Dem NachwG gewachsen: Einfache Anpassung von Arbeitsverträgen dank digitaler Personalakte

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Schon wieder eine neue EU-Richtlinie, die nun in deutsches Gesetz übertragen wurde: So wird es vielen Verantwortlichen in Personalabteilungen vorkommen. Kaum sind die Anforderungen der DSGVO gemeistert, sorgt die Anpassung des Nachweisgesetzes (NachwG) für Herausforderungen. Denn mit der Verordnung müssen nicht nur neu geschlossene Arbeitsverträge transparenter und ausführlicher gestaltet, sondern auch bestehende Verträge auf Wunsch des Arbeitnehmers angepasst werden. Wie lässt sich dies zeitsparend realisieren, statt für jeden Vertrag erst mühsam alle erforderlichen Daten zusammenzusuchen? Mit nscale HR, der Personalaktelösung der Ceyoniq Technology, stehen alle Informationen gebündelt an einem Ort zur Verfügung.

Seit 01. August ist es Gesetz: Laut NachwG müssen die wichtigsten Informationen zu einem Arbeitsverhältnis nun frühzeitiger und detaillierter festgehalten werden. So muss der schriftliche Arbeitsvertrag bereits am ersten Arbeitstag ausgehändigt werden. Zuvor galt hierfür eine Frist von einem Monat. Vor allem sind jedoch mehr Daten, unter anderem zum Kündigungsverfahren oder der Probezeit, niederzulegen.

Dies scheint keine großen Veränderungen mit sich zu bringen. Ist einmal die Vorlage eines neuen Vertrages erstellt, lässt sich diese auf alle künftigen Prozesse übertragen. Doch neben neuen Mitarbeitenden ist es auch langjährig Beschäftigten möglich, einen Arbeitsvertrag nach nun geltendem Gesetz einzufordern.

Mehr Transparenz für Arbeitnehmer

Bisher waren folgende Punkte in einem Arbeitsvertrag Pflicht:

  • Name und Anschrift beider Vertragspartner
  • Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitsort
  • Stellenbezeichnung und genauere Beschreibung der Tätigkeit des Arbeitnehmers
  • Informationen über die Zusammensetzung sowie die Höhe des Entgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Urlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeine Hinweise zu Tarifverträgen, Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Nun kommen auf Grundlage der EU-Transparenz-Richtlinie weitere Aspekte hinzu. Dies sind im Wesentlichen:

  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • Sofern möglich, freie Wahl des Arbeitsortes
  • Dauer der Probezeit
  • Informationen zum Entgelt einschließlich der Vergütung von Überstunden sowie Zuschläge und Prämien
  • Arbeitszeit inkl. Ruhepausen und Ruhezeiten sowie, falls vorhanden, Informationen zum Schichtsystem
  • Anspruch auf vom Arbeitgeber gestellte Fortbildungen
  • Name und Anschrift des Versorgungsträgers bei betrieblicher Altersvorsorge
  • Kündigungsverfahren inklusive Schriftformerfordernis und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

Alle Informationen an einem Ort

Viele dieser Informationen sind für alle Mitarbeiter eines Unternehmens identisch, doch längst nicht alle. So kann sich im Laufe der Jahre die übliche Probezeit bei Neueinstellungen in einem Unternehmen verändern. Als Folge unterscheidet sich dies bei den Beschäftigten. Ebenso können sich je nach Tätigkeit die angebotenen Fortbildungsmaßnahmen oder die Arbeitszeiten unterscheiden. Wenn die jeweiligen Daten zudem an verschiedenen Speicherorten oder gar in Papierakten zu finden sind, gestaltet sich die Erstellung der nun geforderten Arbeitsverträge schwierig. Es kommt zu langen Suchprozessen und Unklarheit darüber, ob die gefunden Daten aktuell sind. So können Mitarbeitende während ihrer Firmenzugehörigkeit einen neuen Arbeitsvertrag erhalten haben oder die Vergütung hat sich über die Jahre erhöht.

Mit der digitalen Personalakte entstehen diese Probleme nicht. Denn damit sind alle Dokumente, Informationen und Daten zu einem Mitarbeitenden gebündelt und zentral an einem Ort abgelegt, sodass Verantwortliche jederzeit und von überall darauf zugreifen können. Um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und den Datenschutz zu wahren, wird ein Rechte- und Rollenkonzept genutzt. Berechtigt sind diesem zufolge in der Regel die verantwortlichen Mitarbeitenden der Personalabteilung, ggf. die Geschäftsführung und der Beschäftigte selbst.

Index- und Volltextsuche für schnelle Ergebnisse

Für die Erstellung der Arbeitsverträge mit zusätzlichen Informationen kann die Personalabteilung unterschiedliche Suchfunktionen nutzen. So steht sowohl eine Indexsuche als auch eine Volltextsuche zur Verfügung. Die Aktualität der angezeigten Daten ist dabei stets deutlich ersichtlich, sodass keine fehlerhaften Angaben im Arbeitsvertrag hinterlegt werden. Für den Freigabeprozess des neu erstellten Vertrages kann anschließend automatisch ein entsprechender Workflow gestartet werden, sodass sich die Durchlaufzeiten deutlich verkürzen.

Die Mehrwerte, die sich aus einer digitalen Personalakte ergeben, enden jedoch nicht bei der Umsetzung des NachwG. Vielmehr ist ständige Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitenden und der Geschäftsführung gegeben und die Bearbeitung von Urlaubsanträgen wird deutlich verschlankt. Zudem ermöglicht der integrierte Personalkalender die effektive Verwaltung von Terminen und Kontakten. Dabei ist die Lösung einfach in die bestehende IT-Landschaft und das genutzte Personalmanagement-System integrierbar.

Abteilungsübergreifende Taskforces

Nicht zuletzt profitieren Unternehmen von besseren Möglichkeiten, die Fähigkeiten und Kenntnisse der Beschäftigten zur Geltung zu bringen. Ohne eine digitale Personalakte werden bei großen Projekten oft gewohnte Kräfte eingesetzt und auf deren Stärken vertraut. Mit nscale HR ist dies anders, weil in der digitalen Lösung die Möglichkeit besteht, individuelle Skills einer Person zu hinterlegen. So können über Suchfunktionen verschiedene Talente abgefragt werden. Ist beispielsweise ein neuer internationaler Kunde hinzugekommen, so kann einfach und schnell überprüft werden, ob ein Muttersprachler im Unternehmen zu finden ist. Somit können abteilungsübergreifende Taskforces gegründet werden und Fähigkeiten von Beschäftigten bleiben nicht länger ungesehen und ungenutzt.

Fazit

Die Umsetzung der EU-Transparenz-Richtlinie in deutsches Recht und damit die Neuregelung des NachwG bedeutet für viele Unternehmen eine Herausforderung, insbesondere dort, wo Mitarbeitende eine Überarbeitung ihres Arbeitsvertrages wünschen. Mit der nscale Personalakte von der Ceyoniq Technology lassen sich alle benötigten Daten schnell und einfach finden. Der Aufwand für die Neuerstellung von Verträgen sinkt deutlich und Workflows unterstützen zudem das Freigabemanagement.

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