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Digitalisierung lohnt sich für die öffentliche Verwaltung und für Unternehmen jeder Größe

Die Studie zum Digital Office Index 2020 stellt den derzeitigen Status der Einführung von Digitalisierung in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung dar.

Durch die E-Government-Ziel der Bundesregierung holen Behörden in der Umsetzung der internen Digitalisierung extrem auf. E-Rechnung und E-Akte sind Kernthemen der öffentlichen Verwaltung. So Empfangen insgesamt bereits 96 % der öffentlichen Verwaltung bereits E-Rechnungen. Einen ähnlich hohen Wert (91 %) haben nur große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern. Je kleiner das Unternehmen desto weniger Digitalisierung ist bereits umgesetzt. So empfangen ca. 48 % der Klein-Unternehmen Papier- und digitale Rechnungen zu gleichen Teilen. Dieser Wert hat sich seit 2016 marginal geändert (2016: 50 %). Ähnlich sieht es auch bei dem Rechnungsaustausch aus. Hier erstellen kleine Unternehmen mit bis zu 99 Mitarbeitern immer noch 37 % ihrer Rechnungen im Papierformat, obwohl E-Rechnungen in verschiedenen Formattypen (ZUGFeRD oder XRechnung) seit mehreren Jahren möglich sind. Bei großen Unternehmen liegt der papierbasierte Anteil nur noch bei 9 %. Hier konnten Unternehmen einen riesigen Schritt Richtung Digitalisierung des Rechnungsaustausches durchführen und haben nur noch einen Anteil von 9 % an Papierrechnungen. Jede zweite Rechnung wird bereits digital verschickt.

Woran mag das liegen? Im Grunde sind hier Unternehmen von ihrem ERP-System abhängig: Bieten ERP-Systeme keine digitale Rechnungserstellung an, kann der Anwender keine digitale Rechnung bereitstellen. Nur 29 % der kleinen Unternehmen setzen in der Materialwirtschaft digitale ERP-Lösungen ein. Dagegen haben nur knapp über 50 % der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter eine voll digitalisierte Materialwirtschaft für die Rechnungserstellung. Das spiegelt sich auch in anderen Bereichen wider:

 

Bitkom Digital Office Index 2020

Quelle: Bitkom Digital Office Index 2020

 

Welche Gründe sprechen gegen den Einsatz von digitalen Lösungen?

Unternehmen und öffentliche Verwaltung wissen, wie die Studie zeigt, dass sich die Digitalisierung positiv auf die Kundenzufriedenheit und auf die Performance der Verwaltungs- und Büro-Prozesse auswirkt. Dennoch zögern sie mit Investitionen. Die Hauptgründe dafür sind: 

  1. Zu hoher Investitionsbedarf – Dieser Grund ist von 2016 auf 2020 gestiegen.
  2. Trotz der regulatorischen Maßnahmen befürchten 65 % der befragten Unternehmen, dass sich der unberechtigte Zugriff durch die Einführung von Digitalisierung erhöht.
  3. Fachkräftemangel ist ein Hemmnis für die Investition in die Digitalisierung.
  4. Mehr als die Hälfte der Unternehmen wollen nicht in die Digitalisierung investieren, da sie einen Datenverlust befürchten.
  5. Bestehende regulatorische Bestimmungen – Die Bedeutung dieser Hürde hat sich fast verdoppelt (2016 bei 27 % / 2020 bei 53%).

