ITK-Technologie-Trends 2022 – Digital Workplace weiter auf dem Vormarsch

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Mobile Arbeit, Homeoffice, neue Arbeitsplatzkonzepte: Alles das lässt sich unter dem Schlagwort Digital Work zusammenfassen. Dass der deutsche Mittelstand diesbezüglich in Bewegung ist, zeigt aktuell der „IT-Invest-Monitor 2022“ von techconsult. Laut der Befragung aus dem Dezember 2021, planen 61 Prozent der interviewten Entscheider aller Branchen Investitionen zur Förderung des collaborativen Arbeitens. Für den Aufbau neuer Arbeitsumgebungen sind sogar 65 Prozent zu Ausgaben bereit.

Besonders deutlich tritt diese Entwicklung in einigen Sparten der Industrie zu Tage. So setzen knapp drei Viertel der Maschinen- und Werkzeugbauer auf moderne Arbeitsumgebungen. Im Bereich des collaborativen Arbeitens sind insbesondere die Hersteller elektronischer Geräte hervorzuheben: Knapp 80 Prozent möchten Geld in die Hand nehmen, um fortschrittlicher zu werden. Doch die Bereitschaft zur Investition reicht nicht aus, um am Ende einen echten Mehrwert für Beschäftigte und Kunden zu erreichen. Dafür braucht es passende Lösungen und Systeme, die Prozesse verschlanken, die Performance verbessern und einen uneingeschränkten Zugriff auf benötigte Informationen bieten.

Auf dem Weg in die neue Arbeitswelt

Der Themenbereich „Digital Work“ steht bei der Ceyoniq Technology schon seit einigen Jahren im Fokus. Wir begleiten unsere Kunden aus der freien Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung auf ihrem Weg in die neue Arbeitswelt. Dabei haben wir stets unserer vier Regeln im Blick, die zeitgemäßes Arbeiten definieren:

•    Arbeite, wo du willst!
•    Arbeite, wann du willst!
•    Arbeite, mit wem du willst!
•    Arbeite, wie du willst!

Doch was beinhalten diese Regeln und was braucht es, um sie erfolgreich umzusetzen? Die Grundvoraussetzung ist ein passgenaues Informationsmanagement, wie es unser EIM-System nscale ermöglicht.

Flexibilität ist Trumpf – Arbeiten unabhängig vom Ort

Spätestens seit der Corona-Krise ist klar: Der Arbeitsort darf keinen Einfluss auf die Qualität einer Leistung haben. Durch die deutliche Zunahme an Homeoffice-Arbeitsplätzen wurde ein Kulturwandel angestoßen, der auch nach dem Ende der Pandemiesituation zu neuen Arbeitsplatzmodellen führt. So wird der Anteil an mobiler Arbeit zunehmen und es entstehen immer mehr Bürokonzepte, bei denen nicht jedem Mitarbeitenden zwingend ein eigener fester Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Doch wie lässt sich dabei ein reibungsloser und einfacher Zugriff auf alle Dokumente garantieren, die für die tägliche Arbeit benötigt werden?

nscale dient als zentrale Plattform, auf der abteilungsübergreifend alle Daten und Dokumente strukturiert und vor allem zentral gespeichert werden. Damit entstehen keine Verzögerungen durch lokal abgelegte oder nur als Druckversion verfügbare Informationen. Vielmehr können Anfragen wesentlich schneller bearbeitet werden, wenn manuelle Suchprozesse und Liegezeiten wegfallen. Darüber hinaus ist bei jedem Dokument der Bearbeitungsstatus ersichtlich und erkennbar, ob es sich um die aktuelle Version handelt. Workflows ermöglichen dabei schnelle Freigabeprozesse. Bei mehreren Prüfinstanzen können diese sogar zeitgleich ablaufen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für die Arbeit auch von unterwegs entscheidend ist, betrifft verschiedene Zugriffsarten. nscale bietet mit dem Webclient einen einfachen ortsunabhängigen Zugriff mit den gleichen Funktionalitäten wie der Cockpit-Client. Für kurze Arbeitsgänge oder Nachforschungen steht zudem ein Client für mobile Endgeräte bereit.   

