Papierberge ade mit nscale: Die Suneco organisiert ihren Posteingang digital

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu demonstrieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Der Posteingang ist in den meisten Unternehmen die zentrale Anlaufstelle für Dokumente aller Art. Ob per E-Mail, Fax, Brief oder Messenger – alle Belege, Rechnungen, Lieferscheine und sonstigen Unterlagen müssen dort entgegengenommen, sortiert, zugeordnet und zur Weiterverarbeitung verteilt werden. „Bevor wir nscale hatten, war der Posteingang bei uns gut und gerne mal ein echtes Chaos“, erinnert sich Heinz Dietz, Geschäftsführer der Suneco. „Die verschiedenen Eingangskanäle und die Papierberge, die dort aufliefen, führten immer wieder einmal zu Verzögerungen, sodass wir beispielsweise die Skonto-Möglichkeiten bei Eingangsrechnungen oft nicht nutzen konnten, weil der Beleg zu lange unterwegs war. Ganz zu schweigen von dem Ärger, wenn Dokumente im Durcheinander ganz verloren gehen.“ Die manuelle Bearbeitung des Posteingangs belastete die verantwortlichen Mitarbeiter und sorgte für Frust im gesamten Unternehmen.

Mehr Effizienz und weniger Aufwand

„Insbesondere bei uns in der Buchhaltung ist es wichtig, dass wir Belege so zeitig wie möglich auf den Tisch bekommen, um sie zu prüfen, interne Workflows anzustoßen und die Zahlungsziele einzuhalten bzw. nachzuverfolgen“, erklärt Simone Meier aus der Finance-Abteilung. Reibungsverluste im Posteingang bedeuten hier schlimmstenfalls, dass Rechnungen verschwinden und es zur Zahlungserinnerung kommt. Aber schon die Verzögerung eines Eingangs verursacht ärgerlichen Aufwand, den die Suneco dank dem digitalen Posteingang in nscale vermeiden kann. Claudia Bauer, Leiterin Einkauf, betont: „Auch wenn man es auf den ersten Blick so nicht erkennen mag, sind auch wir ein wichtiger Einflussfaktor auf stabile Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Je schneller wir Eingangspost erhalten, umso rascher können wir professionell darauf reagieren und dafür sorgen, dass die Suneco in der Außendarstellung jederzeit glänzt.“

Viele Kanäle – ein System

Die größte Herausforderung des Posteingangs liegt wohl in der Vielzahl der Kommunikationskanäle, die im Business heutzutage genutzt werden. „Früher war der Posteingang noch wörtlich zu nehmen: Da kam die Briefpost an, wurde geöffnet, gestempelt und in das jeweilige Mitarbeiterfach gelegt“, resümiert Stefanie Brandt, Vertriebsleiterin der Suneco. „Heute kommen Informationen aus den verschiedensten Quellen von E-Mail über Messenger, Filehoster, Portale, interne Systeme und vieles mehr. Entsprechend viele Dateiformate kommen da auf den Posteingang zu – händisch ist das nicht mehr zu managen.“ Ihr Kollege Gerhard Sommer ergänzt: „Mit unserem digitalen Posteingang in nscale spielt es keine Rolle, in welcher Form und woher uns die Informationen erreichen. Sämtliche Kanäle werden gebündelt, der Input strukturiert und dann standardisiert verarbeitet. Das erleichtert uns im Kundenkontakt und auch im Vertragsmanagement das Leben wirklich sehr.“

Sicherheit und Transparenz

Durch den digitalen Posteingang gelingen Prozesse nicht nur effizienter. Er sorgt außerdem für eine durchgängige Transparenz über alle Informationen im Unternehmen. Thomas Vogel, Leiter des Qualitätsmanagements bei Suneco, berichtet: „Gerade bei Reklamationen ist es wichtig, dass wir alle verfügbaren Informationen zu einem Vorfall auf einen Blick einsehen können, um den jeweiligen Fall wirklich umfassend beurteilen zu können. Dabei hilft der digitale Posteingang, weil alle Details ihren Weg umgehend in das System finden und keine blinden Flecken aufgrund von langwierigen manuellen Prozessen entstehen.“ Das bestätigt auch sein Kollege Armin Arndt: „Der digitale Posteingang in nscale erleichtert unsere tägliche Arbeit, hilft uns, die DSGVO-Vorgaben einzuhalten und bietet mit seinem Berechtigungskonzept jederzeit die Sicherheit, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf sensible Unterlagen haben, die ihn wirklich brauchen.“

Mit digitalem Posteingang von Anfang an strukturierte Daten

Die Kommunikationstechnologien entwickeln sich immer weiter, sodass auch der Posteingang sich stetig auf neue Formate und Kanäle einstellen muss. Mit nscale kann die Suneco souverän mit dem Omnichannel umgehen und hat sämtliche Informationen von Anfang an im Griff.

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