Dennoch wollen 4 von 10 Unternehmen in Digitalisierung investieren. Dafür spricht Folgendes:

  1. Die hohen Investitionskosten amortisieren sich zügig durch die Umsetzung von optimierten und somit schnelleren Prozessen. 
  2. Dank eines detaillierten Rechtekonzepts sind Unternehmen mit zunehmender Digitalisierung vor unberechtigten Zugriffen von außen geschützt. 
  3. Standardlösungen, wie nscale SBS, sind schnell und einfach implementiert. Für die Einführung braucht es keine eigene große IT-Abteilung.
  4. Im Umgang mit digitalisierten Informationen und Dokumenten ist die Gefahr von Datenverlust weitaus geringer. Steht ein Backup zur Verfügung, so lässt sich ein Dokument schnell wiederherstellen. Mit Papier-Originalen gelingt das nicht.
  5. Regulatorischen Bestimmungen lassen sich ebenso digital umsetzen. 

 

Wie geht man nun vor?

Digitalisierung ist ein riesiges Feld. Eine ganzheitliche Digitalisierung ist nur in vielen kleinen Schritten möglich. Viele Unternehmen haben bereits ein ERP-System als Fachanwendung im Einsatz. Daneben existieren viele verschiedene andere Anwendungen die Unternehmen heute brauchen z. B. E-Mailsysteme, CRM-Systeme, HR-Anwendungen usw.

Da diese Anwendungen alle für ihre spezifischen Aufgaben gebraucht werden, existieren sie monolithisch nebeneinander.

Was nicht bedacht wird ist, dass alle dieses Systeme Informationen und Dokumente erzeugen, die genauso in verschiedenen proprietären Silos z. B. Abteilungslaufwerke abgelegt werden. Auch wenn ein ERP-System eine Dokumentenverwaltung (DMS oder Archiv) mitbringt, können dort die Mails und Attachments der E-Mail-Anwendung nicht abgelegt werden. Die Ausgangsrechnungen sind im ERP-Ablagesystem gespeichert, der Schriftwechsel und das Angebot liegen aber an anderer Stelle. 

Weitere Investitionen für Schnittstellenanpassungen, ggfs. RPA-Lösungen oder die Erweiterung von Ablagesystemen, die für die revisionssichere Archivierung nicht vorgesehen sind (z. B. Fileserver), sind erforderlich.

 

Fazit 

Wie kann Digitalisierung die Effizienz steigern und diese monolithische IT-Welt aufbrechen?

Ein Enterprise Information Management System (EIM) ist eine optimale Lösung, um alle Informationen zentral zur Verfügung zu stellen:

Der Einstieg in die Digitalisierung kann, mit einer zentralen Eingangsrechnungsverarbeitung verbunden, mit einer Geschäftspartner- oder Lieferanten- bzw. Kundenakte erfolgen. Gemäß der Studie haben bereits 45 % der Unternehmen ein digitales Finanz- und Rechnungswesen und 32 % der Befragten eine digitale Materialwirtschaft im Einsatz. Da stellt ein EIM die optimale Ergänzung zur Optimierung der Prozesse dar. Die Einrichtung einer solchen Lösung ist schnell gemacht und unterstützt die Anwender sofort.

Die Ceyoniq Technology GmbH bietet mit Ihren Einstiegslösungen der digitalen Kundenakte, der digitalen Vertragsakte, der digitalen Lieferantenakte und der digitalen Personalakte, Lösungen an, die in 2 Tagen lauffähig installiert sind und den gesetzlichen Bestimmungen, wie z. B. der Abgabenordnung oder dem Handelsgesetzbuch entsprechen. Aufbauend auf diesen Lösungen kann dann eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit automatischer Datenextraktion und Klassifizierung eingeführt werden. 

Diese Investition steigert nicht nur die Effizienz. Dank der Reduzierung von Verwaltungskosten um 25 % lässt sich auch die Mitarbeiterzufriedenheit um 27 % erhöhen.

Also starten Sie mit kleinen Schritten in die Digitalisierung der Behörden- oder Unternehmensprozesse.

Hier können Sie den Bitkom Digital Office Index 2020 kostenfrei downloaden:
 

Cover Bitkom Digital Office Index

Bitkom Digital Office Index 2020

Digitalisierung lohnt sich für die öffentliche Verwaltung und für Unternehmen jeder Größe