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Archivierung

Rechtssicher archivieren

nscale ermöglicht compliance-konforme digitale Archivierung.

Revisionssichere Aufbewahrung digitaler Dokumente

Die voranschreitende Digitalisierung und die damit verbundene elektronische Dokumentenverarbeitung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile von Kosteneinsparungen über Effizienzsteigerung bis hin zu steigender Transparenz. Um diese Potentiale vollends auszuschöpfen, müssen Sie auch verschiedene gesetzliche Anforderungen einhalten. Wenn Papierdokumente gescannt werden, müssen sie revisionssicher abgelegt werden. Dies ist gewährleistet, wenn bei endgültiger Speicherung sichergestellt ist, dass das Dokument weder verloren geht noch verändert wird. Diese Anforderungen können Sie mit dem nscale Storage Layer realisieren. Außerdem ist diese Lösung die zentrale Schnittstelle zu allen Speichersystemen.

Der nscale Server Storage Layer verwaltet die physikalische Ablage des Dokumentes auf dem Speichermedium. Dabei werden beliebige Datenobjekte entgegengenommen und mit einer eindeutigen Dokumenten-ID gekennzeichnet. Über diese ist das Originaldokument jederzeit abrufbar. Es spielt keine Rolle, auf welchem Speicher-Backend und mit welcher Zusatzverarbeitung die Daten abgelegt wurden: Der Anwender kann jederzeit über die gewünschten Informationen verfügen. Mit dem nscale Server Storage Layer können darüber hinaus unterschiedliche Speichermedien zur Archivierung parallel verwaltet werden. Zu vielen Speichersystemen (z. B. NetApp, EMC, AMAZON S3, Hitachi usw.) bietet der nscale Server Storage Layer zertifizierte Standardkonnektoren an.

Single-Instance-Verfahren

Auch ein digitaler Fingerabdruck oder die Speicherung per Single-Instance-Verfahren können jederzeit leicht hinzugefügt werden. Damit verhindern Sie die doppelte Ablage von Dokumenten auf Speicherebene. Der Anwender bekommt davon nichts mit, denn diesen Prozess organisiert der nscale Server Storage Layer automatisch. Der benötigte Speicherplatz reduziert sich damit automatisch.

Aufbewahrungs- und Löschfristen

Außerdem gelten auch für elektronische Dokumente Aufbewahrungsfristen und Vorschriften hinsichtlich deren notwendiger Beweiskraft und Vertrauenswürdigkeit. Im extremsten Fall müssen Sie Dokumente über 100 Jahre aufbewahren – auch digital. Dabei müssen die Dateien jederzeit zugänglich bleiben und weder Integrität noch Authentizität dürfen gefährdet sein. Eine nicht zu unterschätzende Aufgabe, die viele Unternehmen vor enorme Herausforderungen stellt. Aufbewahrungs- und Löschfristen können Sie im nscale Server Storage Layer für Dokumenttypen und Akten zentral definieren. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, beliebige Retention Periods in der Software abzubilden. Unterstützt das Speichermedium (bspw. von NetApp oder EMC) auch Aufbewahrungsfristen, so können Sie diese ebenfalls einstellen. 

Beweiserhaltende Aufbewahrung digitaler Dokumente

Elektronische Signaturen helfen Ihnen dabei, die Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente nachzuweisen. Darüber hinaus können Sie kryptografische Verfahren nutzen, um die Beweiserhaltung sicherzustellen. 

Doch das BSI geht noch weiter und fordert außerdem Sicherheitszertifizierungen für Langzeitarchivierungslösungen. Auf Basis von Governikus LZA haben wir eine Lösung für die Langzeitspeicherung von Dokumenten und Akten – gemäß TR-ESOR – entwickelt. Die gerichtliche Beweiswerterhaltung der Dokumente wird dabei durch den Einsatz von qualifizierten Signaturen und Zeitstempeln, sowie durch die Trennung zwischen Dokumenten- und Beweis-Archiv sichergestellt. Die Lösung besteht dabei aus nscale-Komponenten in Kombination mit dem Governikus LZA-Modul, welches das Signieren, Prüfen und die Erneuerung der Signaturen übernimmt.

Damit sind nur einige wichtige Themen genannt, die Sie bei der Wahl des richtigen Systems für Ihre Dokumentenarchivierung im Blick behalten müssen. Idealerweise setzen Sie auf eine Lösung, die diese und viele weitere Details bereits für Sie mitgedacht und umgesetzt hat und auf die Sie sich vollumfänglich verlassen können.

Im nscale Storage Layer stecken über 30 Jahre Archivierungskompetenz sowie geballtes Fachwissen aus unzähligen Kundenprojekten.

Der Storage Layer macht die rechtssichere Archivierung für Sie einfach umsetzbar

Stellen Sie sich das Archiv von Storage Layer wie den Vorgang an einer Garderobe vor: Sie geben ein Dokument in das System hinein und bekommen eine Art Garderobenmarke – konkret eine eindeutige ID – zurück. Wollen Sie später wieder auf dieses Dokument zugreifen, geben Sie die ID wieder in das System hinein und erhalten Ihr archiviertes Dokument zurück. Ein einfaches Prinzip, das Archivtechnologie dank zahlreicher Schnittstellen plattformunabhängig gestaltet. Der Betrieb gelingt – je nach Ihren Anforderungen – mit verschiedenen Betriebssystemen (z. B. Microsoft Windows, Linux, IBM AIX). Mit Hilfe der offenen Systemarchitektur haben wir für Sie im Laufe der Jahre immer wieder neue Storage-Systeme integriert. Darüber hinaus lässt sich der Storage Layer problemlos an Produkte großer Hersteller wie IBM, EMC oder NetApp anbinden.

nscale nutzt den Storage Layer für Ihre Archivierungsaufgaben

Neben enormer Geschwindigkeit und zuverlässiger Transparenz überzeugt der Storage Layer seit seiner Einführung im Jahr 1989 durch seine hervorragenden Migrationsmöglichkeiten. Eine einfache, nachvollziehbare Dokumentation stellt sicher, dass Ihre Archivierung auch bei Systemwechsel jederzeit konsistent bleibt. Als technologische Basis für das Lösungsportfolio rund um die Informationsplattform nscale ist der Storage Layer bestens für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet. Die offene Architektur und die hohe Anpassungsfähigkeit von nscale bieten optimale Voraussetzungen für die Integration moderner Technologien und die Cloud-Nutzung. So stellen Sie Ihre Archivierung zukunftsfähig auf und profitieren von einer zuverlässigen, erprobten Lösung.

Offenheit

Einfachheit

Geschwindigkeit

Rechtssicherheit

Anpassungsfähigkeit

Mit dem nscale Storage Layer ist rechtssichere Archivierung kein Problem mehr.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • hohe Investitionssicherheit
  • stetige Weiterentwicklung und Anpassung an aktuelle Technologien
  • rechtskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung gemäß TR-ESOR
  • einfache Archivierung von E-Mails und CAD-Daten
  • reibungsloser Austausch von Daten und Dokumenten aus SAP-Systemen über die Schnittstelle ArchiveLink
  • Unterstützung von verschiedenen Storage-Adaptern
  • Kompression, Verschlüsselung, Single Instance