S/4HANA in der Public Cloud: CMIS löst ArchiveLink bei der konformen EIM-Archivierung ab

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Neue Geschäftsanforderungen, Modernisierung der IT, das bevorstehende Ende der Wartung für SAP ERP: In vielen Unternehmen ist die baldige Migration auf SAP S/4HANA geplant. Ein Großteil nutzt den Anlass, um den Betrieb der Lösung in der Cloud zu etablieren. Das hat Folgen für die flankierend eingesetzte EIM-Lösung. Denn für eine reibungslose Integration in die Public Cloud braucht es die CMIS-Schnittstelle. Unsere Enterprise-Information-Management-Lösung (EIM) nscale erfüllt diese Anforderung bereits.

Eine abgeschlossene Migration auf S/4HANA bis 2025: Dieses Ziel verfolgen laut einer aktuellen Lünendonk-Studie 87 Prozent der SAP-Kunden. Dabei stellen für die Befragten die Anforderungen des „New Normal“ einen wichtigen Beweggrund für die Umstellung dar. Unternehmen, die die Transformation zuletzt forciert haben, möchten damit insbesondere ihre ERP-Prozesse auf die neuen Gegebenheiten ausrichten. Dass dabei der Betrieb in der Cloud einen immer höheren Stellenwert einnimmt, überrascht nicht: Rund zwei Drittel (61 Prozent) der Studienteilnehmer setzen auf ein Hybrid-Cloud-Konzept.

Immer dann, wenn es um ERP-Lösungen von SAP geht, treten auch flankierende Systeme für das Informationsmanagement auf den Plan. Ein Grund dafür ist, dass der Softwarehersteller aus Walldorf mit Blick auf ERP zwar ein leistungsfähiges Produkt bietet, jedoch hinsichtlich einer effizienten, beschleunigten und fehlerfreien Dokumentenverarbeitung Lücken im Funktionsumfang aufweist. Abhilfe schaffen hier ergänzende EIM-Lösungen, die einen unternehmensweiten Informationsfluss vollumfänglich abbilden. 

nscale und SAP

Bei der Wahl einer entsprechenden Anwendung muss demnach unbedingt auf deren Kompatibilität zum ERP geachtet werden. Ist diese wie bei nscale gegeben, ergeben sich zahlreiche Vorteile. Die Ceyoniq-Lösung erlaubt eine Tiefenintegration, die die Basis für systemübergreifende Prozesse auf Höchstniveau bildet: Workflowgestützt gehen Vertrags-, Rechnungs- oder E-Mail-Management beschleunigt und vereinfacht von der Hand. Die Dokumentenverwaltung geschieht ganz einfach in der gewohnten Arbeitsumgebung, sodass sich die Beschäftigten bei der Einführung nicht umgewöhnen müssen.

Durch die Verzahnung der Systeme stehen in einem Private-Cloud-Szenario sämtliche prozessrelevanten Informationen wie Kundeninformationen, Produktstammdaten, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Personalakten unmittelbar zur Verfügung. Mithilfe von prozessorientierten Aktenlösungen  , in denen alle für einen Vorgang relevanten Daten vollständig und strukturiert gebündelt werden, kennen alle Beschäftigten jederzeit den Bearbeitungsstatus eines Dokumentes. Zudem sind die digitalen Akten bereits auf Branchenspezifika zugeschnitten oder für bestimmte Vorgänge vorgefertigt.

Künftig werden die Aktenlösungen auch für SAP-Anwender in der Public Cloud zur Verfügung stehen. Die nscale-seitige Anpassung der ODATA-Schnittstelle zum Zugriff auf die Stammdaten aus SAP ist bereits angestoßen und wird demnächst ausgerollt.

