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Purchase-to-Pay – vollständig digitalisiert

Purchase-to-Pay vollständig digitalisiert

Effizient und sicher: Mit nscale zur optimierten Beschaffung und Bezahlung

Transparent statt kompliziert: der digitalisierte Purchase-to-Pay-Prozess

Versäumte Zahlungsfristen, lange Liegezeiten und unklare Freigabekompetenzen: Ein mangelhafter Purchase-to-Pay-Prozess kostet alle Beteiligten Nerven, Zeit und letztendlich Geld. Mit einer digitalen Lösung, die von der Bedarfsmeldung bis hin zur Begleichung der Rechnung jeden Prozessschritt effektiv unterstützt, schaffen Sie in Ihrem Unternehmen echte Mehrwerte. Alle Informationen werden transparent und zentral vorgehalten und können bei Bedarf unkompliziert abgerufen werden. Offene Fragen gehören der Vergangenheit an. So vereinfachen Sie den Einkauf spürbar und senken zusätzlich die entstehenden Kosten. 

Purchase-to-Pay mit nscale in der Praxis

Der Purchase-to-Pay-Prozess gehört zu den wichtigsten, aber auch aufwendigsten kaufmännischen Vorgängen in Unternehmen. Viele Parteien sind involviert, zahlreiche Dokumente fallen an. Hier gilt es, die Übersicht zu behalten, um kostspielige Fehler bei der Bearbeitung zu vermeiden. Mit nscale lässt sich der gesamte Vorgang von der Bedarfsmeldung bis zur Begleichung der Rechnung digital abbilden. Dabei ergeben sich viele Vorteile:

Purchase

1. Bedarfsmeldung

Die Bedarfsmeldung wird zentral abgelegt und steht nach der Eingabe zur weiteren Bearbeitung durch den zuständigen Mitarbeiter zur Verfügung. Durch die zentrale Speicherung sind gleiche Bedarfe in verschiedenen Abteilungen direkt erkennbar, sodass Sammelbestellungen zu günstigeren Konditionen möglich werden.

2. Prüfung und Freigabe

Die Freigabe der Bedarfsmeldung erfolgt workflowbasiert nach den unternehmenseigenen Compliance-Vorgaben: Je nach Auftragsvolumen wird die Meldung einem Mitglied der zuständigen Hierarchieebene zur Freigabe zugesandt. Ist die Person nicht verfügbar, erfolgt die Freigabe durch einen im Workflow festgelegten Vertreter. Liegezeiten werden minimiert.

3. Lieferantenauswahl 

Die Lieferantenauswahl umfasst den Anfrageprozess und die Auswahl des Lieferanten. Die im Anfrageprozess entstehenden Dokumente, wie Ausschreibungen, Anfragen und Angebote werden revisionssicher in einer elektronischen Akte abgespeichert und mit entsprechenden Aufbewahrungs-, Sperr- und Löschfristen versehen. Auch alle folgenden Belege zum Vorgang werden entsprechend archiviert. Weil alle Informationen und Dokumente gebündelt vorliegen, fällt die Lieferantenauswahl leicht. Durch die Integration von nscale in die eingesetzte ERP-Lösung werden die benötigten Daten direkt aus den Anfragen übernommen.

 

4. Vertragsmanagement

Für die Verwaltung der während der Geschäftsbeziehung anfallenden Verträge gibt es ebenfalls eine spezielle nscale-Lösung. Mit ihr werden Compliance-Vorgaben eingehalten, Haftungsrisiken minimiert und Kündigungs- und Verlängerungsfristen durch automatische Erinnerungen gewahrt. Zudem geht das Informationsmanagement während der vorvertraglichen Phase leicht von der Hand, da alle am Prüfprozess beteiligten Mitarbeiter zentralen Zugriff auf die notwendigen Informationen haben.   

 

5. Bestellung

Durch die strukturierte Ablage und den schnellen, einfachen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen kann der Einkäufer die Bestellung effizient bearbeiten und trifft mit dem verbesserten Informationsgehalt optimierte Beschaffungsentscheidungen. Nicht zuletzt steht dadurch auch mehr Zeit für relevante Einkaufsprozesse und weniger Verwaltungsvorgänge zur Verfügung.

6. Wareneingang und Warenerfassung

Beim Wareneingang und der zugehörigen Warenprüfung geht keine Zeit für die Suche nach den passenden Dokumenten verloren, weil diese bereits in der zentral gespeicherten Akte vorliegen. Hier wird nach Annahme der Ware auch der entsprechende Lieferschein abgelegt, sodass er für den folgenden Eingangsrechnungsprozess genutzt werden kann.

Pay

1. Rechnungseingang und Rechnungserfassung

Eingehende Rechnungen werden zentral im Rechnungseingangsbuch gespeichert. Via Workflow wird die für die Prüfung zuständige Person über die neue Aufgabe informiert. nscale ermöglicht den einfachen Zugriff auf die Rechnung, die darüber hinaus in Verbindung mit den für die Prüfung und Freigabe notwendigen Bestellunterlagen abgelegt wird. 

