E-Government mit nscale | Software von Ceyoniq
Dokumentenmanagement für Unternehmen

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Innovative ECM- und E-Akte-Lösungen für kommunale Dienstleister

Die digitale Kommune ist ein Zukunftsziel, aber auch mit gesetzlichen Vorgaben verknüpft. Administrative Vorgänge, Arbeitsabläufe und interne Verwaltungsprozesse sollen effizienter gestaltet werden. Die neuen technologischen Möglichkeiten bieten zudem die Chance, den Bürgerservice und die eigene Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Doch wie lassen sich zum Beispiel bisher manuell bearbeitete Arbeits- und Prüfschritte rechtskonform und beweiskräftig digitalisieren?

 

Sorgen Sie für optimierte elektronische Verwaltungsabläufe

Ceyoniq bietet die Antwort, denn unsere Lösungen sind optimal auf die Anforderungen der modernen Verwaltung abgestimmt: sie passen sich den bestehenden Arbeitsweisen an, sind hochskalierbar und für alle Plattformen verfügbar. Sie basieren auf nscale, einer zukunftsorientierten Informationsplattform, die Daten und Dokumente zu nachhaltigen und beweiskräftigen Informationen aufwertet. Die Lösung ermöglicht eine digitale Ablaufsteuerung von der digitalen Poststelle und dem Scannen nach TR-RESISCAN über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zum Postausgang und zur TR-ESOR-konformen Langzeitspeicherung. E-Akten lassen sich wahlweise im nscale Cockpit und Webbrowser bearbeiten oder leicht in bestehende Anwendungen integrieren.

 


Ceyoniq ist seit mehr als 20 Jahren etablierter Anbieter von integrativen ECM- und E-Akte-Lösungen 'made in Germany'. Der Landkreis Hameln-Pyrmont, der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) und das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) setzen beispielsweise auf Ceyoniq.


 

nscale ist

integrativ

  • Effektive Unterstützung der Sachbearbeitung
  • Zentrale digitale Verwaltung sämtlicher Akten, Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke
     

flexibel

  • Intuitives Arbeiten mit passgenauen Masken
  • Nutzerfreundliche, schlanke Oberfläche
  • Einfach strukturiertes Rollen- und Rechtekonzept

beweiskräftig

  • Ständige und dauerhafte Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Abläufen
  • Rechtskonforme Ablage, von revisionssicher bis TR-ESOR
  • Effektive Unterstützung bei Bewertung, Vernichtung und Archivierung von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • Beweiswerterhaltung nach TR-RESISCAN

 


Lösungen

Digitale Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung mit nscale eGov
nscale eGov ist eine speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelte Applikations-Lösung auf Basis der Informationsplattform nscale. Die Prozesse der digitalen Aktenführung und Sachbearbeitung werden durch nscale eGov weitreichend unterstützt: die Geschäftsanwendung ermöglicht eine digitale Ablaufsteuerung vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zum Postausgang und zur gesetzeskonformen Archivierung.

 

Verwaltungsprozesse effizient, flexibel & sicher handhaben
nscale eGov ist geprägt durch die Verwendung moderner, barrierefreier Anwenderoberflächen, die die in Behörden und Ämtern verwendeten Begrifflichkeiten und Funktionen aufgreifen. Eine umfangreiche Einarbeitung bzw. Schulung der Sachbearbeiter ist nicht notwendig. Durch die fachliche Nähe finden sich die betreffenden Personen sofort zurecht. Darüber hinaus bietet die Lösung zahlreiche Möglichkeiten eines intelligenten Dokumentenmanagement-Systems. Die Anwendung komplettieren beispielsweise Funktionen wie die intuitive Definition digitaler Laufzettel (als Ad-hoc-Workflow) oder die implizite Versionierung von Schriftstücken.

 

nscale eGov im Überblick

  • Effektive Unterstützung der Sachbearbeitung
  • Intuitives Arbeiten mit passgenauen Masken
  • Nutzerfreundliche, schlanke Oberfläche
  • Jederzeitige Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Abläufen
  • Einfach strukturiertes Rollen- und Rechtekonzept
  • Bereitstellung von Registratur-Leistungen (bzw. deren implizite Umsetzung)
  • Vermeidung von Engpässen
    • Sofortige Verfügbarkeit aller Serviceleistungen der Registratur
    • Zentrale digitale Verwaltung sämtlicher Akten, Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke
  • Revisionssichere Ablage
  • Effektive Unterstützung bei Bewertung, Vernichtung und Archivierung von Akten, Vorgängen und Dokumenten
  • Schlussverfügung auf allen Objekten (Akten, Vorgänge, Dokumente)
  • Vermeidung von verwaisten Akten
  • Optionale Module
    • Beweiswerterhaltung nach TR-ESOR
    • De-Mail

 

Die digitale Personalakte nscale HR
Unsere digitale Personalakte nscale HR ist auf die fachlichen und organisatorischen Anforderungen des heutigen Personalmanagements ausgelegt: Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstamm- oder Gehaltsdaten: nscale HR unterstützt alle administrativen Routinetätigkeiten und das Tagesgeschäft durch komfortable Workflows. Um mit nscale HR größtmöglichen Nutzen zu erreichen, sind die einzelnen Module flexibel den individuellen Anforderungen sowie der konkreten Umgebung unserer Kunden anpass- und erweiterbar. Als Ergebnis erhalten Sie ein passgenau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Software-Produkt. Evtl.wichtige fachliche optionale Erweiterungen wären bspw.: Versorgungsakte, Personalakten-Archiv oder die Langzeitarchivierung gemäß BSI TR-ESOR.

