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Mann sitzt im Park mit seinem Laptop auf dem Schoß und genießt die mobile Arbeit

Hürden der mobilen Arbeit – So gelingt der Digital Workspace

Bye, bye klassisches Büro. Von der Möglichkeit, unabhängig von Standort, Zeitpunkt oder Endgerät arbeiten zu können, haben in den vergangenen Monaten zahlreiche Beschäftigte in Deutschland Gebrauch gemacht. Gezwungenermaßen. Was anfangs nur die Reaktion auf eine Krisensituation war, entpuppte sich für viele als Chance, flexibler, innovativer und effizienter zu arbeiten. Die Folge: Mehr und mehr Unternehmen möchten Digital Workspaces bieten, um attraktiv für Bewerber zu bleiben. Doch auf dem Weg dorthin gilt es, gewisse Hürden zu meistern.

Der Abschiedsgruß an das klassische Büro stellt sicher eine Überspitzung dar, denn auch in Zukunft wird es noch seine Berechtigung behalten. Dennoch ist davon auszugehen, dass der Trend hin zur mobilen Arbeit Bestand haben wird. Aus gutem Grund: Ein entsprechend ausgerüsteter Digital Workspace bietet eine Reihe von Vorteilen für Arbeitnehmer und -geber. So können mithilfe digitaler Tools wertvolle Ressourcen eingespart werden. Etwa indem wiederholt anfallende Routineaufgaben von intelligenten Lösungen automatisiert bearbeitet werden, sodass mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben bleibt. 

Die Arbeit in virtuellen Teams fördert den Austausch unter den Mitgliedern und dadurch die Entstehung neuer Ansätze und Ideen. Hinzu kommt die gewonnene Freiheit, die Arbeitszeit flexibel einzuteilen und individuelle Arbeitsmodelle zu nutzen. Diese Freiheit gehört heute zu den Anforderungen, die junge Talente an einen potenziellen Arbeitgeber stellen. Umgekehrt profitieren die Unternehmen von einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit, die sich positiv auf die Produktivität auswirkt.
 

Mobile Work: Herausforderungen

Die Entscheidung, mobiles Arbeiten zu ermöglichen, sollte also grundsätzlich leichtfallen. Dennoch gilt es, sorgfältig und planvoll vorzugehen. Bestimmte Hürden können bereits im Vorfeld antizipiert und bei der Umsetzung eingeplant werden. Über die Folgen der spontanen Digitalisierung im Zuge der Covid-19-Krise wurde an dieser Stelle bereits berichtet. Doch welche Herausforderungen bringt ein solches Projekt grundsätzlich, also unabhängig von Spontaneität und Krisensituation, mit sich?

Es gibt mehrere Hürden, die bei der Einrichtung von mobilen Arbeitsplätzen überwunden werden müssen. Sie lassen sich aufteilen in Herausforderungen technischer Art und solchen, die das Mindset betreffen. Mit Blick auf die Technologie müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden:

  • Aktualität der vorhandenen IT-Infrastruktur
  • Paralleler Einsatz inkompatibler Lösungen in verschiedenen Unternehmensbereichen
  • Fehlender Überblick über passende Software-Lösungen
  • IT-Sicherheit
  • Fehlende Kapazitäten für die praktische Umsetzung
     

Unternehmen, die beste Ergebnisse von ihren Beschäftigten erwarten, müssen sie mit leistungsfähigen Werkzeugen ausstatten. Diese stellen entsprechend hohe Anforderungen an die IT, auf der sie laufen. Es gilt also, die benötigte Infrastruktur zu schaffen.

Damit der Digital Workspace unternehmensweite Projekte effektiv abbilden kann, braucht es eine einheitliche Lösungslandschaft. Nutzt der Vertrieb etwa eine andere Software für das Vertragsmanagement als etwa die Personalabteilung, steht dies bereichsübergreifenden Workflows entgegen. Die erhoffte Effizienz bei der Erledigung der anfallenden Aufgaben bleibt aus.
 

IT-Sicherheit berücksichtigen

Sind diese Grundvoraussetzungen im Unternehmen erfüllt, stellt die Auswahl einer passgenauen Lösung eine weitere Hürde dar. Schließlich existiert ein großes Angebot an Systemen, die häufig gleichwertige Funktionen bieten. Es braucht Vergleiche, doch in vielen Fällen sind IT-Fachkräfte bereits mit ihren täglichen Aufgaben ausgelastet. Die Zeit für einen ausführlichen Auswahlprozess fehlt.

Die Security-Anforderungen eines stationären Arbeitsplatzes unterscheiden sich deutlich von denen eines digital Workspace. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig ein höheres Risiko für die IT-Sicherheit. Zuverlässige Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sowie die zentrale Aufbewahrung von unternehmenskritischen Daten sind beispielsweise eine wichtige Basis, um auch außerhalb des Büros sicher arbeiten zu können.

