Direkt zum Inhalt
Menschen in Konferenzraum besprechen digitale Personalakte

Die digitale Personalakte – diese Vorteile bringt sie konkret

Die Arbeitswelt verändert sich, doch noch immer gilt: Letztlich sind es die Mitarbeiter, die über den langfristigen Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Doch entsprechende Fachkräfte zu finden, erfordert Aufwand und Zeit. Die dafür notwendigen Ressourcen stehen in der Personalabteilung zur Verfügung, wenn lästige Routineaufgaben automatisiert und der Datenschutz erleichtert werden. Mit einer digitalen Personalakte ist dies möglich.

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Fachkräfte sind Mangelware. Deshalb braucht es in der Personalabteilung Mitarbeiter, die sich voll und ganz auf das Aufspüren solcher Leistungsträger konzentrieren können. Doch wenn diese vollauf damit ausgelastet sind, Unterlagen strukturiert abzulegen, Informationen zu suchen oder Urlaubsanträge zu bearbeiten, bleibt für ein zielgerichtetes und erfolgreiches Recruiting keine Zeit übrig. Eine digitale Lösung kann hier helfen und bietet dabei zahlreiche Vorteile. Vor allem diese drei Gründe sprechen für eine digitale Lösung im Personalwesen:

  1. Zeit- und Kostenersparnis durch die Auflösung des Medienbruchs
  2. Zentrale und strukturierte Informationsablage
  3. Einhaltung der Compliance-Vorgaben

 

Zeit- und Kostenersparnis durch die Auflösung des Medienbruchs

Viele Personalabteilungen arbeiten hybrid: Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen sind, haben eine Papierakte. Neue Mitarbeiter sind schon digital erfasst. Personalabrechnungssysteme liefern ihre Daten nur noch digital an. Wenn die Kollegen fragen haben, müssen alle Informationen zusammengetragen werden. Urlaubsanträge werden teilweise per Mail und Word-Antrag verteilt, eine zentrale und strukturierte Ablage ist nicht möglich. Die Kommunikation mit neuen Kandidaten, die oft per Mail erfolgt, liegt in der Regel im Postfach eines Personalsachbearbeiters oder in einem speziellen Bewerbungsverzeichnis. Damit eine Abteilung alle Informationen über einen neuen Bewerber erhält, müssen wieder Mails hin und her geschickt werden.

Das muss nicht sein: Digitale Personalakten lösen den Medienbruch auf. Alle Datenformen (Papier, Office-Dokumente, Mails) können strukturiert abgelegt werden. Die Termine für ein Bewerbungsgespräch können in einer Personalakte mitverwaltet werden. Durch ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem kann jeder befugte Anwender auf die Daten zugreifen, auf die er zugreifen muss. Ein Selfservice ist realisierbar: Gehaltsabrechnungen können jedem Mitarbeiter abgegrenzt und zentral angeboten werden. Urlaubsanträge können über den Workflow einer digitalen Personalakte beantragt werden, sodass alle Informationen medienbruchfrei und zentral vorgehalten werden. Jeder Mitarbeiter hat zu jedem Zeitpunkt den Überblick über den Resturlaub und die Bearbeitung der Resturlaubsanträge.

 

Gebündelte Informationen für eine schnellere Bearbeitung

Doch auch ökonomische Faktoren spielen eine wichtige Rolle, wenn es um Argumente für eine digitalisierte Personalverwaltung geht. Denn: Zeit ist Geld. Und mit einer entsprechenden Lösung können Unternehmen beides sparen. In ihr sind alle Daten und Informationen zentral gespeichert. Dies ermöglicht es Mitarbeitern in der Personalverwaltung, ihre Prozesse zu optimieren. Bei der Erstellung eines Vertrages beispielsweise müssen die einzelnen Daten nicht länger von den verschiedenen Dokumenten der Bewerbung zusammengesucht werden, sondern sind auf einen Blick zu sehen.

Die digitale Personalakte bietet eine strukturierte Ablage aller Informationen, ob Papierdokumente, digitale Dokumente, Termine oder Bankdaten. Alle Informationen können zentral abgerufen werden. So kann der Vertrag am Arbeitsplatz erstellt werden und auf einem mobilen Endgerät zusammen mit dem Mitarbeiter unterschrieben werden.

Durch Vertragsvorlagen, die zentral abgestimmt und freigegeben werden, kann, wie in einem Baukastensystem, der richtige Vertrag für die richtige Person mit wenigen Klicks erstellt werden. Dadurch wird die Personalsachbearbeitung entlastet und die Effizienz gesteigert.

Alle Personalakten, die in Papier vorliegen, können bei Bedarf digitalisiert und strukturiert abgelegt werden. Durch Volltextsuchmöglichkeiten ist der Zugriff auf diese Informationen, obwohl sie älter sind, effizient möglich. Damit können bereits digitale Personalinformationen und Papierakten zusammengeführt werden, ohne den Arbeitsablauf in der Personalabteilung zum Stoppen zu bringen.

