Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu präsentieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Wie in den meisten Unternehmen heutzutage ist Home-Office auch ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags in der Suneco AG. Heinz Dietz, Geschäftsführer der Suneco AG, sieht diese Entwicklung positiv: „Wir setzen auf möglichst digitale Arbeitsumgebungen, sodass die Mitarbeiter frei entscheiden können, ob sie von Zuhause aus oder im Büro arbeiten – je nach Typ, Aufgabe und Projektphase macht das eine oder das andere mehr Sinn. Deshalb schätzen die Teams die Flexibilität, die allerdings nur deshalb funktioniert, weil wir unser Informationsmanagement digital aufgestellt haben.“ Bei der Suneco gibt es keine Insellösungen, sondern reibungslosen Informationsfluss durch die gesamte Organisation. Wie das gelingt? Mit dem richtigen Enterprise Information Management.

Effizienz und Flexibilität dank nscale

„Als wir zu Anfang des Jahres 2020 von heute auf morgen alle ins Home-Office umgezogen sind, war das für uns wesentlich unkomplizierter als für viele Teams aus anderen Unternehmen“, erinnert sich Claudia Bauer, Leiterin Buchhaltung und Einkauf, „denn wir waren das Arbeiten von Zuhause schon weitgehend gewöhnt – wenn auch nicht auf Vollzeit-Basis. Aber mit unserer EIM-Lösung nscale war der standortunabhängige Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Dokumente ohnehin sichergestellt und die Umstellung ging ganz einfach.“ Insbesondere, wenn ein Teil der Belegschaft im Büro arbeitet und ein anderer von unterwegs, werden die Vorzüge eines digitalen Informationsmanagements schnell sichtbar: Alle Verantwortlichen haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dateien, nichts geht an dezentralen Speicherorten verloren, sondern sämtliche Akten haben ihren festen Platz im gemeinsam genutzten System. So gelingt effizientes Arbeiten bei maximaler Flexibilität.

Entlastung der Mitarbeiter und sichere Einhaltung von Vorschriften

Armin Arndt aus der Abteilung für Qualitätsmanagement und Reklamationen schätzt neben der freien Entscheidung für den Arbeitsort noch einen anderen Aspekt an nscale: „In früheren Jobs habe ich es immer wieder erlebt, dass Kollegen – und teilweise auch ich selbst – täglich Stunden in die Suche und Ablage von Dokumenten investieren mussten, weil die Systeme einfach zu unstrukturiert waren. Das frustriert enorm und ist eine Belastung, die ich mir kaum noch vorstellen kann, seit ich bei der Suneco bin. Hier setzen wir mit nscale auf digitale Akten auf einer zentralen Plattform, auf der alle Informationen miteinander verknüpft und auf Mausklick auffindbar sind.“ Besonders im Umgang mit sensiblen Daten ist es wichtig, dass die Struktur einwandfrei ist und vor allem die Einhaltung regulatorischer Vorschriften leicht ermöglicht. „Besonders in unserem Umgang mit vertraulichen Personaldaten sind wir sehr dankbar, dass das Informationsmanagement in nscale DSGVO-konform gelingt und uns aktiv bei der Umsetzung von Löschvorschriften und Aufbewahrungsfristen unterstützt“, betont Beate Winkler, Leiterin Personal bei Suneco.

Dateibenennung leicht gemacht

Gerhard Sommer aus dem Vertrieb berichtet: „Gerade im Kundenkontakt haben wir es oft mit zahlreichen unterschiedlichen Dokumenten zu tun. Vor der Einführung von nscale war die Dateibenennung eine Wissenschaft für sich – insbesondere, weil jeder irgendwie sicherstellen musste, dass das gesamte Team sich im jeweiligen Kundenordner und den darin enthaltenen Informationen zurechtfinden kann. Diese Arbeit nimmt nscale uns mit dem digitalen Informationsmanagement problemlos ab. Versionierung, Zuordnung und Archivierung funktionieren einfach ganz automatisch und es gibt kein Chaos mehr.“ Professionelles EIM erspart der Suneco Zeit, Geld und Nerven.

Wie die Suneco AG ncale in der Praxis nutzt, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen:

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Zwei Kolleginnen unterhalten sich mit einer weiteren Person
Fünf Gründe für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
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Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Zwei Kollegen diskutieren etwas
Mehr als nur papierlos – Workflow Management sorgt für Mehrwerte durch optimierte Abläufe
Frau sitzt an Ihrem Arbeitsplatz vor Ihrem Computer
Demografischer Wandel: Digitales Dokumentenmanagement nutzt allen Altersgruppen
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Wie digital ist mein Unternehmen? Bitkom veröffentlicht Reifegradmodell „Digitale Geschäftsprozesse“
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Change Management: Wie Sie mit der richtigen Herangehensweise Veränderungen zu Erfolgen machen
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Senkung der Mehrwertsteuer: Digitales Eingangsrechnungsmanagement erleichtert Anpassung an neue Rahmenbedingungen
Fluss der durch einen Wald verläuft, fotografiert von oben
Umweltschutz: Digitale Akten ebnen den Weg zum papierlosen Büro
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Kollegen die gemeinsam über Dokumenten sitzen und daran arbeiten
ECM und RPA: Informationsmanagement versus Automatisierung repetitiver Arbeitsschritte
Wie Technologie Ihnen helfen kann, effektiv zu kommunizieren, während Sie im Home-Office arbeiten
Welche Werkzeuge für die Projektarbeit im Home-Office unerlässlich sind
Einfach ins Home-Office – aber wie?
Bild der Bahnhofsanzeige, dass aufgrund von Corona Abstand gehalten werden soll
Über die Folgen der spontanen Digitalisierung und Auswirkungen auf die Nach-Epidemie-Zeit
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Ab in die Cloud!? Achtung: DSGVO-Falle!
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12 Tipps für das effiziente Arbeiten im Home-Office
Mann arbeitet mit seinem Laptop von Zuhause
Dokumente digital managen: Wie ein ECM die Arbeit im Home-Office unterstützt
Frau steht im Büro mit einem Tablet
Digitale Aufholjagd: Mittelstand setzt vermehrt auf ECM-Systeme
Richter hält einen Hammer
DSGVO: EIM hilft, Strafzahlungen zu vermeiden
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Was ist Workflow Management und wie kann ECM hierbei unterstützen?
Kollegen sitzen gemeinsam in einem Cafe und arbeiten von dort aus
New Work: Zukunftsmodell oder Illusion?
Frau steht mit verschränkten Armen da
Geschäftsgeheimnisgesetz: ECM hilft bei der Einhaltung
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Realistisch oder Utopie: Wird das papierlose Büro eines Tages Wirklichkeit?
Eine Person, die ein Blatt Papier auf den Scanner legt
KI im Scanner: Wie Künstliche Intelligenz bei der Dokumentenklassifizierung unterstützt
Portraitfoto von Stefan Niemann
Wir wollen das einfachste EIM der Welt bieten
Kollegen die gemeinsam ein Projekt machen schauen auf eine Wand voller Notizzettel
DMS, ECM, EIM: Basics des Informationsmanagements
Ein Mann bedient sein Tablet
Reduzierung von Kosten durch digitales Vertragsmanagement
Finger zeigt auf ein Blatt mit Diagrammen drauf
Do you believe the Hype? Chancen und Grenzen von KI-Techniken beim EIM
Frau sitzt im Theater
Die Theater des Bühnenvereins Nord machen sich fit für die Digitalisierung
Kollegen schauen gemeinsam auf einen Laptop