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GoBD

Compliance-gerechte Aufbewahrung Ihrer Unterlagen

EIM ist die Voraussetzung zur Einhaltung der GoBD

Digitales Dokumentenmanagement – aber sicher

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Dokumentenverarbeitung, um in einem zunehmend agilen Marktumfeld Prozesse effizienter zu gestalten und mehr Transparenz in der eigenen Organisation zu schaffen. Dabei müssen sie jedoch dringend darauf achten, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Eine komplexe Aufgabe, für die Sie mit nscale bestens gerüstet sind.

Vielfältige Anforderungen

Die GoBD fordert, dass Änderungen in Dokumenten und Daten transparent und nachvollziehbar sein müssen, also der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt und jede Anpassung protokolliert wird. Elektronisch erhaltene oder erstellte Dokumente müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Konvertierungen sind außerdem nur dann zulässig, wenn dadurch die maschinelle Auswertbarkeit nicht reduziert wird. Diese Vorschriften gelten für sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente von Verträgen über Akten bis hin zu E-Mails. Konkret bedeutet das, dass Office-Formate nur bei Einsatz eines ECM oder DMS anerkannt werden können, wenn auch das umgebende Gesamtsystem die Anforderungen der GoBD erfüllt.

2019 wurden täglich 293,6 Milliarden E-Mails verschickt. Bis 2023 wird sich dieser Wert auf 347,3 Milliarden erhöhen.

(Quelle: Statista)

Mit nscale gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement

GoBD-konform

Die Anforderung der GoBD ist der lückenlose Nachweis des Geschäftsvorfalls von der Entstehung (z. B. Scannen der Rechnung) über die Verarbeitung (z. B. Workflow) bis hin zur revisionssicheren Ablage. Dabei müssen das Eingangsdokument sowie alle importierten Daten im Original abgelegt werden. Das bedeutet auch, dass die E-Mail und alle ihre Anhänge in dem Format abgelegt werden müssen, in dem sie vom Sender verschickt wurden. Die Verarbeitung können Sie durch die Protokollfunktionen des EIM nachweisen. Damit sind dann klassische DMS-Funktionen wie Versionierungsprotokolle, die Protokolle aus einem Workflow sowie die Übergabe an andere Systeme gemeint. Auf diese Weise sind die Bearbeitungsschritte innerhalb des EIM lückenlos nachvollziehbar.

Zusätzlich muss der Zugriff auf die Informationen geregelt sein. Nur Personen mit den entsprechenden Kompetenzen dürfen beispielsweise Rechnungen freigeben. Dieser und weitere Zugriffschutzmechanismen können Sie sehr gut mit den Berechtigungsfunktionen von nscale abbilden – auf Benutzer-, Gruppen- und Abteilungsebene. 

Neben den technischen Anforderungen muss laut der GoBD für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Diese dient dazu, dass Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens (z. B. ERP- und EIM-System) vollständig und schlüssig ersichtlich sind. nscale unterstützt Sie dabei, dass diese Informationen immer aktuell vorliegen und jeder Anwender darauf Zugriff hat.

E-Mail-Archivierung

Dokumentenverwaltung

E-Akte

Vertragsmanagement

nscale hilft Ihnen dabei, GoBD-konform zu arbeiten.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • detailliertes Zugriffskonzept auf Basis von modernen Berechtigungsfunktionen
  • revisionssichere Archivierung
  • Protokollierung zur Dokumentation der Benutzung, Bearbeitung und Ablage der Dokumente
  • Definition von Regelwerken zur Aufbewahrung von Dokumenten
  • Versionierung zur Aufbewahrung des Ursprungsformats
  • workflowbasierte Prüfungs- und Freigabeprozesse
  • lückenlose Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung