Die digitale Personalakte in nscale: So arbeitet das HR-Team der Suneco digital und effizient

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu demonstrieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Auch die Suneco bleibt vom Fachkräftemangel nicht verschont. Geschäftsführer Heinz Dietz kann sich noch gut an eine besonders schwierige Phase erinnern: „Vor einigen Jahren brauchten wir dringend neues Personal in den unterschiedlichsten Abteilungen. Allerdings war das HR-Team so stark durch Routineaufgaben und manuelle Prozesse gebunden, dass für aktives Recruiting kaum Zeit blieb. Mit der Einführung des Enterprise Information Management und der dazugehörigen digitalen Personalakte hat sich die Situation grundlegend verändert und wir sind endlich wieder dazu in der Lage, uns aktiv ums Personal-Recruiting zu kümmern.“ Beate Winkler, Leiterin der Personalabteilung, ergänzt: „Wir sparen nicht nur Zeit und Kosten durch die digitale Personalakte, sondern sind auch jederzeit sicher, dass wir alle Informationen auf einen Klick finden und jederzeit die Compliance-Vorgaben einhalten.“

Personalakte – ein Fass ohne Boden

Die Personalakte wird gern in ihrem Umfang und ihrer Bedeutung unterschätzt. Sie enthält häufig neben den Bewerbungsunterlagen und dem Einstellungsfragebogen auch Gesundheitsdokumente, Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Einwilligungserklärungen. Außerdem gehören häufig Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung, Sozialversicherungsinformationen, Reisekostenabrechnungen und diverse Schriftwechsel dazu. Eine Personalakte kann entsprechend umfangreich werden, sodass schon aus Platzgründen eine digitale Lösung einfacher ist. Karl Jung, Mitarbeiter in der HR-Abteilung, ist froh, nicht mehr mit Aktenbergen arbeiten zu müssen: „Mit den Papierakten bestand immer das Risiko, dass ein Dokument verloren geht, auch wenn wir natürlich alle immer sorgfältig mit den Unterlagen umgegangen sind. Außerdem hat es eine gefühlte Ewigkeit gedauert, wenn wir eine bestimmte Personalakte gesucht haben. Das Papierarchiv war umfangreich, eingestaubt und oft nicht praktikabel im stressigen Arbeitsalltag nutzbar.“

nscale beinhaltet alle notwendigen Informationen

Die digitale Personalakte in nscale sorgt mit zentral abgelegten Informationen für Zeiteinsparungen und transparente Prozesse. „Wenn wir einen Arbeitsvertrag erstellen, haben wir sämtliche Informationen zum neuen Teammitglied griffbereit, weil das System die Details zentral und strukturiert abgelegt hat“, erläutert Beate Winkler. Das spart manuellen Aufwand und beugt Übertragungsfehlern vor. Die Personalleiterin ergänzt: „In der digitalen Personalakte sind sämtliche Dokumente, Termine und Bankdaten sicher und strukturiert hinterlegt. Daher haben wir uns dazu entschieden, unsere Arbeitsverträge nicht mehr auszudrucken, sondern gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter auf einem Tablet oder Smartphone zu unterzeichnen. Das ist einfach komfortabler für alle Beteiligten.“ Sämtliche Papierunterlagen digitalisiert das HR-Team und fügt sie dem Datensatz in nscale hinzu. Dank der Volltextsuche können Frau Winkler und Herr Jung so auch ältere Informationen schnell finden und nutzen.

Reibungslosere Prozesse dank digital unterstützter Prozesse

Karl Jung freut sich besonders darüber, dass die digitale Personalakte den Medienbruch aufgelöst hat: „Früher waren unsere Akten hybrid: Einige lagen in Papierform vor und andere digital. Das führt dazu, dass wir regelmäßig Daten übertragen und manuell aktualisieren mussten. Mit nscale ist einfach alles digital und wir können sämtliche Informationen strukturiert ablegen – auch eingescannte Papierbelege, Office-Dokumente und E-Mails. Das erleichtert meinen Arbeitsalltag ganz deutlich.“ Die digitalen Prozesse ermöglichen es den Teams der Sunceo AG beispielsweise, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Posteingang ganz einfach gezielt in Ordner abzulegen, auf die nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff haben.

In Sachen Compliance immer auf der sicheren Seite

„Für mich ist besonders das Thema Compliance immer ein Stressfaktor gewesen“, erzählt Personalleiterin Beate Winkler. „Mit der digitalen Personalakte in nscale haben wir stets aktuelle Informationen und können deren Integrität sicherstellen. Die technologiegestützte lückenlose Dokumentation sorgt für Transparenz und klar definierte Rollen- sowie Benutzerrechte schützen die sensiblen Akten vor unbefugtem Zugriff. Auch die Löschung personenbezogener Daten ist mit Einführung der digitalen Personalakte sehr viel einfacher geworden. So ist das ehemalige Schreckgespenst Compliance inzwischen zum Kinderspiel geworden.“

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