Läuft bei dir? Einfaches Informationsmanagement in schwierigen Zeiten

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Wohl noch nie war die Einfachheit von Software-Anwendungen so wichtig wie heute. Digitale Lösungen punkten mehr denn je durch Merkmale wie Flexibilität, Skalierbarkeit und eine intuitive Handhabung. Insbesondere Enterprise Information Management Systeme machen hier einen spürbaren Unterschied. Doch was genau macht das Informationsmanagement einfach?

Der eine bekam es etwas schneller in den Griff, der andere werkelte länger an einer tragfähigen Lösung herum. Doch ein paar Wochen nach dem ersten Lockdown 2020 konnten die Mitarbeiter der meisten Unternehmen zumindest notdürftig aus dem Home-Office arbeiten. Was vielerorts bis heute ein Problem geblieben ist, sind die Reibungsverluste, die eine provisorische oder strategielose Digitalisierung nach sich zieht.

Auch wenn das Arbeiten von Zuhause inzwischen kaum noch wegzudenken ist: Home-Office war zum Zeitpunkt des ersten Lockdowns kaum erprobt. Einer Umfrage des Bitkom zufolge wechselten im Laufe des Jahres fast 50 Prozent der Berufstätigen hierzulande zumindest für ein paar Tage pro Woche ins Home-Office. Jeder Vierte arbeitete sogar vollständig von daheim. Vor Ausbruch der Corona-Krise waren es jedoch nur drei Prozent der Arbeitnehmer, die ausschließlich aus dem Heimbüro aktiv waren. 

Neue Technologien in die Digitalisierungsstrategie integrieren

Ein rasanter Zuwachs in wenigen Tagen also, den die Unternehmen organisieren mussten. Um eine effektive Zusammenarbeit weiterhin zu gewährleisten, wurden diverse neue Technologien freigeschaltet, die vor der Krise nur in bestimmten Situationen oder eher experimentell eingesetzt wurden. So kamen plötzlich diverse weitere Kanäle zu bereits bestehenden Anwendungen für das Informationsmanagement hinzu, ohne dass diese in die Digitalisierungsstrategie integriert werden konnten.

Dabei ist nicht zuletzt das Dokumentenmanagement in den Fokus geraten. Durch das Remote-Arbeiten traten immense Reibungsverluste bei zentralen Unternehmensprozessen zutage, wenn diese nicht digitalisiert abliefen, sondern an papierbasierte Dokumente geknüpft waren. Ein Kernproblem: Bei mobiler Arbeit aus dem Home-Office heraus ist es nicht möglich, schnell zur Bürotür nebenan zu gehen, um einen Kollegen nach einer lokal abgelegten oder gar ausgedruckten Akte zu fragen. 

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Die Frage, die jetzt beantwortet werden muss, lautet: Wie wird mit all den Dateien und Chatnachrichten, also Informationen, die in den neuen Werkzeugen liegen, nach Corona umgegangen? Wie werden diese Werkzeuge in die Gesamt-IT-Landschaft eines Unternehmens integriert? Die Zusammenführung von strukturierten Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehörigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen ist Aufgabe für ein Enterprise Information Management System (EIM). 

Ein solches System dient nicht nur als zentrale Plattform für den zeit- und standortunabhängigen Zugriff auf alle notwendigen Informationen, sondern bietet auch optimierte Workflows, welche die digitale Zusammenarbeit verbessern. Bei der Auswahl des richtigen EIM-Systems ist der Faktor Einfachheit indes höher denn je einzustufen. Ein System, das aufwendig zu administrieren und für den Anwender kompliziert zu nutzen ist, ist heute schlichtweg unbrauchbar. Zu hoch wäre der Abstimmungs-, Schulungs- und Anpassungsaufwand in Zeiten des dezentralen Arbeitens.

Bei der Entwicklung des neuesten Releases der Informationsplattform nscale hat Ceyoniq auf das Thema Einfachheit ein besonderes Augenmerk gelegt. nscale 8 ist einfacher beim Rollout, einfacher in der Administration und einfacher in der Anwendung als alle nscale-Versionen zuvor. Doch welche Faktoren machen ein EIM eigentlich einfach? 

Die Aspekte 

  • Bedienung
  • Flexibilität
  • Berechtigungen
  • Integration und 
  • Skalierbarkeit 

sollten hierbei besonders berücksichtigt werden. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die Einzelaspekte.

Bedienung: Intuitiv und übersichtlich

Die Tage von Bedienungsanleitungen und How-to-Guides sind gezählt. Moderne EIM-Systeme müssen selbsterklärend und intuitiv bedienbar sein. Übersichtliche Anwenderoberflächen sind ein Muss, egal in welcher Arbeitsumgebung eine Software genutzt wird. Dies sollte auch für Nutzer mit Handicap gelten, was durch die Umsetzung der Normen der Barrierefreiheit wie DIN EN ISO 9241- 171 und BITV 2.0 innerhalb des EIM gewährleistet wird.
Ein entscheidender Aspekt in Sachen Einfachheit ist die Geräteunabhängigkeit. Nutzer müssen über verschiedene Clients auf das System zugreifen können, sei es z. B. über einen Desktop-Client, eine Explorer-Integration, eine Office-Integration oder einen Web-Client. Erst diese Flexibilität macht effektives mobiles Arbeiten möglich. 

