Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe

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Gesetzesvorgaben, unterschiedliche Prüfer und Fristen: Die Eingangsrechnungsverarbeitung stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Diese zu bewältigen, kostet Zeit, die in den seltensten Fällen vorhanden ist. Mit einer digitalen Lösung verläuft das Invoice Management reibungslos entlang eines vordefinierten Workflows.

Ganz egal, um welches Unternehmen es geht: Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist Teil des Alltags. Von der einfachen Büroausstattung über Geräte oder Anlagen bis hin zu Rohstoffen für die verarbeitende Industrie, immer wieder müssen Materialien oder Arbeitsgeräte gekauft werden. Bei zufriedenstellender Lieferung sollte die Rechnung am Ende kein Problem sein. Doch aufgrund von gesetzlichen Vorgaben und komplexen Freigabeprozessen kommt es häufig zu langen Durchlaufzeiten. Im schlimmsten Fall gehen sogar Skontovorteile verloren, die nur befristet vom Lieferanten gewährt werden.

Mit einer digitalen Lösung hingegen kann der Weg vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe deutlich optimiert werden. Ein automatisierter Workflow vereinfacht die Abläufe. Der klassische Workflow zur Eingangsrechnungsverarbeitung umfasst fünf Schritte:

  • Rechnungseingang und Rechnungserfassung
  • formale Prüfung
  • sachliche und kaufmännische Freigabe
  • Buchung
  • Zahlung

Rechnerische Prüfung sorgt für Gesetzeskonformität

Sowohl mit als auch ohne eine digitale Lösung: Jede eingehende Rechnung muss zunächst gesichtet werden. Der entscheidende Unterschied ist, dass bei einer Software für das Invoice Management allein durch das Auslesen automatisch ein Workflow angestoßen wird, der, vorausgesetzt die Rechnung ist fehlerfrei, auf direktem Wege zur Freigabe führt. Der erste Schritt ist dabei die rechnerische Prüfung nach den Vorgaben des §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier ist niedergelegt, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und Leistungsempfängers 
  • Steuer- und Umsatzsteueridentifizierungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer 
  • Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung 
  • Berechnung des Entgelts nach Steuersätzen und -befreiungen 
  • Anzuwendender Steuersatz und zu zahlender Steuerbetrag
  • Hinweis auf gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist

Die Software wertet jede Rechnung aus und prüft, ob alle notwendigen Daten enthalten sind. Ebenfalls müssen laut UStG die Echtheit sowie die Herkunft der Rechnung gewährleistet sein, was durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren festzustellen ist. Gemeint ist damit, dass die Identität des Rechnungsstellers zweifelsfrei gesichert sein muss. Auch dies übernimmt die Software. Dabei nutzt sie die Lieferanten- sowie die Bestellakte zu einer Rechnung, um alle Daten abzugleichen und so Fehler und Unstimmigkeiten aufzudecken. Damit der Zugriff auf diese Akten möglich ist, sollte eine digitale Lösung immer an das häufig bereits vorhandene ERP-System angebunden werden.

Lupe an einen Aktenordner gelehnt.
A magnifying glass leans against a thick stack of papers. Photographed with a very shallow depth of field.

Prüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip

Entsprechend den in der Lieferanten- oder Bestellakte gespeicherten Daten, wird anschließend der zweite Schritt angestoßen: die Prüfung durch die Mitarbeiter. Der Gesetzgeber schreibt dabei die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips, also die Freigabe durch mindestens zwei Mitarbeiter vor. 

Zunächst wird die Rechnung an den sogenannten Bedarfsanforderer weitergeleitet, also denjenigen, der die Bestellung aufgegeben hat. Ohne eine digitale Lösung müsste zuerst die Akte gesucht, dann das entsprechende Bestellformular sowie der passende Lieferschein gefunden werden und anschließend könnte die Überprüfung stattfinden. In der Folge müsste die Rechnung den Weg durch das Unternehmen zu einem beliebigen zweiten Prüfer antreten, der möglicherweise keinerlei Kenntnis von dem Vorgang hat. Für die Freigabe braucht er wiederum die entsprechende Akte, in der alle Daten niedergelegt sind, die mit der Rechnung in Verbindung stehen. 

