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TR-RESISCAN – Ersetzendes Scannen

Informationen einzuscannen, um sie anschließend digital vorliegen zu haben, ist für verschiedene Unternehmensprozesse sinnvoll. Nichtsdestotrotz werden die originalen Papierdokumente häufig zusätzlich aufgehoben.

Dies ist bei Einhaltung der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN) zum sogenannten „ersetzenden Scannen“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nicht mehr notwendig. Mit Einhaltung der Richtlinie können die originalen Papierdokumente nach der Digitalisierung ruhigen Gewissens vernichtet werden, bestätigen die digitalen Dokumente doch in diesem Fall die Kriterien der Echtheit und Unveränderlichkeit.

Ziel der TR-RESISCAN ist es, Anwendern in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe zu dienen, sobald es sich neben dem Einscannen von Papierdokumenten auch um die anschließende Vernichtung handelt. Der Leitfaden betrifft besonders solche Anwendungen, in denen gesetzliche oder anders begründete Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen, wenn das Original vernichtet werden soll.

Die Richtlinie formuliert technische, personelle und organisatorische Anforderungen an die Ausgestaltung des Scanprozesses und Empfehlungen, die den Beweiswert des Scanproduktes erhalten sollen. Kryptografische Maßnahmen, die die Integrität und Authentizität gescannter Dokumente sicherstellen können, sind dabei von zentraler Bedeutung.

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