Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang

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Durchgängiger Workflow, Zugriff auf alle Daten, Zufriedenheit der Mitarbeiter: Eine automatisierte Beschaffung bietet vielfältige Vorteile. Vor allem ist es jedoch die deutliche Zeitersparnis, die zunehmend das Interesse von Unternehmen für eine digitale Lösung weckt. Doch wie kommen die beschleunigten Prozesse konkret zu Stande?

25 Prozent: Nur ein Viertel der deutschen Unternehmen hält die Durchlaufzeit für Beschaffungsprozesse im eigenen Betrieb für optimal. Das belegt die Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“, die techconsult im Auftrag der Ceyoniq Technology durchgeführt hat. Gleichzeitig wird deutlich, dass ein enger Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit mit der Beschaffungsdauer und dem Grad der Digitalisierung besteht. Je weiter ein Prozessschritt digitalisiert ist, desto eher werden beste Durchlaufzeiten erreicht. Der Beschaffungsprozess umfasst fünf Schritte, die durch eine digitale Lösung beschleunigt werden können:

  • Bedarfsmeldung 
  • Prüfung und Freigabe
  • Anfrage und Angebotsauswertung
  • Bestellung
  • Wareneingang und Wareneingangserfassung

Bedarfsmeldung: Chancen nutzen

Ein jeder Purchase-to-Pay-Prozess beginnt auf dieselbe Weise: In einem Unternehmen fehlt etwas. Dies können unterschiedliche Waren sein: von günstigen, alltäglichen Arbeitsmitteln über Betriebs-, Roh- und Hilfsstoffe bis hin zu besonders kostenintensiveren Anschaffungen. Der erste Schritt ist die Meldung des Bedarfs. Doch gerade dieser Schritt ist es, der am wenigsten automatisiert ist. Auf einer Skala, die den Digitalisierungsstand von papierbasierten Prozessen (0) bis zum vollständig digitalisierten Ablauf (100) beschreibt, erreicht die Bedarfsmeldung nur einen Wert von 54 Prozentpunkten. Dementsprechend halten nur knapp die Hälfte der Unternehmen die Durchlaufzeiten für angemessen. Ein Viertel ist sogar unzufrieden. 

Eine Bedarfsmeldung ohne eine digitale Lösung erfordert das Ausfüllen eines Formulars, das dann auf die Reise durch das Unternehmen geschickt wird. Unweigerlich kommt es zu Liegezeiten bis das Dokument zum verantwortlichen Mitarbeiter gelangt. Damit verzögert sich die Lieferung des benötigten Arbeitsmittels. Anders mit einer automatisierten Lösung. Hier erfolgt die Bedarfsmeldung durch eine zentrale Eingabe. Die Meldung ist sofort ohne Verzögerung beim zuständigen Mitarbeiter und ein Workflow wird gestartet. 

Prüfung und Freigabe: Zugriff auf relevante Daten

Je teurer eine Ware ist, desto aufwändiger gestaltet sich die Prüfung des Bedarfs und die Freigabe der Bestellung. Verschiedene Mitarbeiter und die Geschäftsführung sind involviert. Mehr als ein Drittel der Unternehmen wünschen sich, dass dieser Prozessschritt beschleunigt wird. Bei einem Digitalisierungsgrad von 58 Prozentpunkten bleiben viele Potentiale ungenutzt.

Ein automatisierter Workflow gestaltet Prozesse effizienter. So wird eine Aufforderung zur Prüfung der Bestelldokumente direkt an die zuständigen Mitarbeiter geleitet. Auch bei Fehlzeiten durch Urlaube oder Krankheit kommt es nicht zu Verzögerungen. Vielmehr können Vertreter hinterlegt werden, die die Prüfung übernehmen. Doch nicht nur die vermiedenen Liegezeiten sind es, die den Freigabeprozess deutlich verschlanken. Ebenso entscheidend ist die zentrale Ablage aller Informationen zu einer Bestellung in einer Bestellakte. Alle berechtigten Mitarbeiter aus jeder Abteilung und jeder Filiale können unabhängig von ihrem Standort problemlos auf diese zugreifen. Das steigert die Transparenz des Prozesses und beschleunigt ihn darüber hinaus. Da alle relevanten Daten zur Verfügung stehen, kann eine sofortige und medienbruchfreie Prüfung erfolgen. Zudem sind in der Bestellakte neben Preislisten bzw. Angebotsinformationen auch Informationen beispielsweise bezüglich möglicher Zollabwicklung hinterlegt, sodass keine versteckten Kosten übersehen werden. 

