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Funktionen

Funktionen sind uns wichtig.

Was die Menschen davon haben, ist uns wichtiger.

Die Welt der Funktionen. Wir bieten ein Universum.

Unsere Informationsplattform nscale ist ein offenes und innovatives Enterprise Information Management System. Wir möchten Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie umfangreich und vielfältig die Funktionsleistung des Systems ist. Doch das ist nur ein Ausschnitt.

6 Komponenten der Informationsplattform nscale

Bei nscale dreht sich alles um die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Die Funktionen und Eigenschaften der Software haben wir in sechs Komponenten eingeteilt, die die Leistung eines Enterprise Information Management Systems abbilden sollen.

1. Eingangsmanagement

Ihre geschäftsrelevanten Informationen werden aus allen Eingangskanälen digital erfasst.

2. E-Akte

Mit einem DM-System können Sie Ihre Dokumente zentral verwalten und ortsunabhängig nutzen.

3. Vorgangsbearbeitung

Mit Workflows können Sie Ihre Geschäftsprozesse starten und digital verwalten.

4. Zusammenarbeit

Arbeiten Sie einfach an jedem Ort und zu jeder Zeit mit Ihrem Team zusammen.

5. Aufbewahrung

Archivieren Sie Ihre Dokumente und Informationen mit einem Klick - digital und revisionssicher.

6. Ausgangsmanagement

Alle Ihre Dokumente, Informationen und Prozesse werden an die richtigen Personen verteilt und diesen bereitgestellt.

Eingangsmanagement

Beim Eingang von Informationen werden sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen digital erfasst. Unstrukturierte Daten sind Informationen, die nicht sofort identifiziert werden können, z.B. Präsentationen, Video- oder Audiodateien. Strukturierte Daten weisen eine einheitliche und lesbare Form auf und können in einer zeilen- und spaltenorientierten Datenbank gespeichert werden, z.B. Rechnungen.

Das Capturing, bzw. Eingangsmanagement verwendet an dieser Stelle Techniken zum Scannen, Imaging, OCR, Barcodes, ICR und Volltextsuche. Die gesamte Wertschöpfungskette zur Bereitstellung von digitalen Daten aus Schriftstücken - im Sinne von Dokumenten, die üblicherweise in Papierform vorliegen - wird als Input Management bezeichnet, während die verwendeten Techniken mit dem Begriff Capturing zusammengefasst werden. Der große Vorteil dabei sind die automatische Klassifizierung und Extrahierung der eingehenden Informationen.

Massendatenverarbeitung
Klassifizierung und Datenextraktion
Automatisierung
Omnichannel-Integrationen

E-Akte

Eine öffentliche Verwaltung erhält und verarbeitet zahlreiche Daten und Informationen in unterschiedlichen Formaten und aus verschiedenen Quellen. Das Verwalten dieser Menge an elektronischen Dokumenten, von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen über Verträgen bis hin zu Video- und Audiodateien ist für viele Behörden eine enorme Herausforderung.

Mit einem Dokumentenmanagement-System werden diese Daten strukturiert und nach einheitlichen Kriterien in E-Akten abgelegt. Auch stellt das System die Basis für effiziente Arbeitsprozesse wie die Eingangsrechnungsverarbeitung dar. Ein DMS kann deshalb weit mehr als lediglich elektronisch und revisionssicher Dokumente archivieren. Es stellt sicher, dass alle Informationen an einem zentralen Ort abgelegt werden und dass alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter diese schnell finden. 

gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
strukturierte Ablage
Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus
formatunabhängige Visualisierung
Ordnerstrukturen, E-Akte, Vorgangsbildung
Annotationen
Volltextsuche / Indexbasierte Suche /Navigationsrecherche / Schnellsuchen / gespeicherte suchen

Vorgangsbearbeitung

In jeder öffentlichen Verwaltung existieren Arbeitssprozesse. Viele dieser Vorgänge beinhalten eine Aufgabe, zum Beispiel Freigaben. Papiergebundene Genehmigungsprozesse verschlingen viel Zeit und leiden oft an fehlender Übersicht.

Im Rahmen eines elektronischen Ad-hoc-Workflows herrscht vollständige Transparenz und Übersicht über alle Informationen und einzelnen Arbeitsschritte. So werden Arbeitsabläufe optimal gesteuert und deshalb beschleunigt – das spart Zeit, Ressourcen und Platz auf dem Schreibtisch. Mit Ad-hoc-Workflows stehen Behörden umfassende Möglichkeiten für das Verwalten von Arbeitsprozessen zur Verfügung.

