Unbürokratisch, eigenständig, schnell: Gerade kurzlebige Güter werden in den meisten Unternehmen dezentral eingekauft. Doch fehlt es bei diesem Vorgehen oft an Übersichtlichkeit. Und mit steigender Anzahl an Bestellungen wächst dieses Problem noch. Eine digitale Lieferantenakte und eine workflowgestützte Freigabe können hier helfen.
Zentrale oder dezentrale Beschaffung? Eine Entscheidung, die Unternehmen für Ihre Bestellprozesse treffen müssen. Meist ist ausschlaggebend, wie langlebig Güter sind und auch, welche Kosten sie verursachen. Größere Anschaffungen übernimmt zumeist die Einkaufsabteilung, das bedeutet, sie werden zentral organisiert. Im Einkauf werden Angebote verglichen und gute Konditionen mit Lieferanten verhandelt. Neben positiven Aspekten wie Kosteneinsparungen besitzt die zentrale Beschaffung auch Nachteile, wie zum Beispiel einen langen Verarbeitungsweg.
Diesen langen Weg für die Beschaffung beispielsweise von Stiften oder einer fehlenden Schraube zurückzulegen, ist wenig effizient. Deswegen werden solche Güter meist dezentral beschafft. Dabei bestellen die Verantwortlichen einer Abteilung oder eines Standortes die benötigten Waren selbstständig. In einigen Unternehmen ist dafür festgelegt, an welche Lieferanten sich die Mitarbeiter wenden sollen. Das kann ein bestimmter Online-Shop oder ein spezieller Hersteller sein. So gelingt die Bestellung schnell und einfach ohne lange Recherche.
Große Unternehmen setzen eher auf dezentrale Beschaffung
Soweit die Theorie. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen konkret aus? Auskunft darüber gibt die Studie „Digitales Eingangsrechnungsmanagement – Papier ade“, die die IT-Berater von techconsult durchgeführt haben. Die Mehrheit der befragten Unternehmen, nämlich 67 Prozent, setzt bei langlebigen sowie kostspieligen Gütern auf eine zentrale Beschaffung. Das restliche Drittel sieht in einer dezentralen Beschaffung vor allem den Vorteil der individuellen Marktnähe.
Weniger eindeutig fällt das Ergebnis bei kurzlebigen Gütern aus. Mit 54 Prozent setzt mehr als die Hälfte der Unternehmen auf eine dezentrale Beschaffung. Besonders interessant in diesem Zusammenhang: Je größer ein Unternehmen ist und je mehr Standorte es hat, desto verbreiteter ist die dezentrale Beschaffung. Gerade bei vielen Standorten nimmt aber die Unübersichtlichkeit und Intransparenz zu.
Mit einer digitalen Lieferantenakte kann dem jedoch entgegengewirkt werden. Denn: Führende Lösungen sammeln alle für den Vorgang relevanten Informationen und halten sie für die weitere Bearbeitung bereit. Darüber hinaus bieten digitale Dokumente die Möglichkeit, die Freigabe workflowbasiert zu gestalten und den Prozess so deutlich zu beschleunigen.
Zentrale Plattform für mehr Überblick
Der Ablauf bei einer dezentralen Beschaffung ist von der Bestellung bis zur Lieferung denkbar einfach und soll hier beispielhaft beschrieben werden: Nachdem ein Mitarbeiter den Bedarf von Gütern festgestellt hat, wendet er sich an den Verantwortlichen seiner Abteilung. Dieser wiederum nimmt Kontakt mit dem entsprechenden Lieferanten auf und tätigt die Bestellung. Das zugehörige Bestellformular wird als Beleg gesichert. Bei der Lieferung wird mit diesem Formular die Vollständigkeit überprüft. Lieferschein und Bestellformular befinden sich zu diesem Zeitpunkt in der Abteilung, die bestellt hat und an die die Lieferung gehen sollte. Die Rechnung hingegen landet bei der Buchhaltung, die sich womöglich an einem anderen Standort befindet.
