Digitale Aufholjagd: Mittelstand setzt vermehrt auf ECM-Systeme

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Dokumente verwalten, E-Mails archivieren, Rechnungen bearbeiten: ECM-Lösungen unterstützen in immer mehr Unternehmen das Informationsmanagement. Was bei großen Firmen schon lange zum Alltag gehört, wird nun auch im Mittelstand immer mehr zur gängigen Praxis. Das geht aus der aktuellen BITKOM-Studie „Digital Office im Mittelstand“ hervor, an der die Ceyoniq Technology aktiv mitgewirkt hat.

Der Mittelstand bleibt nicht länger hinter größeren Unternehmen zurück und legt seine Zurückhaltung beim Thema ECM ab: Das ist die Kernbotschaft der Studie „Digital Office im Mittelstand – Status Quo und Perspektiven von Enterprise Content Management“, die vom BITKOM Arbeitskreis Markt & Strategie durchgeführt wurde. Unterstützt wurde der Branchenverband dabei unter anderem von der Ceyoniq Technology. In der Studie wurden sowohl die aktuelle Verbreitung sowie der Nutzen von ECM-Systemen im Mittelstand – in Abgrenzung zu größeren Unternehmen – untersucht, als auch die Perspektiven für die Zukunft dargestellt.

Einsatz und Investitionen steigen

Das Ergebnis: Das Digital Office gewinnt im Mittelstand zunehmend an Bedeutung. ECM als ganzheitliche Lösung, die unternehmensweit genutzt wird, ist bei größeren Unternehmen mit 90 Prozent bereits die Regel. Auch bei Mittelständlern ist die Technologie auf dem Vormarsch – wobei das Ausgangsniveau ein deutlich niedrigeres ist. 19 Prozent aller mittelständischen Unternehmen nutzen ihre ECM-Lösung unternehmensweit, ein weiteres Viertel setzt eine derartige Lösung für einzelne Aufgabenbereiche ein – eine deutliche Steigerung gegenüber 2017, als nur 11 Prozent von einer unternehmensweiten Nutzung sprachen.

Erst in der jüngeren Vergangenheit ist der Mittelstand verstärkt aktiv geworden. So ist ein Drittel der Installationen innerhalb der letzten vier Jahre vorgenommen worden. Doch was ist die Motivation hinter diesen Investitionen? Meist ist es ein bestimmter Bereich eines Unternehmens, in dem Handlungsbedarf besteht, z. B. das Rechnungswesen, in dem die Effizienz gesteigert werden soll. In der Regel wird die ECM-Lösung zunächst entsprechend bereichsspezifisch genutzt. Diese Bereiche sind vor allem:

Kein Wunder, spielen doch gerade in diesen Bereichen Dokumentenmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Verwaltung von E-Mails eine besonders wichtige Rolle. Doch auch der Einsatz im Kunden- und Qualitätsmanagement nimmt laut der BITKOM-Studie im Vergleich zu 2017 zu.

Wozu ein ECM?

Eine ECM-Lösung wird also in immer mehr Bereichen eingesetzt, doch wo liegt der konkrete Nutzen? Gerade bei der Archivierung sind zahlreiche Richtlinien und Gesetze einzuhalten. Ob durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die Anforderungen sind deutlich gestiegen und ohne ein leistungsfähiges ECM-System kaum zu bewältigen. So bestätigen 60 Prozent der Anwender ihrer Lösung einen deutlichen Nutzen bei der Einhaltung der Compliance. Doch dies ist bei weitem nicht der einzige Vorteil, den die Befragten hervorheben. Ganz oben steht mit 93 Prozent die Effizienzsteigerung und in Zusammenhang damit bei 70 Prozent die mobile Bereitstellung von Dokumenten. Weiteren Nutzen bringen ECM-Systeme der BITKOM-Studie zufolge bezüglich

  • Schutz vor Daten- und Informationsverlust
  • Senkung von dokumentenbezogenen Aufwänden und Kosten
  • Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen
  • Steigerung der Informationsqualität.