Freie Auswahl – Arbeiten ohne Zeiteinschränkung

Doch Digital Work beinhaltet auch neue Arbeitszeitmodelle. Diese bieten viele Vorteile. Benötigt ein Mitarbeiter ein Dokument, das zuletzt von einem Kollegen bearbeitet wurde, ist es nicht nötig, dass beide gleichzeitig arbeiten. Dank der zentralen Speicherung ist das gewünschte Dokument jederzeit verfügbar. Ein neu eingegangener Arbeitsauftrag kann also erledigt werden, und zwar dann, wenn der entsprechende Mitarbeiter arbeiten will und ein passendes Zeitfenster zur Verfügung hat. Und nicht erst dann, wenn der betreffende Kollege auch anwesend ist.

Je nach der eigenen Lebenssituation sind der Arbeitszeitverteilung kaum Grenzen gesetzt. So sind lange Pausen und ein erneutes Arbeiten am Abend einfach realisierbar, da kein Bürogebäude geöffnet und kein bestimmter Rechner erreichbar sein muss. Eine kleine Abfrage auf einer Dienstreise abends im Hotel? Mit nscale kein Problem. Eine kleine Freigabe morgens, bevor die Kinder in die Schule müssen? Die leichteste Übung. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist es diese Flexibilität, die Arbeitsplätze attraktiv macht.

Teamwork leicht gemacht

Völlige Unabhängigkeit von den Kollegen, das mag in mancher Situation von Vorteil sein, doch geht es ohne Teamwork natürlich nicht. Auch hier kann ein EIM helfen. Besonders hohe Bedeutung kommt dabei Workflows zu, die Prozesse koordinieren. Ob beim Posteingang oder einem Dokument, an dessen Erstellung mehrere Abteilungen beteiligt sind: Ein Workflow sorgt nicht nur automatisiert dafür, dass ein Arbeitsauftrag an den für den nächsten Prozessschritt zuständigen Mitarbeiter weitergegeben wird. Zudem helfen Erinnerungsfunktionen, lange Liegezeiten zu vermeiden. Ist ein Kollege in Urlaub oder krank, so geht das Dokument an einen festgelegten Vertreter.

Gerade bei komplexen Arbeiten oder groß angelegten Projekten ist Teamwork ein Erfolgsfaktor. Dank nscale müssen sich die Beteiligten jedoch nicht vor einem Bildschirm zusammenfinden. Stattdessen ist es möglich, ein Dokument gemeinsam zu bearbeiten, ganz egal wie weit die Mitarbeiter voneinander entfernt sind.   

Die Arbeit unterstützen

Selbst bei größtmöglicher Flexibilität, orts- und zeitunabhängigem Zugriff auf alle Informationen und den besten Kollegen, ist Arbeit nur dann effektiv, wenn sie nicht durch lästige und zeitaufwändige Prozesse verkompliziert wird. Ein solcher Prozess ist die Suche nach einem Dokument oder einer Information. Um diese zu vereinfachen, bietet nscale über die Volltextsuche hinaus mehrere Möglichkeiten. Von besonderer Bedeutung sind dabei smart Layouts. Je nach den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens und den verwendeten Metadaten können schnell und einfach Such- sowie Ergebnismasken erstellt werden, die jedes Dokument auffindbar machen. Prozesse werden nicht länger aufgehalten und behindert, sondern unterstützt sowie effizienter und medienbruchfrei gestaltet.

Fachkräfte sind Mangelware. Kein Unternehmen kann es sich leisten, auch nur einen qualifizierten Bewerber unbeachtet zu lassen. Umso wichtiger ist es, allen Mitarbeitern beste Bedingungen zu bieten. Barrierefreie Software ermöglicht dies beispielsweise durch einfach anpassbare Oberflächen oder eine Vorlesefunktion für Sehbehinderte. Führende EIM-Systeme lassen sich wahlweise mit Maus oder Tastatur bedienen und bieten so Barrierefreiheit, die weit über die gesetzlichen Vorgaben hinaus geht. Beste Bedingungen also für jedermann.

Fazit

Neue und moderne Arbeitsbedingungen sowie optimale Möglichkeiten zum Teamwork werden immer wichtiger und locken Fachkräfte. Das erkennen zunehmend auch Entscheider, die auf dieser Grundlage zu Investitionen und Fortschritt bereit sind. Dazu gehört auch ein leistungsfähiges EIM-System. Mit nscale sind Unternehmen bestens ausgestattet, um den Anforderungen der neuen Arbeitswelt gewachsen zu sein. Wir beraten Sie gern!

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