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Mann sitzt am Laptop und liest eine Rechnung

Digitaler Posteingang: Kanäle strukturieren, Chaos vermeiden

Sei es von Kunden oder von Geschäftspartnern: Jedes Unternehmen erhält über eine Vielzahl von verschiedenen Kanälen wichtige Informationen. Weil diese in elektronischer Form eingehen, ergibt sich teils die Erwartungshaltung, dass eine prompte Antwort erfolgt. Doch zunächst stellt der Informationseingang über verschiedene Kommunikationskanäle viele Unternehmen vor große Herausforderungen, da die Daten unstrukturiert eingehen und somit nur schwer weiterverarbeitet werden können. Die Folgen sind Informationsverlust, falsche Entscheidungen und lange Prozesslaufzeiten.  

Es ist noch gar nicht so lange her, dass es für Unternehmen neben dem klassischen Briefversand keine Alternative zum Austausch von Dokumenten gab. Das hat sich grundlegend geändert. Heute gelangen Informationen per Mail, über Filehoster, per Portale, über interne Systeme und natürlich auch weiterhin als Brief in die verschiedenen Abteilungen. Die neue Vielfalt birgt die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Folgende Fehlerkette ergibt sich Tag für Tag in zahlreichen Unternehmen:

  • Informationen gelangen über unterschiedliche Eingangssysteme ins Unternehmen, dadurch entsteht 
  • Chaos im Posteingang, was zur Folge hat, dass 
  • Mitarbeiter den Überblick über die verschiedenen Daten verlieren. Aus den Daten sind noch keine Informationen geworden, nur weil sie im Posteingang sind. Denn
  • nun müssen die Datenformen gesichtet und bearbeitet werden.

 

Diese Kette verursacht Reibungsverluste, die sich auf die Effizienz auswirken und so den gesamten Unternehmenserfolg gefährden. Hier gibt es Handlungsbedarf: Trotz der zahlreichen, unterschiedlichen Wege, auf denen Informationen heute ein Unternehmen erreichen, gilt es, die Ordnung zu erhalten. Verpasste Termine, unbeantwortete Nachrichten oder wiederholte Nachfragen zum selben Thema sind sonst auf Dauer unvermeidbar. Das Problem liegt nicht nur im eigenen Unternehmen – der mangelnde Überblick über die Geschäftsabläufe schlägt sich auch in der Außendarstellung nieder. Schnell kommt bei Kunden und Geschäftspartnern der Eindruck von mangelnder Organisation oder fehlender Kompetenz auf. Abhilfe kann eine digitale Enterprise Information Management Lösung (EIM) schaffen, die das Input Management integriert und es ermöglicht, die Daten strukturiert abzulegen.

 

Frau sitzt auf dem Boden und sortiert Papier-Rechnungen

 

Lösung zur Bündelung verschiedener Kommunikationskanäle

Ein solches System unterstützt bei der optimierten Verarbeitung des Posteingangs: Mit der Erfassung von Daten aus verschiedensten Quellen, von einer E-Mail, über die analoge Post bis hin zum Messenger, bringt das EIM Ordnung ins Chaos. Ob die Daten strukturiert oder unstrukturiert eingehen, ist dabei nicht von Bedeutung. Sämtliche Kanäle werden gebündelt, von unstrukturiert in strukturiert gewandelt und standardisiert verarbeitet. 

Die Lösung geht dabei weit über das schlichte Erfassen der Informationen hinaus. Die eingegangenen Daten werden mit weiteren Daten angereichert z. B. mit Stammdaten zu Geschäftspartnern. Automatische Klassifikationslösungen erkennen um welchen Sachverhalt es sich handelt, sodass der richtige Prozess gestartet werden kann. Damit ist der erste Schritt getan: Aus Daten sind Informationen geworden. Diese Informationen werden automatisch der zuständigen Stelle zugewiesen. Für die Bearbeitung liegen diese Eingangsdokumente bereits am richtigen Ort, etwa in einer Geschäftspartnerakte, Rechnungsakte oder Vertragsakte. Hier finden sich auch bereits abgelegte Informationen zum entsprechenden Vorgang. Die zuständigen Mitarbeiter sind also entscheidungsfähig und können direkt mit der Bearbeitung starten.

Die größten Mehrwerte, die das Input Management einem Mitarbeiter an dieser Stelle bietet, sind Sicherheit und Transparenz. Diese werden durch klare Zuständigkeiten und ein konsistentes Informationsmanagement erreicht. Damit sind Arbeitsvorgänge und -aufträge jederzeit übersichtlich und unmittelbar erkennbar. Unterstützung bietet auch der systemgestützte automatische Start von Workflows, beispielsweise bei Bestellungen, Rechnungen oder dem Abschluss neuer Verträge. So bleibt nichts liegen und Umwege im Verarbeitungsprozess werden gespart. Eine deutliche Entlastung und Effizienzsteigerung. 

 

Lösung für das Management der Eingangskanäle spart Zeit und Kosten

Dass die Verteilung der Eingangspost digital und automatisiert abläuft, trägt nicht nur zur Beschleunigung der Bearbeitung bei. Dadurch, dass keine Arbeitskraft zur Erledigung der Aufgabe nötig ist, können Kosten eingespart werden und die frei gewordene Zeit für wichtigere Arbeiten genutzt werden. Dass mit dem digitalen Posteingang auch an anderer Stelle schnellere Abläufe möglich sind, zeigt sich beispielsweise, wenn es darum geht, einen Überblick über bestimmte Themenkomplexe zu gewinnen. Der zentrale Posteingang stellt alle Dokumente strukturiert und, zur Wahrung der DSGVO-Richtlinie, im Rahmen eines Berechtigungskonzeptes mit vorgefertigten Rollen zur Verfügung. Somit ist ein Zugriff auf alle für einen Arbeitsgang relevanten Daten möglich: an einem Ort und ohne das System wechseln zu müssen. Dadurch werden die Durchlaufzeiten verkürzt.

 

Den Zeichen der Zeit angemessen begegnen

Die Tendenz ist eindeutig: Das Angebot an Kommunikationstechnologien wird weiter wachsen, wodurch sich die aktuellen Herausforderungen noch verstärken. Ein souveräner Umgang mit dem Omnichannel wird für Kunden zunehmend ein Aspekt sein, der sich positiv auf die Geschäftsbeziehung auswirkt. Mit einer digitalen Lösung für den Posteingang sind Unternehmen bestens für diese Herausforderungen gerüstet – strukturiert, automatisiert, ohne Medienbruch.
 

 

Andreas Ahmann und Caroline Illhardt im Podcast zum Thema Posteingang

 

Unser Podcast zum Thema Posteingang

Digitaler Posteingang: Kanäle strukturieren, Chaos vermeiden