Bei so vielen Vorteilen verwundert es nicht, dass für die nahe Zukunft steigende Investitionen erwartet werden. So planen 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen Ausgaben für eine integrierte Software zur Abdeckung relevanter ECM-Aufgaben ein, 23 Prozent sogar eine Erstbeschaffung. Dafür sollen 1,9 Milliarden Euro ausgegeben werden. Besonders wichtig bei der Auswahl einer Lösung sind Entscheidern drei Merkmale: Erstens sind es technische Aspekte wie die einfache und schnelle Integration sowie ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität der Lösung. Zweitens spielen die Kosten für die Anschaffung sowie den Betrieb eine wichtige Rolle. Das dritte wichtige Attribut ist die Funktionalität.

Ergänzt werden die als besonders wichtig genannten Voraussetzungen durch anbieterbezogene Aspekte wie den After Sales Service, die Fach- und Branchenkompetenz sowie Referenzen. Immerhin für 81 Prozent sind eine gute Bedienbarkeit und die Ergonomie des Systems kaufentscheidend. Als weitere Vorteile werden die mobile Nutzbarkeit und die internationale Ausrichtung einer Software genannt.

Fazit

Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Rechts- und Datensicherheit bei der Dokumentenverarbeitung: Die Vorteile von ECM-Lösungen sind vielseitig. Auch der Mittelstand erkennt die Potenziale entsprechender Systeme zunehmend. Mit einer nutzerfreundlichen und skalierbaren Software, die auf die Branche abgestimmt ist, werden Arbeitsqualität und Teamarbeit verbessert. Der Mittelstand holt gegenüber großen Unternehmen in diesen Bereichen auf und setzt vermehrt die Vorteile von ECM-Lösungen für den eigenen Wettbewerbsvorteil ein.

