Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu demonstrieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

„Unser Unternehmenserfolg steht und fällt mit der produktiven Zusammenarbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – in den jeweiligen Teams und abteilungsübergreifend“, erklärt Geschäftsführer Heinz Dietz. „Darum war mir die Förderung von Collaboration schon immer ein wichtiges Anliegen. Mit nscale haben wir die technologische Basis geschaffen, um unsere Zusammenarbeit neu zu definieren und wirklich professionell aufzustellen. Die Zufriedenheit in der Belegschaft zeigt mir, dass wir in diesem Bereich einen schönen Erfolg erreicht haben.“ 

Alle sitzen im selben Boot – und rudern gemeinsam

„Collaboration ist mehr als die gemeinsame Arbeit an einem Projekt, in dem jeder Einzelne seine eigenen Aufgaben und Meilensteine im Blick hat. Bei uns geht es darum, wirklich zusammen zu arbeiten – zum Beispiel am gleichen Dokument“, erklärt Armin Arndt, Mitarbeiter im Qualitätsmanagement. „Dank nscale können wir genau das tun, weil wir alle auf eine zentrale Informationsbasis zugreifen, auf der sämtliche relevanten Daten gespeichert und verwaltet werden. Gerade in unserer New-Work-Umgebung, in der wir von unterschiedlichsten Orten aus miteinander arbeiten, erspart uns diese gemeinsame Plattform sehr viel Aufwand und Nerven.“

Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente von einem zum anderen Kollegen geschickt wurden und dabei gerne mal etwas unterging oder irgendwann nicht mehr klar war, welche Version die aktuellste ist. „Wir bearbeiten Dokumente inzwischen in nscale gemeinsam und sind so sehr viel produktiver geworden“, verdeutlicht QM-Leiter Thomas Vogel. „Wenn ich eine Datei öffne, um darin etwas zu ändern, wird diese automatisch für alle anderen gesperrt und sie erhalten die Information, dass ich gerade darin arbeite. So sind alle stets im Bilde darüber, was gerade passiert, wir behindern uns nicht gegenseitig und überschreiben nicht versehentlich die Anpassungen des anderen. Gerade das ist vor nscale häufig passiert.“ 

Reibungslose Arbeitsabläufe dank digitaler Workflows

Die in nscale abgebildeten Workflows sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit genau weiß, welche Aufgabe welchen Status hat und was noch erledigt werden muss. Offene Tasks sind ebenso transparent einsehbar wie alle Deadlines und der jeweils aktuelle Bearbeitungsstand. „Beispielsweise kann ich per Mausklick ganz einfach sehen, ob eine Rechnung bereits freigegeben und bezahlt ist, oder bei welchem Kollegen sie noch zur Bearbeitung liegt“, erläutert Simone Meier, Mitarbeiterin in der Buchhaltung. „Ruft also nun ein Lieferant an, der wissen möchte, wie es um die Begleichung seiner Rechnung steht, bin ich jederzeit voll auskunftsfähig und muss ihn nicht vertrösten, bis ich mit den Kollegen aus dem Einkauf gesprochen habe.“

Freigabeprozesse sind seit der Einführung von nscale bei der Suneco keine Zeitfresser mehr, sondern gelingen reibungslos und ohne unnötigen manuellen Aufwand. „Wenn mir in einem Workflow eine Aufgabe zugewiesen wurde, bekomme ich automatisch eine Benachrichtigung und außerdem eine Erinnerung, bevor die Frist verstreicht“, weiß Gerhard Sommer aus dem Vertrieb. „Wenn ich krank oder im Urlaub bin, läuft der Prozess automatisch weiter und meine Vertretung bekommt die entsprechende Meldung vom System.“

„Besonders im Außendienst ist es sehr praktisch, dass ich jederzeit den Status eines Dokuments einsehen kann“, erzählt Heike Hermann. „So bin ich im Gespräch mit unseren Kunden immer up to date und kann sie transparent darüber informieren, wann beispielsweise ihr Ersatzteil voraussichtlich eintrifft oder ob die Ersatzmaschine schon geliefert wurde.“ Ergeben sich im Austausch neue Informationen, wie beispielsweise veränderte Ansprechpartner oder neue Anforderungen, kann Frau Hermann diese Daten direkt in nscale erfassen und das gesamte Team ist jederzeit auf dem neuesten Stand.

Virtuelle Collaboration in Projekten

Neben dem klassischen Tagesgeschäft fallen auch bei der Suneco immer mal wieder Projekte an, in denen sich Mitarbeiter auch abteilungsübergreifend zusammenfinden, um gemeinsam zu arbeiten. „Egal, wie das jeweilige Team gestaltet ist, können wir dank unserer zentralen Informationsbasis jederzeit flexibel und unkompliziert zusammenarbeiten“, betont Karl Jung, Mitarbeiter in der HR-Abteilung. „Dazu müssen wir nicht alle in einem Büro oder Meeting-Raum zusammenkommen. nscale bietet uns dank digitaler Dokumente und virtueller Teamspaces die optimale Plattform, um auch hybrid in Projektteams erfolgreich zu sein. Hier legen wir alle relevanten Informationen ab, können auf sämtliche wichtigen Dokumente zugreifen und wissen jederzeit, wo das Projekt gerade steht und was es als nächstes zu tun gibt.“


Wie die Suneco AG ncale in der Praxis nutzt, erfahren Sie in unseren Blogbeiträgen:

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