Schließlich stellt die praktische Umsetzung eine Hürde dar, die nicht unterschätzt werden darf. Die Verknüpfung aller benötigten Systeme kann komplex und zeitaufwendig sein, wenn ein Unternehmen nicht über die nötige Erfahrung auf diesem Gebiet verfügt. Daher sollten sie auf externe Berater setzen, die die IT-Abteilung über den ganzen Digitalisierungsprozess hinweg begleiten und unterstützen. So werden Modernisierungsprojekte nicht zu langwierigen Baustellen, was die Akzeptanz und schließlich den Erfolg der Transformation gefährdet.  


Verändertes Mindset

Der Digital Workspace zeichnet sich jedoch nicht nur dadurch aus, dass die Beschäftigten mit passender Hard- und Software ausgestattet werden, also praktisch einen mobilen Schreibtisch erhalten. Auch die Art der Zusammenarbeit ändert sich und setzt den Willen zur digitalen Transformation voraus. Denn die besten Tools zur Unterstützung einer reibungslosen standortübergreifenden Zusammenarbeit verfehlen ihre Wirkung, wenn sie wenig akzeptiert und deshalb kaum genutzt werden. Was es braucht, ist ein gutes Change-Management. 
Dazu gehören:

  • die vollumfängliche Unterstützung des Projekts durch die Führungsebene
  • die Entwicklung einer Fähigkeitsvision
  • eine fortwährende Kommunikation zum Projektfortschritt und eventuellen Hemmnissen
  • die Berücksichtigung der Mitarbeiter-Bedürfnisse


Auch wenn das mobile Arbeiten viele Vorteile und Verbesserungen für die gesamte Belegschaft bringt, bedeutet dies nicht, dass ein entsprechendes Projekt zwangsläufig auf Begeisterung stößt. Für viele Beschäftigte ergibt sich zunächst eine Unsicherheit darüber, wie sich die Veränderungen auf ihre Arbeitsroutine auswirken. Diese Unsicherheit kann zu einer grundsätzlichen Ablehnung führen.

Um dies zu vermeiden, gehört es zu einem zielführenden Change-Management, Führungskräfte von Anfang an einzubinden und vom Nutzen des Digital Workspace zu überzeugen. Denn nur wenn sich Vorgesetzte glaubhaft mit dem Projekt identifizieren, können sie auch die einzelnen Mitglieder ihres Teams dafür begeistern. Ebenso müssen „von oben“ Bedingungen geschaffen werden, die Change ermöglichen. So muss beispielsweise Zeit für das Erlernen des Umgangs mit den neu eingeführten Lösungen eingeplant werden.


Anwender im Blick

Wichtig für einen gelungenen Change-Prozess ist die Definition eines lohnenswerten Zieles, dass angestrebt wird. In Bezug auf den Digital Workspace könnte eine solche Fähigkeitsvision etwa die zentrale und standortübergreifende Verfügbarkeit aller relevanten Informationen sein, die die Zusammenarbeit verbessert und eine freiere Einteilung der Arbeitszeiten erlaubt. Beschäftigte, die diese Vision teilen, werden Verzögerungen im Projektablauf eher akzeptieren und mit Verständnis reagieren.

Voraussetzung hierfür ist eine transparente und stetige Kommunikation zwischen der Projektleitung und den Beschäftigten. Wenn die nächsten Schritte sowie ein Zeithorizont für deren Bearbeitung bekanntgegeben, Zwischenergebnisse geteilt und Rückschläge offen kommuniziert werden, wird der Eindruck vermieden, dem Wandel ohnmächtig ausgesetzt zu sein. Stattdessen haben Beschäftigte die Chance, sich einzubringen und Lösungsvorschläge zu machen. Denn Angestellte besitzen häufig einen großen Erfahrungsschatz aus der täglichen Arbeit und kennen die jeweiligen Anforderungen genau.

Des Weiteren werden auf diese Weise die Bedürfnisse der Beschäftigten und Abteilungen deutlich und können bei der Umsetzung berücksichtigt werden. Auch hierdurch wird die Akzeptanz für Veränderungen gestärkt, vor allem werden jedoch Fehlinvestitionen vermieden, die bei der Anschaffung einer Software anfallen, die am Bedarf der Belegschaft vorbeigeht.


Zukunftsgerichtete Unternehmensführung

Dem Digital Workspace gehört die Zukunft. Unternehmen, die auch künftig attraktiv für junge Talente und ausgewiesene Fachkräfte bleiben möchten, müssen jetzt entsprechend handeln. Digitalisierungsprojekte lohnen sich, bedeuten jedoch auch einen gewissen Aufwand. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, sorgfältig und strukturiert vorzugehen, statt spontan und überstürzt zu handeln. Und schließlich müssen die Mitarbeiter im Zuge der Einführung von Digital Workspaces miteinbezogen werden. Denn um sie und ihre täglichen Arbeitsroutinen geht es letztendlich.

 

nscale im Home-Office

 

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