Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert

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Die Suneco AG ist ein fiktives Unternehmen, das uns dazu dient, einzelne Funktionalitäten innerhalb von nscale zu demonstrieren und so die Vorteile des Enterprise Information Managements (EIM) anhand von praktischen Beispielen darzustellen. Mehr über die Suneco AG erfahren Sie im virtuellen Firmenprofil.

Prozesse koordinieren, Arbeitsabläufe automatisieren, Daten erfassen, Dokumente speichern: Das richtige Workflow Management spart der Suneco viel Zeit und hilft dem Team dabei, jederzeit den Überblick über relevante Informationen zu behalten. Heinz Dietz, Geschäftsführer der Suneco AG bringt es auf den Punkt: „Wir setzen für das Workflow Management auf nscale, weil die Lösung uns aktiv dabei unterstützt, alle Prozesse reibungslos abzubilden und so viel manueller Aufwand wegfällt.“ Claudia Bauer, Leiterin der Buchhaltung, ergänzt: „Es ist ein schönes Gefühl, wenn die Arbeit einfach fließt. Ein Handgriff führt zum nächsten, nahezu beiläufig wird Aufgabe um Aufgabe erledigt und plötzlich ist das Tagwerk verrichtet. Wie der Fließverkehr auf der Straße: Keine Staus, keine Baustellen, nicht mal stockender Verkehr – stattdessen durchgängig Grüne Welle.“

Das Organigramm der SUNECO AG:

Das Organigramm der SUNECO AG.

Reibungslose Workflows dank nscale

nscale verwaltet als EIM-Lösung sämtliche Dokumente im Unternehmen – von Akten und Briefen über Verträge und Rechnungen bis hin zu E-Mails und allen denkbaren Belegen zu jeglichen Prozessen. Das ist der erste Schritt in Richtung Digitalisierung, wie auch Heinz Dietz von Suneco weiß: „Als Geschäftsführer habe ich die Strategie im Blick und die heißt ganz klar: digital werden. Doch mit der Abschaffung von Papier ist es noch nicht getan. Um alle Abläufe strukturiert zu managen und manuelle Aufgaben auf ein Minimum zu reduzieren, brauchten wir eine zentrale Plattform, auf der alle Informationen zusammenlaufen. So kamen wir zu nscale.“ Das leistungsfähige EIM ermöglicht mit seinem umfassenden Workflow Management einen verbesserten Informationsfluss, beschleunigte Prozesse, geringere Fehlerquoten, erhöhte Transparenz und eine Entlastung des Personals. „Seit wir im Workflow Management auf nscale setzen, haben sich unsere Durchlaufzeiten deutlich verkürzt, wir sparen Kosten sowie manuellen Aufwand ein und das gesamte Team ist sehr zufrieden mit der Entlastung, die die Lösung uns verschafft“, betont Claudia Bauer.

Eingangsrechnungsverarbeitung voll automatisch

Vor allem Simone Meier, Mitarbeiterin in der Finanzbuchhaltung bei der Suneco AG freut sich über die Entlastung: „Wenn man sich beispielsweise die Eingangsrechnungsverarbeitung anschaut, wird schnell klar, warum wir uns gerne auf nscale verlassen. Das lief bei uns früher komplett papierbasiert und über manuelle Abläufe – entsprechend lange dauerte der Prozess, wir konnten meist keine Skonto-Abzüge geltend machen und teilweise gingen sogar Dokumente verloren oder es kam zu Fehlern aufgrund der manuellen Übertragung von Informationen. Heute kann ich mir kaum noch vorstellen, wie wir es früher dennoch irgendwie geschafft haben, den Überblick zu behalten.“ 

Das Workflow Management in nscale gestaltet die Eingangsrechnungsverarbeitung einfach, effizient und optimiert: Eine Rechnung, die per Post oder per E-Mail im Unternehmen eingeht, stößt automatisch einen Workflow an. Die eingescannte oder bereits digital empfangene Rechnung wird von der Lösung eigenständig ausgelesen und alle wichtigen Informationen landen direkt im EIM-System und werden dort im Rechnungseingangsbuch erfasst und nach Prüfung der entsprechenden Lieferanten- oder Bestellakte zugeordnet. Simone Meier, Mitarbeiterin in der Buchhaltung, wird automatisch über den Rechnungseingang informiert: „Dann startet der vordefinierte Prüfvorgang, in dem jeder beteiligte Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung erhält, der die Rechnung freigeben muss, bis sie final freigezeichnet ist. Ich muss also nicht mehr von Schreibtisch zu Schreibtisch laufen oder zahlreiche Mails verschicken – und es geht nichts verloren und niemand wird vergessen.“ nscale übergibt die Buchungsvorschläge automatisiert an das ERP-System der Suneco, wo sie weiter verarbeitet werden. Frau Meier und Frau Bauer behalten dabei jederzeit den Überblick, ohne manuell eingreifen zu müssen.

Auch im Homeoffice bestens ausgestattet

Geschäftsführer Heinz Dietz resümiert: „Schon vor der Pandemie waren einige unserer Mitarbeiter im Homeoffice tätig und mit Corona wurden es natürlich noch sehr viele mehr. Gerade bei dieser Umstellung hat sich gezeigt, dass wir mit nscale optimal aufgestellt sind. Niemand muss im Büro sein, um die Eingangsrechnungen und alle weiteren Belege zu verarbeiten – das passiert dank der zentralen Informationsplattform alles digital. Lediglich alle paar Tage ging jemand in die Zentrale, um die Belege einzuscannen, die per Post eingingen. Eine so reibungslose Umstellung auf nahezu 100 Prozent Homeoffice hätten wir ohne digitale Abläufe wohl nicht hingekriegt.“ Das Workflow Management ermöglicht digitale, transparente und effiziente Prozesse von überall, zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Gerät aus. Diese Lösung unterstützt die Zusammenarbeit in Teams sowie unternehmensübergreifend und sorgt für reibungslose Strukturen von Anfang an. „Gerade im Einkauf und in der Buchhaltung hatten wir zunächst Bedenken, komplett auf Remote Work umzusteigen“, erzählt Claudia Bauer. „Doch mit nscale war es tatsächlich kein Problem und wir konnten von Zuhause aus weiterhin genauso arbeiten als wären wir alle im gleichen Gebäude.“


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