Angesichts einer immer komplexer werdenden Geschäftswelt ist Vertrauen gut, Kontrolle jedoch besser. Unternehmerisches Handeln basiert auf abgestimmten Rahmenbedingungen und gegenseitigem Vertrauen. Diese Kontrolle bieten Verträge. Jedoch nur dann, wenn sie auch auffindbar und die benötigten Informationen somit zuverlässig verfügbar sind. Unternehmer, die auf eine Lösung zum digitalen Vertragsmanagement verzichten, haben eines gemeinsam: sechs Probleme, die sie mit einer Lösung für das digitale Vertragsmanagement nicht hätten.
Eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg hin zu sinnvoll strukturierten und organisierten Prozessen im Unternehmen. Denn führende Systeme sorgen nicht nur für eine unkomplizierte Archivierung, sondern unterstützen auch aktiv bei der Prozesssteuerung. Zur strukturierten Ablage aller Daten und Dokumente kommen Funktionen wie detaillierte Berechtigungskonzepte oder eine zentrale Termin- und Fristenverwaltung. So ermöglichen Vertragsmanagementsysteme eine signifikante Kosten- und Zeitersparnis bei der Verwaltung und Bearbeitung von Vertragsdokumenten.
Unternehmen, die ihre Verträge nicht im Griff haben, müssen hingegen mit vielfältigen Nachteilen leben, die einzeln betrachtet schon zu erheblichen Problemen führen können. In Summe verstärkt sich der negative Einfluss nochmals und führt im Endeffekt zu einem fehleranfälligen Prozess. Natürlich unterscheidet sich die Gewichtung der jeweiligen Schmerzpunkte von Unternehmen zu Unternehmen. Die am meisten verbreiteten Sorgen, die Entscheidern in Firmen ohne digitales Vertragsmanagement Kopfzerbrechen bereiten, lassen sich aber in sechs Punkten zusammenfassen:
- finanzielle Einbußen
- keine aktuelle Version des Dokuments
- keine zentrale Fristenverwaltung und Ablagestruktur
- keine vollständigen Vertragsinformationen
- keine Einhaltung der steigenden Compliance-Anforderungen
- Medienbrüche
Die Fallstricke der analogen Vertragsverwaltung
Sowohl der Einkauf als auch der Vertrieb, die Rechtsabteilung sowie das Controlling und natürlich die Geschäftsführung: In all diesen Unternehmensbereichen spielt das Vertragsmanagement eine wichtige Rolle. Und in jedem dieser Bereiche gibt es vertragsrelevante Horror-Szenarien, vor denen es den Beteiligten graut. Ein softwaregestütztes Vertragsmanagementsystem schafft Abhilfe. Dass sich die Implementierung lohnt, zeigen die folgenden Erläuterungen.
Finanzielle Einbußen
Für Unternehmen, die ihre Verträge schlecht managen, lauern vielerorts Kostenfallen: So besteht das Risiko, dass Pflichten nicht eingehalten oder Zahlungsfristen verpasst werden, weil schlicht kein Überblick über die Vertragsdokumente und ihre Inhalte möglich ist. Die Folge sind häufig unangenehme Vertragsstrafen. Doch auch im umgekehrten Fall, in dem das betreffende Unternehmen selbst Dienste in Anspruch nimmt, kann es zu wirtschaftlichen Schäden kommen. Denn schließlich können Ansprüche auf Leistungen nur geltend gemacht werden, wenn auch klar ist, dass diese vereinbart sind.
Keine aktuelle Version des Dokuments
Ist die vorliegende Version des Vertrages auf dem neusten Stand? Oder gab es zwischenzeitlich Anpassungen? In Unternehmen, die Verträge auf althergebrachte Art und Weise verwalten, kann die Beantwortung dieser Fragen zur Herausforderung werden. Dabei ist die Information von größter Wichtigkeit, denn nur so wird klar, zu welchen Konditionen die Geschäftsbeziehung besteht.
Keine zentrale Fristenverwaltung
Eine andere Fragestellung, die im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagement häufig auftritt, ist die nach der Vertragslaufzeit und den damit verbundenen Fristen. Denn wer diese nicht kennt, läuft Gefahr, Kündigungstermine zu verpassen und dadurch nicht benötigte Dienste bis zum Ablauf der nächsten Frist weiter bezahlen zu müssen. Ebenso sind Zahlungsfristen Bestandteil vieler Verträge. Werden diese nicht eingehalten, drohen Säumniszuschläge. Möglicherweise sind auch bestimmte Zeiträume vereinbart, nach denen Konditionen neu verhandelt werden können. Ohne zentrale Fristenverwaltung ist allerhöchste Aufmerksamkeit und ein ausgeklügeltes Konzept nötig, um diese wichtigen Termine nicht zu verpassen. Die Wahrscheinlichkeit, dass hierbei doch einmal Fehler passieren, ist jedoch sehr hoch.
Keine vollständigen Vertragsinformationen
Wer nicht weiß, ob die Informationen, auf die zurückgegriffen wird, vollständig sind, ist nicht auskunftsfähig. Wenn offene Fragen intern nicht sofort geklärt werden können, ist das ärgerlich genug: Entscheidungen können nur verzögert getroffen werden, weil die benötigten Informationen zunächst mühsam gesammelt werden müssen. Mit noch weitreichenderen Konsequenzen ist aber zu rechnen, wenn Vertragspartner oder Behörden keine befriedigende Antwort erhalten: Schnell gerät man in Verzug und verliert an Reputation. Das ist nicht nur unangenehm, sondern kann zudem zu unnötigen Strafen führen.
Keine Einhaltung der steigenden Compliance-Anforderungen
Vor dem Hintergrund, dass Geschäftsbeziehungen immer komplexer werden, verwundert es nicht, dass auch das Vertragsmanagement immer aufwendiger wird. Das führt schnell zu Compliance-Verletzungen, seien es interne Regeln, die missachtet werden oder Vorschriften, die von externen Organisationen ausgehen. Eine hohe Transparenz auf Basis einer leistungsfähigen IT-Lösung erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien wie TransPuG, GoBS, KonTrag, Basel II, GmbHG, HGB oder dem Sarbanes-Oxley Act.
Medienbrüche
Medienbrüche sorgen für verzögerte und ineffiziente Verarbeitungsprozesse. Ohne softwaregestütztes Vertragsmanagement kommen sie jedoch häufig vor. Beispielhaft sei die parallele Bearbeitung eines Vertrages durch mehrere Mitarbeiter genannt: Während Mitarbeiter A bestimmte Passagen der Vereinbarung am Bildschirm ändert, druckt Mitarbeiter B das Dokument aus, um handschriftliche Korrekturen vorzunehmen. Schon dieser Medienbruch hat zur Folge, dass praktisch zwei verschiedene Verträge existieren. Sollen die handschriftlichen Notizen dann wieder in das digitale Dokument übertragen werden, sind Fehler sehr wahrscheinlich.
Vertragsmanagementsysteme vereinfachen den Arbeitsalltag
Unternehmen, die ein softwaregestütztes Vertragsmanagementsystem implementieren, profitieren von einer zentralen Ablage ihrer Verträge einschließlich aller Informationen und begleitender Geschäftskorrespondenz, die eine orts- und abteilungsübergreifende Verwaltung ermöglicht. Automatische Vertragsverlängerungen führen nicht länger zu ungeplanten Aktivitäten, sodass Kosten gesenkt und die Chancen erhöht werden, finanzielle Einsparungen zu realisieren.