Das Wachstumschancengesetz kommt – und mit ihm die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang für eine effiziente Geschäftsabwicklung
Für Datensicherheit in Unternehmen – Schutz vor Cyberangriffen
Vorsprung durch digitale Transformation: Warum IT-Investitionen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen
Effizientes Vertragsmanagement leicht gemacht
Nachhaltigkeit durch Digitalisierung – wie Unternehmen ihre Klimaschutzziele schneller erreichen können
Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt: Eine Chance für die Digitalisierung?
Die Digitale Revolution im Rechnungswesen: Wie Unternehmen von der Digitalisierung profitieren
Digitalisierung im öffentlichen Sektor – Ceyoniq bringt NRW mit der E-Akte voran
Was es über digitale Signaturen zu wissen gibt
Public Cloud: Der Schlüssel zur digitalen Zukunft von Unternehmen
nscale und Microsoft Teams: ein unschlagbares Duo
Digitale Workflows mit nscale PAP einfach modellieren
KI-gestützte Automatisierung der Posteingangsbearbeitung
Der digitale Rechnungseingang: Effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Reibungslose Integration von nscale in die Public Cloud: EIM-Lösung von Ceyoniq erhält CMIS-Zertifizierung für SAP S/4HANA
Wie Arminia Bielefeld mithilfe von nscale die Digitalisierung meistert
Collaboration weiter ungeschlagen – techconsult identifiziert ITK-Trends 2023
Effizientes Workflow Management mit nscale
Wir sind P2P Champions:
Ceyoniq erneut im Professional User Rating ausgezeichnet
Ganzheitlich und abteilungsübergreifend –
die Digitalisierungstrends 2023
Papierloses Rechnungsmanagement: Indikator für den Digitalisierungsgrad von Unternehmen
nscale Connector for DATEV: Durchgängige und schlanke Eingangsrechnungsverarbeitung
Was war, was kommt im ECM Umfeld? Arbeitskollegen sitzen gemeinsam in einem Besprechungsraum und schauen auf die ECM-Trends.
Was war, was kommt im ECM-Umfeld?
Dem NachwG gewachsen: Einfache Anpassung von Arbeitsverträgen dank digitaler Personalakte
Ceyoniq bleibt Sponsor von Arminia Bielefeld
Enge Partnerschaft: Ceyoniq bleibt nscale-Anwender Arminia Bielefeld als Sponsor treu
Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
funkschau nominiert nscale von Ceyoniq als ITK-Produkt des Jahres 2022
Mitarbeiterin der Suneco arbeitet von Zuhause aus, dank einem digitalen Informationsmanagement
Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt
Mitarbeiter aus der Maschinenbraubranche steht mit seinem Laptop zwischen Maschinen
Finden, statt zu suchen – smart Layouts vereinfachen Informationsmanagement im Maschinenbau
Neue Funktionen zur einfachen EIM-Nutzung mit der nscale Version 8.3
Sanduhr auf einem Schreibtisch, als Symbol wie viel Zeit man mit einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess
Den digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit nscale gestalten: So spart die Suneco AG Nerven, Zeit und Geld
nscale in Anwendung mit S/4HANA
S/4HANA in der Public Cloud: CMIS löst ArchiveLink bei der konformen EIM-Archivierung ab
Straße als Symbol von Barrierefreiheit im Government
Informationsmanagement im Government- und Versorgungs-Sektor: Barrierefreie Software wird immer wichtiger
Mitarbeiterin der Suneco AG bei der Arbeit mit der Personalakte nscale HR
Die digitale Personalakte in nscale: So arbeitet das HR-Team der Suneco digital und effizient
Mitarbeiter der SUNECO AG hat Spaß an der Arbeit mit dem digitalen Posteingang
Papierberge ade mit nscale: Die Suneco organisiert ihren Posteingang digital
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Zwei Kolleginnen der SUNECO AG freuen sich über ihr digitales Vertragsmanagement mit nscale
Compliance-konform und effizient mit nscale: Die Suneco AG managt ihre Verträge digital
Das Ceyoniq-Logo auf der Werbebande des DSC Arminia Bielefeld in der Schüco Arena
Aus Liebe zur Heimat - Ceyoniq wird Sponsor von Arminia Bielefeld
Die Kollegen der SUNECO AG schreiben Collaboration groß und ziehen alle an einem Strang
Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert
Zwei Mitarbeiterinnen der SUNECO AG haben Spaß an der Arbeit mit der digitalen Lieferantenakte
Suneco setzt auf die digitale Lieferantenakte: Mit nscale zu schlanken Einkaufsprozessen
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
nscale mit ERP-Schnittelle SAP in Anwendung
Perfektes Zusammenspiel – nscale und ERP-Lösungen wie SAP
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Mitarbeiterin der Suneco AG arbeitet im Home Office