 

Compliance ist Pflicht

Ein wichtiger Aspekt, der in Personalabteilungen oftmals zeitliche Ressourcen bindet, ist der Datenschutz. Schon bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter beginnt es: Zahlreiche Bewerbungen von mehr oder weniger passenden Kandidaten gehen ein. Alle Schreiben enthalten persönliche Daten – angefangen bei der Adresse und den Kontaktdaten bis hin zu etlichen Informationen, die in einen Lebenslauf gehören. 

Gleichzeitig gilt das Prinzip der Datensparsamkeit. Dies bedeutet, dass Daten nur dann aufbewahrt werden sollten, wenn sie wirklich benötigt werden. Beispielsweise müssen Informationen über einen Bewerber, der definitiv nicht in die engere Auswahl kommt, gelöscht werden. Eine digitale Personalakte bietet dafür eine entsprechende Funktion. Damit ist sichergestellt, dass keine unerlaubten Daten verbleiben. 

Doch auch wenn ein Bewerber schließlich zum Mitarbeiter wird, unterliegen seine Daten einem Schutz. Eine digitale Personalakte sorgt nicht nur für eine revisionssichere und transparente Archivierung, sondern bietet auch die Möglichkeit, zu konfigurieren, wer auf die Daten Zugriff hat. Dies ist zum einen der Mitarbeiter selbst. Hinzu kommen die für die Lohnbescheide und die Personalführung verantwortlichen Mitarbeiter und die Geschäftsführung. Dank eines strukturierten Rechte- und Rollenkonzeptes können berechtige Personen wie etwa die Vorgesetzten auf diese Daten zugreifen. 

 

Alle Potentiale bestens nutzen

Viele Mitarbeiter haben spezielle Fähigkeiten, die über ihren eigentlich zentralen Aufgabenbereich hinausgehen. So können manche Arbeitnehmer mit besonderen Fremdsprachenkenntnissen aufwarten, andere haben eine Weiterbildung im Managementbereich absolviert oder kennen sich mit grafischer Gestaltung aus. Diese Skills können bei vielen Projekten hilfreich sein und sollten deswegen nicht unbeachtet bleiben. Vielmehr sollten für entsprechende Aufgaben schnell Teams gebildet werden können, die möglichst viele hilfreiche Fähigkeiten verbinden. Sind diese jedoch in einer papierbasierten Personalakte hinterlegt, ist dies eine schwere Aufgabe. 

Um keine Potentiale zu verschenken, muss jede Akte einzeln durchgeblättert werden. Doch dort finden sich die Informationen nicht in einem vorgegebenen Dokument, sondern sie können an verschiedenen Stellen hinterlegt sein, etwa dem Lebenslauf oder in Bescheinigungen für Fortbildungen. Dies macht die Suche nicht nur zeitaufwändig, sondern birgt auch die Gefahr, Fähigkeiten zu übersehen und Skills in den eigenen Reihen ungenutzt zu lassen. 

Die Nutzung einer digitalen Personalakte löst dieses Problem. Hier können wichtige Fähigkeiten in Skillmanagement-Metadaten hinterlegt werden, sodass sie schnell gefiltert werden können. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit der Index- oder Volltextsuche, bei der das Bewerbungsschreiben, Fortbildungsnachweise und ähnliche Dokumente nach Schlagworten durchsucht werden können. Dies führt nicht nur zu kompetenteren Projektgruppen, die bestens ausgerüstet sind. Gleichzeitig sind Unternehmen seltener auf externe Dienstleister angewiesen, wenn auf eigene Ressourcen zurückgegriffen werden kann. Darüber hinaus ergibt sich eine positive Wirkung auf die Mitarbeiter. Sie fühlen sich geschätzt, weil sie all ihre Fähigkeiten einbringen können.

 

Fazit

Eine digitale Personalakte bietet für Mitarbeiter und Geschäftsführung gleichermaßen zahlreiche Vorteile: Schnellere sowie unbürokratische Prozesse, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglichen Unternehmen den Fokus auf ihr eigentliches Kerngeschäft. Nicht zuletzt profitieren sie von einer positiven Außendarstellung. So bleiben Unternehmen nicht nur wettbewerbsfähig, sondern sind auch in Zeiten des Fachkräftemangels als gefragter Arbeitgeber personell bestens aufgestellt. 
 

Mockup Broschüre Digitale Personalakte nscale

 

Zur nscale Personalakte Broschüre

Die digitale Personalakte – diese Vorteile bringt sie konkret
Einfach ins Home-Office – aber wie?

Ganz schnell Home-Office-Lösungen schaffen, um Mitarbeiter vor dem Corona-Virus zu…

E-Akte der Ceyoniq Technology: Land Berlin führt nscale eGov ein

Elektronische Aktenführung für mehr Effizienz und Bürgernähe: Rund 70.000 Nutzer in…

Wie digital ist mein Unternehmen? Bitkom veröffentlicht Reifegradmodell

Vier Themenfelder, 12 Kriterien, 24 Fragestellungen: Mehr braucht es nicht, um…

DSGVO: EIM hilft, Strafzahlungen zu vermeiden

Seit Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft.