Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu präsentierendemonstrieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Es gibt so viele gute Gründe für die Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung. Angefangen von Kosten- und Zeitersparnissen über die steigende Transparenz, sinkende Fehleranfälligkeit und zuverlässige Compliance. Dennoch tun sich viele Unternehmen schwer damit, weil sie Angst davor haben, dass ihnen das notwendige technische Know-how oder gar das Budget fehlen könnte, die Komplexität möglicherweise steigt oder die Einführung dazu führt, das Teams umstrukturiert und Arbeitsplätze obsolet werden könnten. Auch die Suneco AG ist das Thema nicht leichtfertig angegangen, wie Geschäftsführer Heinz Dietz berichtet: „Wir hatten durchaus Respekt vor den organisatorischen Herausforderungen, die so ein Digitalisierungsprojekt mit sich bringt. Daher haben wir von Anfang an auf ein professionelles Change Management gesetzt – auch, um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv am Prozess zu beteiligen, transparent über Hürden und Fortschritte zu informieren und ganz offen aufzuzeigen, welchen Weg wir gemeinsam gehen wollen.“ Die Suneco hat den Faktor Mensch sensibel und konstruktiv mitbedacht und profitierte so von einer reibungslosen Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Mehr Durchblick und schnellere Bearbeitungszeiten

„Zu Beginn war ich skeptisch, ob der Aufwand eines Digitalisierungsprojektes sich wirklich lohnen würde und wieviel zusätzliche Arbeit und Umstellung auf uns zukommen wird“, erinnert Claudia Bauer, die Leiterin der Buchhaltung. „Doch dank der professionellen Begleitung durch Ceyoniq wussten wir von Anfang an immer, was uns erwartet, wo das Projekt gerade steht und wie die nächsten Schritte aussehen. Außerdem konnten wir uns aktiv einbringen und die Lösungsumsetzung mit unserem Fachwissen so gestalten, dass sie uns im Arbeitsalltag deutlich entlastet.“ Vor der Implementierung von nscale hatte auch die Suneco AG mit Intransparenz und hohem manuellen Aufwand zu kämpfen, wie Simone Meier aus der Finance-Abteilung berichtet: „Mal gingen Rechnungen auf dem Weg durch die Fachbereiche verloren, wir konnten Zahlungsfristen aufgrund der langen Durchlaufzeiten nicht einhalten und es passierten Fehler bei der manuellen Bearbeitung sämtlicher Belege. Ganz zu schweigen von der Nutzung von Skonto-Vorteilen. Durch nscale haben wir den gesamten Prozess digitalisiert und zuverlässig automatisiert, erhalten vom System Unterstützung in Sachen Compliance und haben locker genug Zeit, um uns wieder stärker auf unsere Kernkompetenzen zu konzentrieren. Außerdem haben wir Transparenz gewonnen und können so beispielsweise regelmäßig Skonto-Vergünstigungen nutzen.“

Digitaler Prozess in nur fünf Schritten

Jede Rechnung bei der Suneco AG durchläuft vier Schritte, die von nscale begleitet werden: Erfassung, formale Prüfung, sachliche und rechnerische Freigabe, Buchung und Übergabe zur Zahlung an das führende Fibu/ERP-System. Das EIM hilft schon bei der Erfassung und formalen Prüfung jeder Rechnung, indem die Software die Informationen auf dem Beleg auswertet und bei fehlenden oder falschen Angaben eine genauere Prüfung anstößt. „Ich bekomme eine Info von nscale, wenn ich mir eine Rechnung genauer ansehen muss. Alle korrekten Belege gehen direkt weiter in die nächsten Schritte des Workflows, ohne dass ich sie einzeln manuell prüfen muss“, erzählt Simone Meier. Alexander Schulte aus dem Einkauf ergänzt: „nscale legt mir die Rechnungen vor, die ich prüfen muss – und wenn ich einmal krank ausfalle oder im Urlaub bin, erhält mein Kollege die Vorlage auf Basis der eingestellten Vertretungsregeln oder die Aufgaben werden direkt an die entsprechende Gruppe weitergegeben. So bleibt keine Rechnung liegen und der Prozess läuft immer flüssig.“ 

Schritt für Schritt zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Das Team der Suneco AG hat sich das Digitalisierungsprojekt gut überlegt und ist das Thema strukturiert angegangen. „Zuerst haben wir die Ist-Situation unserer Prozesse analysiert und anschließend einen Projektplan mit unseren Zielen und einem Zeitplan entwickelt“, erinnert sich Geschäftsführer Heinz Dietz. „In jeder Phase war die Buchhaltung involviert, denn schließlich sollte nscale den Kolleginnen das Arbeitsleben erleichtern. Claudia Bauer und Simone Meier waren dann auch die ersten, die eine Schulung für den Prototypen erhalten haben und damit testen konnten, wie gut die neue Lösung funktioniert und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Nach und nach haben wir alle Fachbereiche angebunden und erst als alles rund lief, führten wir nscale final ein und gingen mit dem EIM live, ohne das wir uns ein Leben heute kaum noch vorstellen können.“

Wie die Suneco AG ncale in der Praxis nutzt, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen:

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