Arbeiten wo, mit wem, wann und wie du willst: Die Suneco AG bietet den Arbeitsplatz der Zukunft
Mann arbeitet am E-Mail-Management mit nscale
Den Informationsfluss deutlich verbessern - Softwaregestütztes E-Mail-Management bietet zahlreiche Mehrwerte
Mann arbeitet aus dem Park heraus
Hürden der mobilen Arbeit – So gelingt der Digital Workspace
Arbeite wie du willst - Personen sitzen auf einer Blume
Ganz nach deinem Geschmack. Arbeite, wie du willst!
Grünes Labyrinth aus der Vogelperspektive
S3-Speicher: Moderne Technologie schafft Mehrwerte bei der Datenverwaltung
Frau am Arbeiten im Home Office
Mobiles Arbeiten braucht eine Strategie: Anbindung an Drittsysteme
Kollegen die im Büro, die an containerisierter Software arbeiten
Hohes Sparpotenzial: Wie containerisierte Software die IT-Kosten senkt
Blauer Wolkenhimmel
Container-Technologie: Basiswissen und Vorteile
Papierstapel auf einem Schreibtisch mit Brille davor
Optimaler Workflow – digitales Vertragsmanagement sorgt für Transparenz und Effizienz
Mann mit Brille sitzt an einem Tisch und hält ein Handy in der Hand
Läuft bei dir? Einfaches Informationsmanagement in schwierigen Zeiten
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Mann mit Brille hat ein Handy in der Hand und steht in einem Flur.
Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess
Flugzeug fliegt am Himmel, rechts und links sind Container zu sehen.
Dezentrale Beschaffung: Digitale Lieferantenakte bietet maximale Transparenz
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
3 Menschen in einem Büro und 2 sind am lächeln
Geschäftspartner im Blick: Fünf Gründe für digitale Geschäftspartnerakten
Mann sitzt am Schreibtisch und ließt einen Brief.
Digitaler Posteingang: Kanäle strukturieren, Chaos vermeiden
Mann mit Brille sitzt vor einem Laptop
Die sechs größten Schmerzpunkte beim analogen Vertragsmanagement
Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
Mann gestikuliert und hat ein Buch mit einem Handy vor sich liegen. Im Hintergrund ist ein Laptop aufgeklappt mit Daten.
Die digitale Personalakte – diese Vorteile bringt sie konkret
5 Menschen sitzen im Büro und sammeln Ideen
Zugriffsrechteverteilung – vielfältig und doch einfach
Dokumenteninputmanagement leicht gemacht – mit nscale eGov von der Ceyoniq Technology
Mann zeigt Frau etwas auf dem Laptop
So viel wie nötig, so wenig wie möglich – mit Zugriffsrechten einen einfachen unternehmensweiten Zugriff ermöglichen und die Datenschutz-Vorgaben erfüllen
Spürbare Vorteile: Gründe für ein Software-gestütztes E-Mail-Management
Bodyguard für die Compliance – GoBD einhalten mit EIM
6 Menschen halten zusammen die Hände hoch und gucken in den Sonnenuntergang.
Im Team zum Ziel – gesteigerte Produktivität durch Collaboration
Eine Person liegt in einer Hängematte zwischen zwei Palmen auf einer Insel.
Es ist deine Zeit, nutze sie! Arbeite, wann Du willst
Mann hält Unterlagen in der Hand und grübelt darüber
Vom Antrag bis zum Bescheid – E-Akte-Lösung für perfekte Workflows in der öffentlichen Verwaltung
Frau sitzt mit Ihrem Laptop und einem Hirschen in einem Boot, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten mit wem du willst
Arbeite, mit wem Du willst – das Team als perfektes Ökosystem
Zwei Kollegen schlagen die Fäuste zusammen
10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale
Mann sitzt mit seinem Laptop auf einem Baumstamm, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten wo du willst.
Houston, wir haben kein Problem! Arbeite, wo Du willst – und sei es in der Galaxie
Mann sitzt auf seinem Schreibtisch im Büro
Kosten, Zeit, Compliance: Darum lohnt sich eine systemgestützte E-Mail-Archivierung
Frau sitzt am Schreibtisch und guckt auf den Laptop
Höchste Rechtssicherheit, niedriger Aufwand: Vorteile der digitalen Archivierung
Zwei Kolleginnen unterhalten sich mit einer weiteren Person
Fünf Gründe für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Mann steht im Flur eines Büros mit einem Tablet in der Hand
Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Zwei Kollegen diskutieren etwas
Mehr als nur papierlos – Workflow Management sorgt für Mehrwerte durch optimierte Abläufe
Frau sitzt an Ihrem Arbeitsplatz vor Ihrem Computer
Demografischer Wandel: Digitales Dokumentenmanagement nutzt allen Altersgruppen
Frau sitzt in Ihrem Büro
Zurück ins Büro: Flexibel arbeiten dank digitalem Informationsmanagement
Wie digital ist mein Unternehmen? Bitkom veröffentlicht Reifegradmodell „Digitale Geschäftsprozesse“
Bild eines staatlichen Gebäudes
