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Elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem – VBS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der elektronischen, datenbankgestützten Verwaltung von Dokumenten in elektronischen Akten und Vorgängen. Darauf aufbauend wird in verschiedenen Lösungsansätzen ein elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem eingeführt. Mit einem DMS wird der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes von der Erstellung bis zur Archivierung abgebildet. Mit einem Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) werden auf Grundlage elektronischer Akten Kenntnisnahmen oder Mit- und Schlusszeichnungen zu elektronischen Dokumenten eingeholt. Der aktuelle Bearbeitungsstatus und der Geschäftsgang sind jederzeit nachvollziehbar. Mit der Einführung eines elektronischen Vorgangsbearbeitungssystems werden Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt und die Effektivität der Verwaltungsabläufe nachhaltig erhöht. Fertige Lösungen existieren z. B. für die Vertragsakte, Projektakte, Rechnungseingangsbearbeitung, Personalakte und vielen mehr. Ein elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem unterstützt ein effizientes Management von Geschäftsprozessen und liefert darüber hinaus eine revisionssichere Ablage in einem zentralen Archivsystem im Zusammenspiel mit einem DMS.

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