Bei einer spezialisierten digitalen Lösung ist dies anders. Der Zugriff auf alle Daten ist wesentlich einfacher gestaltet, da sie auf einer zentralen Plattform abgelegt sind, auf die jeder Mitarbeiter zugreifen kann. Hier finden sich schnell und einfach die gesuchten Dokumente. Zudem kann bei einer digitalen Lösung hinterlegt werden, wer der zweite Prüfer ist. Somit lässt sich verhindern, dass sich ein Mitarbeiter aufwändig in einen Vorgang einarbeiten muss, bevor eine gewissenhafte Prüfung möglich ist.

Mit digitalem Workflow keine Regel brechen  

Je nach Rechnung kann bereits an dieser Stelle der Weg zur Buchhaltung folgen. Zuvor müssen jedoch die im Unternehmen üblichen Verfahrensregeln beachtet werden. So gilt in den meisten Unternehmen, dass ab einer bestimmten Rechnungssumme oder einer bestimmten Menge an Materialien ein Vorgesetzter in den Freigabeprozess mit einbezogen werden muss. Bei einem vordefinierten digitalen Workflow braucht dies nicht der Mitarbeiter im Blick zu haben, der die Rechnung zuletzt geprüft hat. Vielmehr können Regelsätze im System hinterlegt werden, sodass sie bei jeder neuen Rechnung angewendet werden. Damit ist sichergestellt, dass geschäftskritische Entscheidungen nicht einem Mitarbeiter obliegen, sondern mit der Unternehmensleitung abgestimmt sind.

Vertretung gesucht

Mit einer digitalen Lösung für das Invoice Management sind Unternehmen für alle Eventualitäten gerüstet. Selbst wenn alle Beteiligten wissen, wer wann eine Rechnung freizugeben hat, können ohne einen automatisierten Workflow Probleme auftreten. Denn was passiert bei Urlauben oder Krankheitsfällen? Kaum ein Mitarbeiter kennt alle Urlaube seiner Kollegen und kann eine Rechnung zur weiteren Prüfung an eine andere Person weiterreichen. Vollkommen unmöglich wird dies bei unvorhergesehenen Krankheitsfällen und Fehlzeiten. Es kommt zu Liegezeiten, da die Rechnung im Posteingang bleibt, bis der zuständige Mitarbeiter zurückkehrt. Dann sind jedoch nicht selten Zahlungsfristen abgelaufen und Mahnkosten entstanden. 

Ein automatisierter Workflow verhindert dies. Denn im System werden Vertreter festgelegt. So kommt der Prozess auch bei Fehlzeiten nicht zum Erliegen. Vielmehr ist die Rechnung schnell bei einem ebenso qualifizierten Mitarbeiter. Besonders wenn es um die Prüfung durch einen Vorgesetzten geht, ist es wichtig, eine geeignete Vertretung zu finden. Ohne eine Vertretungsregelung käme es unter Umständen zu Unstimmigkeiten und falschen Entscheidungen. Mit einer digitalen Lösung hingegen haben Krankheitsfälle und Urlaube keinen Einfluss auf das reibungslose Invoice Management.

Vorteile nutzen und Fristen einhalten

Fehlt nur noch ein letzter Schritt: die Tätigung der Zahlung. Hier muss es nicht selten schnell gehen, während Fehler unter allen Umständen vermieden werden sollten. Mit einer digitalen Lösung werden alle Daten direkt exportiert. Dies spart Zeit und vermeidet Fehler, wie sie beim manuellen Übertragen von Daten unweigerlich passieren. Zudem sind beispielsweise Fristen für Skontovorteile hinterlegt. Wird eine Zahlung nicht zeitnah vorgenommen oder geht eine Frist bald zu Ende, so wird der Mitarbeiter in der Buchhaltung an die notwendige Zahlung erinnert. Somit sind Versäumnisse ausgeschlossen und mühsam verhandelte Vorteile gehen nicht mehr verloren. Ebenso gehören Mahnungen wegen versehentlich zu spät beglichenen Rechnungen der Vergangenheit an. 

Fazit

Das Invoice Management ist ein Bereich, der in jedem Unternehmen zum Arbeitsalltag gehört. Mit einer digitalen Lösung eröffnen sich große Einsparpotentiale, sowohl auf Kostenebene als auch bezüglich der aufgewendeten Zeit. Mittels eines automatisierten Workflows gehen Freigabeprozesse geregelt, effizient und fehlerfrei vonstatten. Davon profitieren Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen. Nicht zuletzt verbessert sich die Außenwirkung eines Unternehmens, denn eine schnelle Begleichung von Rechnungen signalisiert Zuverlässigkeit, effizientes Arbeiten und eine gute Organisationsstruktur.

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