Digitalisierungsgrad in deutschen Unternehmen

Anfrage und Angebotsauswertung

Besonderer Vorteil ist, dass mögliche Lieferanten im System hinterlegt sind. Bei regelmäßigen Bedarfen entfallen das aufwändige Einholen von Angeboten sowie das Vergleichen und Recherchieren. Dafür sind alle Informationen zu den Lieferanten in Lieferantenakten gespeichert. Bei regelmäßigen Bedarfen kann auf diese bereits verfügbaren Daten zugegriffen werden, sodass doppelte Angebots- oder Preisabfragen der Vergangenheit angehören. Zudem kann mit Hilfe des zentralen Informationsmanagements zu bekannten Lieferanten, die sich bewährt haben, eine langjährige Partnerschaft entwickelt werden. Diese bringt im besten Fall Kostenersparnisse vor allem aber Prozessoptimierungen mit sich. 

Ist eine Ausschreibung vorgeschrieben bzw. gewünscht oder wird eine Ware einmalig oder selten benötigt, muss eine entsprechende Anfrage erfolgen. Eine solche Anfrage muss alle relevanten Informationen enthalten, die zur Angebotserstellung nötig sind. Pflichtenhefte, Anforderungsbeschreibungen oder Dokumente wie Fotos oder Zeichnungen papierbasiert zu verschicken, bedeutet jedoch einen großen Aufwand. Ein EIM-System hält diese Informationen in Kombination mit der eingesetzten ERP-Lösung dagegen in digitaler Form vor, sodass die Anfrage problemlos per Mail versendet werden kann.  

Der Wert eines leistungsfähigen EIM-Systems zeigt sich jedoch noch an anderer Stelle: Denn die Gesetzgebung gibt vor, dass Dokumente aus dem Beschaffungsprozess in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dabei dürfen natürlich die Vorgaben der DSGVO nicht außer Acht gelassen werden. Mit einer digitalen Lösung, die EIM und ERP verzahnt, gelingt die gesetzeskonforme Archivierung. Alle Dokumente werden in einer Bestellakte gespeichert, die die Regularien zum Datenschutz einhält. Doch nicht nur die Einhaltung von Vorschriften ist als Vorteil zu nennen, sondern auch die zentrale und in einer Akte gebündelte Speicherung aller Informationen. Denn sie erleichtert den Vergleich der verschiedenen Lieferanten und unterstützt so im Beschaffungsprozess bei deren Auswahl. 

Bestellung: Auf einem guten Weg

Der mit einem Digitalisierungsgrad von 60 Prozentpunkten am meisten automatisierte Teil des Beschaffungsprozesses ist die Bestellung. Entsprechend sind mehr als zwei Drittel der Befragten mit der Dauer dieses Prozessschrittes zufrieden oder empfinden sie sogar als optimal. Mit einem modernen System aus ERP und EIM wird die Bestellung deutlich beschleunigt. 

Für jeden Lieferanten ist eine Lieferantenakte angelegt, in der alle notwendigen Daten hinterlegt sind. Nach Versand der Bestellung wird der gesamte Vorgang in der entsprechenden Akte revisionssicher gespeichert. Somit kann sowohl bei Eingang der Ware als auch später bei der Rechnungsprüfung wiederum zentral auf alle Daten zugegriffen werden.  

Wareneingang und Wareneingangserfassung: Ziel erreicht

Den Abschluss des Bestellvorgangs bildet die Lieferung der benötigten Produkte. Dabei muss geprüft werden, ob die eingegangenen Waren fehlerfrei und vollständig sind. Der Digitalisierungsgrad liegt hier bei 58 Prozentpunkten. Dieser hohe Wert zeigt, dass schon heute viele Unternehmen auf digitale Lösungen setzen. Dementsprechend ist, ähnlich wie bei der Bestellung, die große Mehrheit der Unternehmen mit den Durchlaufzeiten zufrieden.

Wie im gesamten Prozess, erleichtert der einfache Zugriff auf die zur Prüfung relevanten Bestelldaten den Vorgang auch an dieser Stelle entscheidend. Papierbasiert müsste zunächst die entsprechende Akte gesucht werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Akte bis zur Lieferung in der Abteilung, die für die Warenannahme zuständig ist, angekommen ist. Bei täglich mehreren Lieferungen verschiedener Lieferanten, wie sie in den meisten Unternehmen üblich sind, kann die Suche nach dem richtigen Dokument lange Zeit in Anspruch nehmen. Der Zeitverlust ist nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für den Lieferanten spürbar. Sollte eine fehlerhafte Lieferung vorliegen, hilft ein Workflow bei der Reklamation. Die revisionssicher abgelegten Belegdokumente sind schnell zu finden und auch die Kommunikation mit den Kollegen der Freigabe oder der Bedarfsmeldung kann auf elektronischem Wege schnell erfolgen.  

Fazit

Deutlich wird, dass die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses bereits von vielen deutschen Unternehmen angegangen wird. Der wichtigste Mehrwert, den die Verantwortlichen auf diese Weise generieren, ist eine deutliche Zeitersparnis. Allerdings kommen vielfach verschiedene Systeme und Medien zum Einsatz, die die einzelnen Prozessschritte unterstützen sollen. So bleiben noch viele Potentiale ungenutzt, die durch einen vollständig digitalisierten Beschaffungsprozess erschlossen werden könnten.

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