Suneco setzt auf die digitale Lieferantenakte: Mit nscale zu schlanken Einkaufsprozessen

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu demonstrieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Geschäftsführer Heinz Dietz weiß, wie wichtig die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Lieferanten für den Unternehmenserfolg ist: „Wir verlangen von unseren Lieferanten, dass sie zuverlässig sind, uns pünktlich mit Waren in der richtigen Qualität versorgen und sich mit uns auf einen fairen, wettbewerbsfähigen Preis einigen. Im Gegenzug bieten wir eine vertrauensvolle, langfristige Partnerschaft und achten auf unserer Seite darauf, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren und Rechnungen pünktlich beglichen werden.“ Die digitale Lieferantenakte ist ein wichtiger Bestandteil des Purchase-to-Pay-Prozesses der Suneco.

Reibungslose Workflows dank digitaler Lieferantenakte

Alexander Schulte, Mitarbeiter im Einkauf bei der Suneco, kann sich seinen Arbeitsalltag gar nicht mehr ohne die digitale Lieferantenakte in nscale vorstellen: „Wir haben all unsere Abläufe digitalisiert und können so beispielsweise Bedarfsanforderungen einfach verwalten, interne Freigabeprozesse reibungslos anstoßen und Verträge sowie Rahmenvereinbarungen direkt in nscale erstellen. Die Basis für all das ist die digitale Lieferantenakte, die alle notwendigen Informationen enthält und uns tagtäglich dabei unterstützt, effizient und fehlerfrei zu arbeiten.“ Ein durchdachtes Rechte- und Rollenkonzept sorgt dafür, dass nur berechtige Mitarbeiter Einblick in sensible Informationen erhalten und der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist.

Katrin Stein, Leiterin des Einkaufs, ergänzt: „Die digitale Lieferantenakte ist bei uns auch ein wichtiger Faktor in der Prüfung von Eingangsrechnungen, weil sie sämtliche Informationen zu Bestellungen, Konditionen und Qualitätsvereinbarungen enthält. Alle Aufträge, jede Rechnung inklusive Zahlstatus und sämtliche weiteren relevanten Informationen werden ebenfalls dort abgelegt. So können wir auch nach Monaten noch nachvollziehen, wann was geliefert, berechnet und bezahlt wurde. Rückfragen von Lieferanten können wir so in wenigen Sekunden beantworten und müssen nicht erst in unterschiedlichen Abteilungen händisch verschiedene Belege zusammensuchen.“

Alle sind involviert und arbeiten zusammen

Arndt Seidel, Serviceleiter der Suneco, profitiert ebenfalls von der digitalen Lieferantenakte und den damit verbundenen Workflows: „Wir können nicht nur unsere Bedarfsanforderungen digital an den Einkauf geben, was schon eine enorme Arbeitserleichterung im Vergleich zum Ausfüllen irgendwelcher Papierformulare ist. Wir erfahren dank der digitalen Workflows auch, wenn ein bestellter Artikel eingetroffen ist, und können die Rechnung direkt im System freigeben, wenn wir uns das Produkt angesehen haben. Außerdem kommt es dank Termin- und Kontaktverwaltung sowie Vertretungsregelungen nicht mehr zu Verzögerungen, falls jemand im Urlaub oder aus anderen Gründen nicht erreichbar ist.“

Verknüpfte Systeme für noch mehr Transparenz

„Bei der Einführung von nscale und der digitalen Lieferantenakte haben wir insbesondere auch darauf geachtet, dass diese sich optimal mit unserem ERP-System verknüpfen lässt“, erläutert Einkaufsleiterin Katrin Stein. „Wir verwalten unsere Ressourcen unter anderem in SAP, bilden hier einige kaufmännische Prozesse ab und ziehen Reports für wichtige Geschäftszahlen. Entsprechend muss nscale als zentrale Informationsbasis neben allen Details aus unserem digitalen Lieferantenmanagement auch Zugriff auf die Daten aus unserem ERP haben. Durch die Verknüpfung unserer Lieferantenakten und SAP haben wir eine zentrale und strukturierte Dokumentenablage geschaffen, in der wir alle relevanten Informationen per Mausklick wiederfinden.“ Außerdem konnte die Suneco so Informationsinseln auflösen und alle Daten zusammenführen. Das hilft bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Zusätzlich hat das Team sein eigenes ERP-System um ein revisionssicheres und Compliance-konformes Dokumentenmanagement ergänzt und sieht so auch der nächsten Prüfung entspannt entgegen.


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