Den digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit nscale gestalten: So spart die Suneco AG Nerven, Zeit und Geld

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu präsentieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Vor der Einführung von nscale stand die Suneco AG vor Problemen, die wohl jedes Unternehmen kennt: Der Purchase-to-Pay-Prozess war fehleranfällig, dauerte viel zu lange und war nahezu völlig undurchsichtig. Deshalb war für Geschäftsführer Heinz Dietz schnell klar, dass eine digitale Lösung her musste: „Der Weg vom Einkauf zur Zahlung muss einfach und reibungslos funktionieren, damit er unsere Teams nicht unnötig aufhält und belastet. Die Kolleginnen und Kollegen sollten die Chance haben, sich voll und ganz auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren – daher entschieden wir uns für die Einführung von nscale, um den Ablauf weitestgehend zu automatisieren und manuelle Aufgaben größtenteils abzuschaffen.“ 

Zeitersparnis im Einkauf

Als Einkaufsleiterin schätzt vor allen Katrin Stein die Erleichterungen, die nscale mit sich gebracht hat: „Wir haben nun eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen und Dokumente in Lieferanten- und Bestellakten gespeichert sind – und zwar über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess hinweg. So haben wir alle jederzeit und von überall Zugriff auf die Informationen. Das macht sich besonders bei uns bemerkbar, weil häufig mehrere Kolleginnen und Kollegen in eine Bestellung involviert sind. Der automatische Workflow erspart uns enorm viel Zeit und es gehen definitiv keine Belege mehr unterwegs verloren.“ Heike Hermann aus dem Außendienst-Team merkt das schon bei dem Ausfüllen von Bedarfsmeldungen: „Wenn ich früher Material gebraucht habe, konnte es auch schonmal passieren, dass meine Anfrage zuerst von einem auf den anderen Schreibtisch wanderte und schließlich gar nicht mehr auffindbar war. In nscale läuft die Bedarfsmeldung von Anfang an digital und ich kann den Status der Bearbeitung jederzeit auch von unterwegs einsehen. So bekomme ich die angeforderten Materialien sehr viel schneller und zuverlässiger – das macht meinen Job deutlich einfacher.“

Transparenz und Kosteneffizienz

Insbesondere in der Buchhaltung ist die Freude über den digitalen Prozess groß, wie Claudia Bauer berichtet: „Die Teams arbeiten in vollständig automatisierten Workflows, was auch uns einiges an lästiger Handarbeit erspart. Der gesamte Beschaffungsprozess ist inzwischen deutlich kürzer und die Durchlaufzeiten geringer, weil Vertretungsregelungen einfach im System hinterlegt sind und kein Beleg mehr auf irgendeinem Arbeitsplatz vergessen wird. Und was uns natürlich besonders freut: Wir sparen etwa 42 Prozent unserer Kosten dank der automatisierten Archivierung, der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen und dem Wegfall von Routineaufgaben.“ Eine Erinnerungsfunktion weist Claudia Bauer und ihre Kollegin Simone Meier auf fällige Rechnungen rechtzeitig hin, sodass sie die entsprechende Zahlung rechtzeitig anweisen und von Skonto-Vorteilen profitieren können. „Außerdem ist nscale mit unserem ERP-System verknüpft, sodass wir die Daten nicht noch einmal manuell übertragen müssen, sondern alle Informationen mittels technischer Schnittstelle immer dort landen, wo wir sie brauchen“, ergänzt Simone Meier. Wie cool ist es zudem, Rechnungen einfach online an jedem Ort zu prüfen und freizugeben? Stellt Euch vor Finanzchefs sind auf Reisen oder im Homeoffice 😉

Entlastung für das gesamte Unternehmen

Alexander Schulte aus dem Einkauf ist froh, dass er dank nscale nun sehr viel zuverlässiger arbeiten kann: „Fehler bei der Bestellung sind inzwischen nahezu ausgeschlossen, weil ich für die Bearbeitung alle Informationen mit einem Klick parat habe. Insbesondere in stressigen Phasen rettet uns das häufig vor zusätzlichem Aufwand für nachträgliche Korrekturen.“ Die Suneco AG setzt inzwischen auf einen automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess, der so viel Transparenz schafft, dass jeder Beteiligte zu jeder Zeit auskunftsfähig über den aktuellen Status und die weiteren Schritte im Ablauf ist. Das entlastet die Teams und schafft freie Ressourcen für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Wie die Suneco AG ncale in der Praxis nutzt, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen:

Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
Mitarbeiterin der Suneco arbeitet von Zuhause aus, dank einem digitalen Informationsmanagement
Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt
Mitarbeiterin der Suneco AG bei der Arbeit mit der Personalakte nscale HR
Die digitale Personalakte in nscale: So arbeitet das HR-Team der Suneco digital und effizient
Mitarbeiter der SUNECO AG hat Spaß an der Arbeit mit dem digitalen Posteingang
Papierberge ade mit nscale: Die Suneco organisiert ihren Posteingang digital
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Zwei Kolleginnen der SUNECO AG freuen sich über ihr digitales Vertragsmanagement mit nscale
Compliance-konform und effizient mit nscale: Die Suneco AG managt ihre Verträge digital
Die Kollegen der SUNECO AG schreiben Collaboration groß und ziehen alle an einem Strang
Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert
Zwei Mitarbeiterinnen der SUNECO AG haben Spaß an der Arbeit mit der digitalen Lieferantenakte
Suneco setzt auf die digitale Lieferantenakte: Mit nscale zu schlanken Einkaufsprozessen
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Mitarbeiterin der Suneco AG arbeitet im Home Office
Arbeiten wo, mit wem, wann und wie du willst: Die Suneco AG bietet den Arbeitsplatz der Zukunft
Firmenlogo der SUNECO AG
Die Suneco AG als Vorzeigebeispiel für die neue Arbeitswelt
Die unterschiedlichen nscale Clients der SUNECO
Immer die richtige Oberfläche zur Hand: So nutzt Suneco die Clients von nscale
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Mann mit Brille hat ein Handy in der Hand und steht in einem Flur.
Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
Mann steht im Flur eines Büros mit einem Tablet in der Hand
Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Unternehmen arbeitet an seiner Eingangsrechnungsverarbeitung
Invoice Management: Mehr Transparenz, schnellere Durchlaufzeiten, Senkung der Kosten