die Nachricht, dass die sogenannte Quota erreicht ist. Bei 100 MB Speicherplatz passiert das früher als bei 1 GB, aber irgendwann ist das Fassungsvermögen des Postfachs erschöpft. Was machen die Mitarbeiter dann in der Regel? Sie packen die Korrespondenz in eine PST-Datei und sichern sie lokal. Auf dem Exchange-Server sind die Mails dann nicht mehr zu finden, aber was passiert, wenn der Mitarbeiter die Datei löscht oder das Unternehmen verlässt oder, oder, oder …

Jetzt könnte man sagen: Who cares? Da gibt es allerdings diese Pflicht, E-Mails zu archivieren, denn sie sind bei bestimmten Inhalten einem Handelsbrief gleichgesetzt. Die müssen im geschäftlichen Kontext sechs Jahre, bei steuerlicher Relevanz gar zehn Jahre aufbewahrt werden. Und so kann es vielfältige Probleme geben, wenn bestimmte Korrespondenz nicht mehr auffindbar ist. So ein Problem, seien Sie da sicher, möchten Sie nicht haben.

3. Problem: Die Zugriffsrechte. Sie haben im Unternehmen ein ausgeklügeltes System von Zugriffsrechten oder sollten dies zumindest haben. Aber was nützt Ihnen das schönste System, wenn Sie es mit einem Mausklick wieder aushebeln können? Die E-Mail macht es möglich.

Abschauen bei Instagram, Facebook & Co.

Jetzt wollen wir aber nicht einfach nur E-Mail-Bashing betreiben, sondern konstruktiv sein. Was ist die Alternative? Social Collaboration, bzw. Business Collaboration. Die Kommunikation könnte wie in den gängigen sozialen Netzwerken in Foren abgebildet werden. Jedes neue Thema ist ein neuer Thread und den kann man an den jeweiligen Geschäftsprozess anhängen. Teilnehmer können hinzugeholt werden etc. und die Erkenntnisse können so auch über einen längeren Zeitraum erhalten werden.

Wichtig ist, dass man dieses Forum oder einen Microblog an einem Prozess oder Thema ausrichtet, denn nur so lässt sich der Mehrwert generieren, für den diese Plattformen erdacht wurden. Eine Information ist letztlich nur so wertvoll wie ihre Verfügbarkeit innerhalb eines Geschäftsprozesses, hat ein Kenner der Materie einmal gesagt.

Alles schön und gut. Jetzt bleibt aber noch ein Problem übrig: Wie regeln wir die Sache mit den E-Mails mit externen Partnern? Auch hier gilt: Die Bindung der Mails an einzelne Personen muss aufgehoben werden. Stattdessen werden die Mails an einzelne Prozesse oder direkt an eine Prozessakte geschickt, wo dann ein weiterer Prozessfortschritt angestoßen wird. Geht eine Mail doch einmal an eine einzelne Person, so muss diese dann für die Zuordnung zum Prozess sorgen. Umgekehrt kann bei ausgehenden Mails vom Prozess eine einmal gültige Reply-Mailadresse gesetzt werden, die dafür sorgt, dass die Antwort direkt in den Prozess hineingeht.

Sie sehen: Am Ende geht es natürlich (noch) nicht ohne die gute, alte E-Mail. Aber wir sollten sie besser machen. Die Ideen dazu haben wir bereits …

E-Mail-Archivierung: Deswegen sind E-Mails Teufelszeug