Enterprise-Berechtigungen: Nicht alles für jeden

Auch rund ein Jahr nach Beginn der Corona-Pandemie haben Studien zufolge viele Büroangestellte aufgrund technologischer Defizite im Home-Office Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance- und Datenschutzvorgaben. An dieser Stelle wird deutlich: Ein leistungsfähiges System für das Informationsmanagement muss mandantenfähig sein. Das beinhaltet die Vergabe verschiedener Benutzerrollen, durch die ein mitarbeiterspezifischer Zugriff auf Inhalte ermöglicht wird, gepaart mit individuellen Bearbeitungsrechten. Welche Daten dürfen von allen Nutzern eingesehen werden, welche sind nur für bestimmte Anwendergruppen vorgesehen?

Vielschichtige Berechtigungskonzepte schaffen die Voraussetzungen, um auch bei digitalen Informationsmanagementprozessen Konformität zu Compliance-Regeln wie Datenschutz und Informationssicherheit zu gewährleisten – unabhängig vom Arbeitsort und Endgerät der beteiligten Mitarbeiter. 

Integration: Die Information ist da, wo der Anwender sie braucht

Bei der Verzahnung mit anderen Anwendungen zeigt sich: EIM-Systeme sind für reibungsloses Arbeiten wie Wasser für den menschlichen Körper – unsichtbar, aber auch unverzichtbar. Denn bei der Arbeit mit verschiedenen rogrammen, z. B. SAP, braucht man schnell einen Zugriff auf eine digitale Akte mit allen E-Mails, Eingangs- und Ausgangsschreiben. Daher bieten führende EIM-Systeme wie nscale viele verschiedene und verlässliche Schnittstellen und unterstützen Industrie-Standards. Damit kann jedem Anwender die Information, die er für seine Arbeit oder Entscheidungen braucht, vollständig, verifiziert und auf den Punkt gegeben werden.

Automatisierung: Wenn das System die Führung übernimmt

Sind die genannten Voraussetzungen geschaffen, wird die Optimierung und Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse durch das EIM-System möglich. Und gerade die Unterstützung zentraler Workflows bietet eine massive Vereinfachung und eine hohe Automatisierung, die Unternehmen durch den Einsatz der richtigen Software-Lösung realisieren können. 

Gemeint sind alltägliche Geschäftsprozesse, beispielsweise in den Bereichen Vorgangsbearbeitung, Personalmanagement, Rechnungswesen oder Vertragsmanagement, bei denen Mitarbeiter oft abteilungs- und standortunabhängig auf sensible Informationen, Dokumente und Akten zugreifen müssen. Hier unterstützt das System die effiziente Abfolge einzelner Prozessschritte und stellt den berechtigten Mitarbeitern durchgängig alle benötigten Informationen digital an einem zentralen Ort bereit. 

Skalierbarkeit: Stabile Performance bei wachsender Last

Um den vielseitigen Anforderungen in volatilen Zeiten gerecht zu werden, müssen moderne Informationsplattformen zudem ein Höchstmaß an Stabilität bieten. Klar: Das Kriterium der einfachen und reibungslosen Anwendung ist mit einem Systemausfall schwer in Einklang zu bringen. Das heißt, dass auch ansteigende Datenvolumina oder Benutzerzahlen einer performanten und stabilen Datenverarbeitung nicht im Wege stehen dürfen.  
Server-Komponenten führender EIM-Systeme können deshalb beliebig skaliert und ausfallsicher ausgelegt werden. Der Einsatz von Containertechnologie, wie auch Ceyoniq sie bei der Bereitstellung von nscale bietet, unterstützt dabei nicht nur die Resilienz des Systems, sondern erhöht zusätzlich die Skalierbarkeit von EIM-Diensten.

Fazit: Informationen nachhaltig und flexibel managen

Über ein strukturiertes und zentrales Informationsmanagement zu verfügen, sollte das Ziel eines jeden Unternehmens sein. Denn nur so kann jeder Anwender zu jeder Zeit von jedem Ort und mit jedem Endgerät auf alle wichtigen Informationen für seinen Arbeitsprozess zugreifen. Wie wichtig dies ist, hat die Corona-Krise deutlich gezeigt. Ein zentrales Informationsmanagement ist nachhaltig und gibt jedem Unternehmen die Flexibilität, die Mitarbeiter zielgerichtet zu unterstützen und ohne Informationslecks arbeiten zu lassen. So entsteht Einfachheit – gerade in schwierigen Zeiten ein echter Erfolgsfaktor.

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