Unterstützung vom Staat – Welche Förderung können Unternehmen für ihre Digitalisierung beantragen?
Schreibtisch auf dem ein Computer steht, auf dem Bildschirm ist die Software nscale zu sehen
Dateibenennung professionalisieren – Zeit, Geld und Nerven sparen
Kollegen die gemeinsam Projektpläne durchgehen
Change Management: Wie Sie mit der richtigen Herangehensweise Veränderungen zu Erfolgen machen
Mann tippt auf einem Taschenrechner
Senkung der Mehrwertsteuer: Digitales Eingangsrechnungsmanagement erleichtert Anpassung an neue Rahmenbedingungen
Fluss der durch einen Wald verläuft, fotografiert von oben
Umweltschutz: Digitale Akten ebnen den Weg zum papierlosen Büro
Mann am Laptop hat gerade eine Videokonferenz
Datenschutz-Risiken im Home-Office keine Chance bieten
Kollegen die gemeinsam über Dokumenten sitzen und daran arbeiten
ECM und RPA: Informationsmanagement versus Automatisierung repetitiver Arbeitsschritte
Mit dem nscale Webclient können Sie von überall arbeiten, auch im Home-Office
Wie Technologie Ihnen helfen kann, effektiv zu kommunizieren, während Sie im Home-Office arbeiten
Person mit Laptop und Kaffeetasse auf dem Sofa
Welche Werkzeuge für die Projektarbeit im Home-Office unerlässlich sind
Frau mit Brille sitzt Zuhause mit einem Kaffeebecher in der Hand und ist am Arbeiten
Einfach ins Home-Office – aber wie?
Bild der Bahnhofsanzeige, dass aufgrund von Corona Abstand gehalten werden soll
Über die Folgen der spontanen Digitalisierung und Auswirkungen auf die Nach-Epidemie-Zeit
Mann sitzt arbeitend am Laptop
Ab in die Cloud!? Achtung: DSGVO-Falle!
Mann arbeitet mit seinem Laptop aus dem Home-Office
12 Tipps für das effiziente Arbeiten im Home-Office
Mann arbeitet mit seinem Laptop von Zuhause
Dokumente digital managen: Wie ein ECM die Arbeit im Home-Office unterstützt
Richter hält einen Hammer
DSGVO: EIM hilft, Strafzahlungen zu vermeiden
Vier Kollegen unterhalten sich
Was ist Workflow Management und wie kann ECM hierbei unterstützen?
Kollegen sitzen gemeinsam in einem Cafe und arbeiten von dort aus
New Work: Zukunftsmodell oder Illusion?
Frau steht mit verschränkten Armen da
Geschäftsgeheimnisgesetz: ECM hilft bei der Einhaltung
Kollegen in einem Büro
Realistisch oder Utopie: Wird das papierlose Büro eines Tages Wirklichkeit?
Eine Person, die ein Blatt Papier auf den Scanner legt
KI im Scanner: Wie Künstliche Intelligenz bei der Dokumentenklassifizierung unterstützt
Portraitfoto von Stefan Niemann
Wir wollen das einfachste EIM der Welt bieten
Kollegen die gemeinsam ein Projekt machen schauen auf eine Wand voller Notizzettel
DMS, ECM, EIM: Basics des Informationsmanagements
Ein Mann bedient sein Tablet
Reduzierung von Kosten durch digitales Vertragsmanagement
Finger zeigt auf ein Blatt mit Diagrammen drauf
Do you believe the Hype? Chancen und Grenzen von KI-Techniken beim EIM
Frau sitzt im Theater
Die Theater des Bühnenvereins Nord machen sich fit für die Digitalisierung
Kollegen schauen gemeinsam auf einen Laptop
Datenschutzexpertin: Wie EIM-Lösungen bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen
Ein Mann und eine Frau, die im Büro gemeinsam Ideen auf Post-Its schreiben
Die Personalakte und die DSGVO: Besser digital oder auf Papier?
Mehrere Kollegen, die gemeinsam in einem Büro sitzen
DSGVO: Wie eine EIM-Lösung bei der Umsetzung hilft
Fernglas, das eine Person in den Händen hält
Augmented Reality im Einsatz: Von Science Fiction zum Business-Standard
Zwei Frauen schauen gemeinsam auf kleine Notizzettel
Digitale Personalakte: Wichtiger Baustein der Digitalisierung
Mehrere Personen laufen durch ein Bürogebäude
IT-Trends 2019 – So sehen wir das laufende Jahr
Mann arbeitet an der Eingangsrechnungsverarbeitung
Auf E-Rechnung umstellen, aber wie? Digitalisierung richtig anpacken
Symbolisches Bild für barrierefreie Software
Barrierefreie Software für Unternehmen und Behörden: Anforderungen und Auswahlkriterien
Bild als Einleitung für E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung: Deswegen sind E-Mails Teufelszeug
Unternehmen arbeitet an seiner Eingangsrechnungsverarbeitung
Invoice Management: Mehr Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten, Senkung der Kosten
Mehrere Laptops, mit denen am Vertragsmanagement gearbeitet wird
Compliance-konformes Vertragsmanagement im digitalen Zeitalter
Stapel von Ordnern mit Papier
Trennung vom Papier: Archivierung mit TR-ESOR, TR-Resiscan, eIDAS, DSGVO
Bild zeigt eine CAD Planmanagement Zeichnung
Planmanagement: Wir verheiraten ECM mit CAD