Ohne eine entsprechende Lösung müssen die Dokumente, also Lieferschein und Bestellformular, zur Rechnungsprüfung an die Buchhaltung geschickt werden. Dies passiert per E-Mail oder per Post. Je größer ein Unternehmen und je mehr Standorte Arbeitsmittel dezentral beschaffen, desto größer wird die Flut an versendeten Dokumenten. Den Überblick zu bewahren und die zugehörigen Dokumente stets der richtigen Bestellung zuzuordnen, wird zunehmend schwerer.
Zudem besteht die Gefahr, dass einzelne Dokumente verloren gehen. Vor der Zahlungsfreigabe muss die Rechnung noch einmal geprüft werden. So einfach der Bestellvorgang selbst durch die dezentrale Organisation gewesen sein mag, so komplex ist der Rechnungsprüfungsprozess.
Mit einer digitalen Lösung sieht es anders aus. Denn mit ihr werden die Dokumente und Daten auf einer zentralen Plattform gespeichert, auf die von jedem Standort aus zugegriffen werden kann. Nach erfolgter Bestellung wird das entsprechende Formular in der Bestellakte archiviert. Diese wiederum ist Teil der Lieferantenakte, die alle Bestellungen bei einem Lieferanten enthält.
In eben dieser Bestellakte wird nach erfolgter und korrekter Lieferung auch der Lieferschein abgelegt. Wenn nun die Rechnung eingeht, kann die Buchhaltung auf diese Akte zugreifen. Verwechslungen oder falsche Zuordnungen von Rechnungen sind so deutlich weniger wahrscheinlich, da alle Bestellungen in der Lieferantenakte sichtbar sind. Zudem ist die Prüfung problemlos möglich, denn alle Daten sind verfügbar.
Sicher und komfortabel
Ein weiterer großer Vorteil einer digitalen Lösung ist die Möglichkeit, einen automatisierten Workflow zur Freigabe zu nutzen. Nach der formalen Prüfung gemäß den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG), die die Software unterstützt, sorgt der Workflow dafür, dass alle Beteiligten die Rechnung prüfen können und anschließend zeitnah die Zahlung erfolgt. Dabei greifen alle Beteiligten über eine zentrale Plattform auf die Dokumente zu.
Die Rechnung und der Zahlungsbeleg sind somit revisionssicher archiviert, wobei die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Damit sind alle Vorgänge während des gesamten Ablaufs von der Beschaffung bis zur Zahlung, vollständig Transparent.
Auch für nachfolgende Beschaffungsprozesse ergeben sich Vorteile. So kann bei regelmäßig benötigtem Büromaterial auf vergangene Bestellungen zurückgegriffen werden. Ein Beispiel: Werden an einem Standort neue Notebooks benötigt, kann es viel Zeit kosten, das möglichweise äußert umfangreiche Sortiment eines Online-Shops zu durchstöbern. Solange die Mitarbeiter mit den bisher genutzten Endgeräten zufrieden waren, kann in der Lieferantenakte nach der letzten Bestellung gesucht werden.
Dort finden sich die genaue Bezeichnung sowie die Artikelnummer, die in den meisten Fällen übernommen werden kann. Gleiches gilt auch für wesentlich komplexere Güter, wie beispielsweise Ersatzteile für Maschinen, bei denen exakte Formen und Maße berücksichtigt werden müssen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern macht regelmäßige Bestellvorgänge um ein Vielfaches einfacher und komfortabler.
Fazit
Die dezentrale Beschaffung bietet Unternehmen viele Vorteile. Allerdings kann gerade bei einer großen Anzahl an Rechnungen der Überblick verloren gehen. Dem wirkt eine digitale Lösung entgegen, bei der alle Dokumente auf einer zentralen Plattform gespeichert werden. Darüber hinaus ermöglicht sie Zeitersparnisse und sichert zugleich eine revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung.