2. Rechnungsprüfung

nscale beschleunigt die lästige Routineaufgabe, die die sorgfältige formelle Prüfung einer Rechnung bedeutet. Bei Eingang des Dokuments und dem Auslesen desselben startet automatisch ein Workflow, dessen erster Schritt die Prüfung ist. Diese erfolgt durch die Software schneller und weniger fehleranfällig als mit der herkömmlichen analogen Vorgehensweise. Eine falsche Rechnung wird sofort erkannt und nicht weiterverarbeitet.

3. Rechnungsfreigabe

Die Freigabe der Rechnung erfolgt ebenfalls workflowbasiert und kann durch die zentrale Ablage von mehreren Personen gleichzeitig bis auf Positionsebene vorgenommen werden. So werden Unsicherheiten über Freigabekompetenzen ausgeschlossen und zugleich viel Zeit gespart. Die fristgerechte Begleichung der Rechnung wird vereinfacht.

4. Zahlung

Durch die enge Verzahnung von nscale und ERP-Lösung entfällt bei der Buchung die manuelle Eingabe der Daten. Sie werden über eine Schnittstelle fehlerfrei und automatisch an das ERP oder ein anderes Finanzbuchhaltungssystem übertragen. Abschließend wird die Rechnung rechtskonform und sicher in der entsprechenden Geschäftspartnerakte archiviert, inklusive der Möglichkeit, Lösch- und Sperrfunktionen zu nutzen oder Aufbewahrungsfristen festzulegen bzw. automatisiert zu vergeben. 

nscale für den Purchase-to-Pay Prozess

Mit nscale wird der Purchase-to-Pay-Prozess beschleunigt und vereinfacht. Klare Abläufe sowie ein zuverlässiges Management der Zugriffsrechte und Freigabekompetenzen erleichtern die Arbeit und helfen Fehler zu vermeiden. Durch die zentrale Ablage sind alle Dokumente stets verfügbar und können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Das sorgt für maximale Transparenz und Flexibilität.  

Bedarfsmeldung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Zahlung der Rechnung: nscale begleitet Schritt für Schritt

Für die vollständige Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses sprechen zahlreiche Vorteile, die jeweils die einfache und schnellere Bearbeitung der einzelnen Aufgaben unterstützen. So etwa der einfache Zugriff auf die entsprechenden Dokumente durch alle berechtigten Personen. Ebenso die gleichzeitige Bearbeitung, eine hohe Transparenz und die Gewissheit, stets die aktuellste Version eines Dokumentes vorliegen zu haben. Hinzu kommt die jederzeit gegebene Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten, Geschäftspartnern und Kollegen. Verpassen Sie keine Skonto- oder Zahlungsfristen mehr und sichern Sie Ihrem Unternehmen Kostenersparnisse wie Mengenrabatte bei Sammelbestellungen.  

Zentrale Bereitstellung aller Informationen

Rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti

Index- und Volltextsuche nach Lieferanten und Bestellungen

Bessere Auskunftsfähigkeit

Revisionssichere Archivierung

Mit nscale vereinfachen und beschleunigen sie den Purchase-to-Pay-Prozess in Ihrem Unternehmen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Effiziente Prozesse von der Beschaffung bis zur Bezahlung
  • Vermeidung von Fehlern bei der Datenübertragung durch den Wegfall manueller Bearbeitungsschritte
  • Erfüllung der gesetzlichen sowie unternehmenseigenen Compliance-Regeln
  • Wegfall von lästigen Routineaufgaben für die Mitarbeiter
  • Übersichtlichkeit und Vollständigkeit der Dokumente durch zentrale Ablage
  • Vermeidung von Unklarheiten bezüglich des Bearbeitungsstatus einer Rechnung sowie der Zuständigkeit

Der Purchase-to-Pay-Prozess ist ein umfassender und komplexer Geschäftsprozess, der im Optimalfall vollständig digitalisiert umgesetzt wird. Die einzelnen Teilschritte, wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Lieferantenakte, Bestellakte und Vertragsmanagement können auch separat betrachtet werden. 

Die Einführung der passenden Anwendungen erfolgt nach Ihrem individuellen Bedarf. Sie können zunächst mit der Digitalisierung einzelner Bereiche beginnen und die nscale Lösungen später problemlos miteinander verknüpfen. Durch die ganzheitliche Abbildung des gesamten Prozesses ergeben sich zahlreiche Vorteile, die Insellösungen nicht bieten können. 

 

Whitepaper P2P Teaser

Purchase-to-Pay: Digitale Lösung sorgt für effizientere und beschleunigte Prozesse

Zeitersparnis, Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung sind drei Ziele, die wohl für jedes Unternehmen erstrebenswert sind.