 

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Prozessoptimierung
Z. B. können traditionelle Prozesse wie die Aktenverwaltung oder Unterlagen zur Bewerberauswahl  bzw. Vorstellungsgesprächen sowie Terminvergaben etc. so weit automatisiert werden, dass Mitarbeiter der Personalabteilung ihren Arbeitsfokus auf den strategischen Bereich legen können. Durch unsere Lösung können Sie auf sämtliche HR-relevanten Dokumente einfach und schnell zugreifen, zudem lassen sich die Informationen leicht einsehen und verarbeiten.

 

Die digitale Personalakte umfasst folgende Bereiche

  • Bewerberakte
  • Arbeitsverträge
  • Zeugnisse
  • Personalstammdaten
  • Terminplanung
  • E-Mails
  • Fortbildungen, Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Reisekosten- und Spesenabrechnungen
  • Gehaltsdaten
  • Altersvorsorge
  • Weiterbildungsnachweise

Rechnungseingangsverarbeitung (Invoice Management) - nscale IM
Basierend auf der bewährten nscale-Technologie sorgt nscale IM für eine umfassende, standardisierte und wirtschaftliche Rechnungseingangsbearbeitung. Die Lösung ist branchenneutral sowie systemunabhängig und vereint die wichtigsten Facetten einer effizienten und hoch automatisierten Vorgangssteuerung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Zentrale Funktionsbausteine des Rechnungsprozesses sowie vordefinierte Strukturen sind bereits in nscale IM enthalten. Die einzelnen Module sind flexibel gestaltet und können in der konkreten Realisierung – je nach Anforderung – ausnahmslos oder auch in Teilen zum Einsatz kommen. Die Lösung ist ganz an Ihre individuellen Anforderungen anpassbar. nscale IM inkludiert die Belegerfassung (Papier, Fax, E-Mail) wie auch die manuelle oder automatische Belegerkennung und Übergabe in nachgelagerte Anwendungssysteme (Datenexport für DATEV). Dabei ist ein Großteil des Rechnungsprozesses für den Anwender transparent einzusehen.

 

nscale IM im Überblick

  • Modularer Aufbau
  • Zentralisierung der Rechnungen
  • Effiziente Rechnungsbearbeitung
    + Belegerfassung
    + Belegerkennung (manuell oder automatisiert)
    + Übergabe in nachgelagerte Anwendungssysteme
  • Steigerung der Produktivität
  • Strukturierte Abläufe und verkürzte Durchlaufzeiten
  • Signifikante Reduzierung des Zeitaufwandes
  • Kostenersparnis
  • Langzeitspeicherung gemäß BSI TR-ESOR (optional)
  • Unterstützung von ZUGFeRD (optional)

 

Rechnungseingangsverarbeitung mit ZUGFeRD (optionale Erweiterung)
Mit Einzug des Steuervereinfachungsgesetzes vom 13. Juli 2010 sind Rechnungen, die per E-Mail eingehen, zulässig. Sie sind somit der Papierrechnung in puncto Vorsteuerabzug gleichgestellt. Um die Effizienz der Rechnungseingangsverarbeitung weiter zu steigern, unterstützt nscale IM ZUGFeRD, den Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

ZUGFeRD ist ein fehlervermeidendes Daten- und Dokumentenformat zum (standardisierten) elektronischen Rechnungsaustausch. Ziel ist es, Rechnungen möglichst effizient und kostengünstig zu bearbeiten, während der Prozess an sich vollständig elektronisch abläuft. Die enormen Kosten der Rechnungseingangsverarbeitung verringern sich schlagartig. Fehlerquellen werden vermieden, Medienbrüche verringern sich schlagartig.

Digitales Vertragsmanagement mit nscale CM
Wir bieten Ihnen mit nscale CM ein zuverlässiges und stabiles Lösungspaket für ein effizientes Vertragsmanagement. Die Lösung ermöglicht die Abbildung und Automatisierung geschäftsprozessorientierter Workflows sowie spezifischer Berechtigungen. Zudem leistet nscale CM ein vertragsorientiertes Fristenmanagement. Durch die zentrale Organisation sämtlicher Dokumente, Informationen wie auch sonstiger Anlagen in digitalen Vertragsakten wird eine schnelle Auffindbarkeit gewährleistet.

 

Informationen gezielt verfügbar machen
Verträge sind nicht nur für eine, sondern oftmals gleich für mehrere Abteilungen von Bedeutung. Mit nscale CM sorgen Sie für die Einbindung aller entsprechenden Organisationseinheiten in den Phasenzyklus eines Vertrages. Die Bearbeitung wird durch geeignete und effiziente Kommunikationsprozesse unterstützt. Zugriff auf Vertragsdaten gewährt nscale CM den jeweiligen Berechtigungen entsprechend. Das Arbeiten kann abteilungs- und standortübergreifend geschehen.

 

nscale CM im Überblick

  • Modularer Aufbau
  • Vollständige Vertragsunterlagen
    • Zentral und transparent verwaltet
  • Vertragsorientiertes Fristenmanagement
  • Zentrales Vorlagenmanagement
  • Kostenersparnis durch hohe Transparenz
  • Konsistentes Versionsmanagement
  • Ereignisorientiertes Risokomanagement
  • Rechtskonformität und Revisionssicherheit
  • Leistungsstarke Volltextsuche

 

Kontaktieren Sie uns: +49 521 9318 1000

 

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Alexander Dörner
Chief Innovation Evangelist
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