Deutschlands Büros auf dem Weg in die digitale Zukunft: die wichtigsten Ergebnisse des Digital Office Index 2022

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Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Spürbar ist dies nicht nur im persönlichen Umfeld, sondern längst auch im beruflichen Alltag. Das bestätigen die Ergebnisse des Digital Office Index, den der Bitkom zuletzt veröffentlicht hat. Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Studie werden hier noch einmal zusammengefasst.

Die Corona-Pandemie als Beschleuniger: Die Arbeit in deutschen Unternehmen wird immer mehr auf digitalen Wegen erledigt. Das ist eine der Kernaussagen aus dem diesjährigen Digital Office Index des Branchenverbands der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche Bitkom. Laut der Befragung, an der mehr als 1.000  Unternehmen aus allen Branchen mit je mindestens 20 Beschäftigten teilgenommen haben, gibt fast die Hälfte von ihnen an, dass die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse durch Corona beschleunigt wurde.

Doch anhand welcher Parameter lässt sich der Grad der Digitalisierung konkret bestimmen? Zum Beispiel an den eingesetzten Softwarelösungen. Nahezu flächendeckend werden heute ERP-Systeme genutzt. 95 Prozent greifen für die Planung und Steuerung von Ressourcen auf eine entsprechende Software zurück. Ebenfalls weit verbreitet und zunehmend gefragt  sind ECM-Lösungen. Zwar gaben 2020 immerhin 68 Prozent der Befragten an, mit einer solchen Anwendung zu arbeiten, doch wurde dieser Wert nun noch einmal deutlich gesteigert: Gut drei Viertel (76 Prozent) der Teilnehmer setzen auf eine Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten.

Digitalisierung sorgt für Optimierung von Prozessen

„Ein Archiv voller Papierordner oder die Kundenliste auf Karteikarten muss der Vergangenheit angehören. Deutschland ist auf dem Weg in die Datenökonomie und die Voraussetzung für die Verwendung von Daten ist der Verzicht auf analoge Geschäftsprozesse“, kommentiert Bitkom-Präsident Achim Berg den Trend hin zu Digital-Office-Lösungen. Dass die Digitalisierung jedoch kein Selbstzweck ist, sondern spürbare Vorteile bringt, zeigt sich an der allgemein großen Zufriedenheit mit Blick auf die Nutzung von digitalen Lösungen.

Egal ob Compliance-Erfüllung, Performance, Transparenz oder Automatisierung – in allen Bereichen sieht die große Mehrheit der Teilnehmer eine Verbesserung durch den Einsatz digitaler Lösungen. Bei zwei Dritteln wird zudem eine Steigerung der Kundenzufriedenheit wahrgenommen und auf die sich im Einsatz befindlichen Softwares zurückgeführt. Beispielhaft für die verbesserte Performance und mehr Automatisierung könnte etwa der Purchase-to-Pay-Prozess stehen. Dieser lässt sich mithilfe entsprechend leistungsfähiger Anwendungen nahezu vollständig automatisieren und somit beschleunigen.

Dazu passt, dass digitale Rechnungen immer weitere Verbreitung finden: 40 Prozent der befragten Unternehmen erstellen ihre Rechnungen mittlerweile überwiegend elektronisch. Damit stellt diese Gruppe erstmals die Mehrheit, 32 Prozent nutzen digitale und analoge Rechnungen etwa gleich häufig und nur noch ein Viertel erstellt die meisten Rechnungen auf Papier. Für Nachzügler ist es also höchste Zeit, ihren Purchase-to-Pay-Prozess mithilfe passender Lösungen ins digitale Heute zu holen. Wenn der Großteil der Eingangsrechnungen das Unternehmen digital erreicht, müssen auch alle Folgeschritte des Prozesses digital und ohne Medienbruch erfolgen.    

Ein alter Traum wird wahr(er)

Betrachtet man den allgemeinen Schub, den digitale Lösungen laut Index erhalten haben, überrascht es nicht, dass ein altes Versprechen der Digitalisierung nun deutlich näher an seine Einlösung gerückt ist: das papierlose Büro. 53 Prozent und somit mehr als die Hälfte der Unternehmen druckt weniger aus als noch vor einem Jahr. 86 Prozent verfolgen das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen und fast drei Viertel (72 Prozent) geben an, auf diesem Wege bereits erfolgreich zu sein.

Ganz offensichtlich erkennen mehr und mehr Entscheider die Vorteile, die digitale Dokumente bieten: standort- und zeitunabhängige Verfügbarkeit, ein transparenter Informationsfluss, geringere Fehleranfälligkeit und erleichterte Einhaltung von Compliance-Vorgaben, um nur einige zu nennen. Nicht zu vergessen ist die sich ergebende Kostenersparnis.

Besonders sicht- und spürbar ist die digitale Transformation zuletzt durch den kometenhaften Aufstieg von Videokonferenzen geworden. Seit aufgrund der Corona-Pandemie viele Beschäftigte ins Homeoffice gewechselt sind, sind Meetings im digitalen Raum zum Standard geworden. Sehr viel weiter geht die Nutzung von Collaboration-Tools jedoch nicht. Auf komplexere Anwendungen, wie die Verteilung und Verfolgung von Aufgaben, die Zusammenarbeit mit Externen wie Kunden oder Zulieferern, das Wissensmanagement oder virtuelle Arbeitsräume werde seltener zurückgegriffen, heißt es in der Pressemitteilung zur Studie.

Konfigurierbare Anwendungen mit Branchenzuschnitt im Vorteil

Ein Grund dafür dürfte sein, dass sich Fachanwendungen mit Branchenzuschnitt oder umfangreichen Möglichkeiten zur Konfiguration sehr viel besser eignen, um digitalisierte Unternehmensprozesse zu unterstützen als die One-size-fits-all-Lösungen der großen Anbieter. So ermöglicht etwa das Enterprise Information Management System nscale individuell konfigurierbare Workflows, die die digitale Dokumentenverwaltung spürbar vereinfachen. Durch die zentrale Ablage, anpassbare Rechte- und Rollenkonzepte und die weitgehende Automatisierung von turnusmäßig anfallenden Aufgaben wird eine effiziente und zielführende Zusammenarbeit gefördert.

Digitale Prozesse setzen sich durch

Durch Corona hat die Digitalisierung von Unternehmensprozessen in Deutschland einen spürbaren Boost erhalten. Diese Entwicklung wird sich künftig noch weiter fortsetzen. Im Zuge der Pandemie war der Abschied von analogen Abläufen vielerorts in erster Linie eine Notfallmaßnahme. Mittlerweile möchten die Verantwortlichen jedoch nicht mehr auf die Vorteile verzichten, die die Digitalisierung bietet. Der Digital Office Index 2022 zeigt es deutlich: Die Zukunft und damit die Wettbewerbsfähigkeit sind digital. 

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