Compliance-konform und effizient mit nscale: Die Suneco AG managt ihre Verträge digital

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu demonstrieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Die analoge Vertragsverwaltung hat im digitalen Zeitalter nichts mehr zu suchen. Wer Verträge manuell managt muss mit finanziellen Einbußen rechnen, weil möglicherweise Pflichten nicht eingehalten oder Zahlungsfristgen verpasst werden. Darüber hinaus ist im Zweifel nicht ersichtlich, ob das jeweilige Dokument wirklich auf dem neuesten Stand ist, weil die Versionierung meist fehlt. Und auch die Fristenverwaltung ist eine besondere Herausforderung, wenn sie nicht zentral erfolgt. „Die wichtigsten Argumente für ein digitales Vertragsmanagement waren bei uns die stetig steigenden Compliance-Anforderungen sowie die fehlende Transparenz über wirklich alle relevanten Vertragsinformationen“, betont Heinz Dietz, Geschäftsführer der Suneco AG. „Hinzu kamen Medienbrüche, die das Thema noch komplizierter machten, wenn Verträge am Bildschirm geändert und dann ausgedruckt wurden, nur um vom nächsten Mitarbeiter wieder eingescannt und händisch in ein System überführt zu werden. Damit ist glücklicherweise seit der Nutzung von nscale endlich Schluss.“

Immer compliant – auch bei komplexen Anforderungen

Stefanie Brandt ist als Vertriebsleiterin der Suneco AG auch für Vertragsangelegenheiten verantwortlich. Ihre größte Sorge war von Beginn an das Thema Compliance: „Ich hatte einfach immer ein ungutes Gefühl, wenn ich nicht sicher wusste, dass wir sämtliche Kündigungsfristen, vereinbarten SLAs und Zahlungsbedingungen wirklich transparent auf dem Schirm haben. Die Gesetzgebung mit ihren immer schärferen Regeln tut da ihr Übriges – bei jeder Änderung müssen alle Verträge geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Der Aufwand im manuellen Vertragsmanagement war enorm und barg immer das Risiko für Fehler.“ Auch ihr Kollege Gerhard Sommer ist glücklich, dass nscale an diesem Punkt zuverlässig unterstützt: „Durch das digitale Vertragsmanagement im System haben sich unsere Arbeitsabläufe deutlich verschlankt und wir sind sehr viel effizienter geworden. Zusätzlich sind wir jetzt immer sicher, dass wir alle internen Regeln und externen Vorschriften zuverlässig einhalten und jederzeit den Überblick bewahren.“

Mehr Transparenz und weniger Kosten

„Wenn es zu Reklamationen kommt, kann ich dank nscale auf einen Klick sämtliche vertraglichen Vereinbarungen mit dem jeweiligen Partner einsehen und die Situation sofort prüfen“, erzählt Armin Arndt aus dem Qualitätsmanagement. „Was früher bedeutete, dass ich im Zweifel ein oder zwei Stunden nach dem richtigen Ordner suchen musste, nur um dann festzustellen, dass sich darin gar nicht die aktuelle Version des Vertrags befand, geht heute kinderleicht und vollautomatisch.“ Die internen Kosten für den manuellen Aufwand im Vertragsmanagement sind bei der Suneco AG seit der Einführung von nscale enorm gesunken. Das freut besonders die Geschäftsführung, aber auch die einzelnen Teams, weil das System ihren Arbeitsalltag zusätzlich erleichtert.

Sensible Dokumente sicher digital verwaltet

Auch Beate Winkler hat als Personalleiterin des Unternehmens viel mit Verträgen zu tun: „Das digitale Vertragsmanagement gibt uns absolute Rechts- und Revisionssicherheit, die auch bei Arbeitsverträgen und Vereinbarungen mit Personaldienstleistern extrem wichtig ist. Dank des modularen Aufbaus und der intuitiven Gestaltung ist das System sehr einfach zu nutzen und außerdem haben wir – wie bei allen Aufgaben, die wir über nscale bearbeiten – durch den mobilen Zugriff die Flexibilität, von überall aus zu jeder Zeit und mit jedem beliebigen Endgerät zu arbeiten.“

Wie die Suneco AG ncale in der Praxis nutzt, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen:

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