Prozessdesign und Aufbauorganisation
ad hoc-Workflow (Umlaufmappe)
Wiedervorlagen, Eskalationen
protokollierte Bearbeitung von Vorgängen
Aufgabenworkflow

Zusammenarbeit

Kollaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Doch so einfach das klingt, so hoch sind die Anforderungen, die Teams und Projektgruppen an die gemeinsame Arbeit in einer öffentlichen Verwaltung stellen. Sie benötigen immer häufiger einen eigenen Bereich, in welchem sie geschützt agieren können. Diesen projektgebundenen oder aufgabenspezifischen Bereich nennen wir Teamspace.

Aus kollaborativen Technologien wie z.B. Social Software oder Groupwise entwickelt, macht es ein Teamspace seinen Benutzern möglich, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten und Aufgaben über lokale und entfernte Netzwerke zu koordinieren. Ausschließlich die berechtigten Teammitglieder können auf Informationen innerhalb des virtuellen Arbeitsraumes zugreifen und diese gemeinsam bearbeiten. Und dies unabhängig davon, wo auf dieser Welt sich diese Personen aufhalten. 

virtueller Arbeitsraum für Projekte
Gruppenkalender/Terminpläne
Projektakten

Aufbewahrung

Ein Großteil aller Daten und Informationen liegt in vielen Behörden mittlerweile in digitaler Form vor, viele Dokumente bestehen ausschließlich elektronisch. Doch wie bewahrt man diese am besten auf – ohne bei der enormen Informationsmasse den Überblick zu verlieren? Und dann soll das Ganze auch noch sicher und am besten beweiswerterhaltend archiviert sein.

Das Dokumentenmangement-System nscale bietet viele Möglichkeiten zur Aufbewahrung von Daten und Dokumenten. Außerdem kann es erweitert werden zur vertrauenswürdigen Langzeitarchivierung gemäß TR-ESOR. Auch die Aussonderung von Dokumenten ist damit gewährleistet. Sämtliche Software-Lösungen basieren auf der Informationsplattform nscale. Daher bleibt der Zugriff auf archivierte Dokumente zu jeder Zeit bestehen.

langfristige und revisionssichere Ablage
redundante Archivierung
Nutzung verschiedener Storage-Systeme
Aufbewahrungs- und Löschfristen
Einzelinstanzen

Ausgangsmanagement

Im Informationszeitalter gilt es als Königsdisziplin, den richtigen Mitarbeitern, die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form zur Verfügung zu stellen. Und das mit minimalem Aufwand. Mit Output Management können Informationen gesteuert an verschiedene Zielgruppen auf unterschiedlichen Ausgabekanälen in digitaler Form bereitgestellt werden.

Output Management ist ein wichtiger Teil eines Dokumentenmanagement-Systems. Es stellt die technischen Möglichkeiten zur Verfügung, die aus den Anwendungsumgebungen - aus denen die Informationsverteilung stattfinden soll - die Daten und Dokumente entgegennehmen und sammeln. Dieser Input wird daraufhin zentral aufbereitet, um ihn anschließend im idealen Format über den gewünschten Kommunikationskanal zu verteilen.

per E-Mail versenden und archivieren
Inhalte veröffentlichen
PDF/A-Konvertierung
Inhalte exportieren
CSV-Export für ERP-Import
Massendatenexport

Funktionen für Administratoren

Mit unseren Administratoren-Funktionen sind Sie einfach selbst in der Lage, die Software nach Ihren Wünschen anzupassen.

Administration und Überwachung

nscale bietet den technischen und fachlichen Administratoren eine intuitive, selbsterklärende und vor allem zentrale Konfigurationsoberfläche. Neben der Möglichkeit der zentralen Konfiguration sind aber auch die Überwachung und Wartung eines Systems von großer Bedeutung. Folgende Auswahl an Admin-Komponenten stellen wir zur Verfügung.

Offline-Modus
Design-Werkzeug für Masken, Listen und Prozesse
Auto-Update
Anmeldung über Windows-User

nscale Administrator

Die Administration des nscale-Systems erfolgt in einer einheitlichen Administrationsanwendung: nscale Administrator. Damit können Sie folgende Konfigurationspunkte bearbeiten (Auszug):

Benutzerverwaltung
Attributdefinitionen
Rechteverwaltung
Datenbankkonfiguration

nscale Monitoring Console

nscale Monitoring Console ist Bestandteil der Informationsplattform nscale und dient zur zentralen Überwachung der nscale Infrastruktur. Der Schwerpunkt von nscale Monitoring Console liegt dabei in der zentralen Überwachung der nscale Systeme.

Monitoring
Anbindung an Fremdsysteme
Ressourcenüberwachung
E-Mail Benachrichtigungen

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