Die ständige Verfügbarkeit aktueller und zuverlässiger Informationen ist ein wichtiges Argument für die Kombination aus SAP und EIM, jedoch längst nicht das einzige. Denn wenn S/4HANA Schwächen aufweist, dann sind es die fehlenden Möglichkeiten zur rechtssicheren und schlanken Archivierung von Dokumenten. So verlangt die GoBD die Aufbewahrung von Rechnungen und Verträgen über lange Zeiträume hinweg. Hierfür das Repository zu nutzen, das SAP selbst für die Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt hat, ist für Anwender kostspielig. Zudem gehört die Erschließung dieses Marktsegments nicht zu den strategischen Zielen des Software-Konzerns, was gegen die Zukunftsfähigkeit der Lösung spricht.

Rechtssicher archivieren

Abgesehen vom entstehenden finanziellen Aufwand sprechen auch die Vorgaben der DSGVO gegen den Onlinespeicher der SAP. Denn mit der Verordnung wird es Pflicht, Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies ist nur mithilfe eines zuverlässigen Rechte- und Rollenkonzeptes möglich, durch das Informationen entsprechend bereitgestellt oder verwehrt werden können. Das Fehlen dieser Funktion im ERP der SAP wird durch die Anbindung von nscale ausgeglichen, das entsprechende Möglichkeiten bietet. So kann etwa die Rolle der Geschäftsführung universelle Zugriffsrechte erhalten, während Beschäftigte aus der Personalabteilung lediglich die Dokumente öffnen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das Marketing wiederum erhält gesonderte Befugnisse, die sich an den entsprechenden Verantwortlichkeiten orientieren. Je ausgereifter eine Lösung ist, desto feingranularer können solche Rechte bestimmten Rollen oder auch einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Mit einem passenden Konnektor können Daten außerdem revisionssicher archiviert und mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen oder Sperrkennzeichen (Stichwort „Legal Hold“) versehen werden. Während laufender Aufbewahrungsfristen können die Dokumente gesperrt und so vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Nach Ablauf der definierten Fristen werden die Daten automatisiert gelöscht. SAP bietet diese Funktionen mit SAP ILM, die nötige Anbindung eines WebDAV-basierten Speichers erfolgt über den nscale ERP Connector ILM.

Bereits seit Jahren ist unsere EIM-Lösung SAP-zertifiziert. Die SAP SE bestätigt damit, dass sich nscale reibungslos in ihre ERP-Anwendungen integrieren lässt. Zuletzt wurde das Zertifikat im Sommer 2021 erteilt und somit der Nachweis erneuert, dass die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen innerhalb des SAP-Ökosystems mit nscale Compliance-konform vonstattengehen. Die Funktionen des Dokumenten- und Archiv-Managements stehen dabei direkt im ERP zur Verfügung. Hierzu ist die Anbindung von SAP ILM sowie die ArchivLink-Schnittstelle für den Private-Cloud-Betrieb und die CMIS-Schnittstelle für den Public-Cloud-Betrieb Voraussetzung.

CMIS-Schnittstelle als neuer Standard

Die letztgenannte Schnittstelle stellt den neuen Standard für die Archiv-Anbindung dar, was ihr Vorhandensein zur zentralen Anforderung an eine EIM-Lösung mit Archiv macht. Hinzu kommt, dass sich die Public-Cloud-Nutzung immer weiter etabliert und noch weiter etablieren wird. Dies gilt für praktisch alle geschäftskritischen Anwendungen, ganz egal, ob sie von SAP, Microsoft oder einem anderen Softwarehersteller stammen. Dadurch wächst die Bedeutung des für die Cloud optimierten Standards noch einmal zusätzlich. Die ArchivLink-Schnittstelle verliert hingegen an Einfluss, da sie nicht auf die Public Cloud ausgerichtet ist.

Deshalb bietet Ceyoniq neben ArchivLink bereits heute die CMIS-Schnittstelle. Zwar existiert für sie seitens SAP noch keine Zertifizierung. Wir beraten und unterstützen Interessierte in diesem Bereich jedoch gern.

nscale mit ERP-Schnittelle SAP in Anwendung
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