Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?

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Digitale Unternehmensprozesse erleichtern den Arbeitsalltag, sparen Kosten und minimieren das Fehlerrisiko während der einzelnen Bearbeitungsschritte. Exemplarisch hierfür ist die softwaregestützte Eingangsrechnungsverarbeitung. Dennoch ist eine solche Lösung längst nicht flächendeckend im Einsatz. Noch immer gibt es in vielen Unternehmen Vorbehalte gegenüber dem digitalen Invoice Management, wie die techconsult-Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“ belegt.  

Die Marktforscher interviewten IT-Verantwortliche, Mitarbeiter aus dem Einkauf sowie dem Finanz- und Rechnungswesen aus Unternehmen mit mindestens 150 PCs im Einsatz. Unter anderem wurde nach der Nutzung von digitalen Lösung für die Rechnungsverarbeitung gefragt. Das Ergebnis: Lediglich 51 Prozent haben eine entsprechende Software angeschafft. Das ist, gerade vor dem Hintergrund des großen Einsparpotenzials, dass die digitale Rechnungsverarbeitung bietet, überraschend. Was sind die Hemmnisse, die Entscheider davon abhalten, den Rechnungseingang und die Rechnungsverarbeitung zu optimieren? 

Auf einen Blick: Hemmnisse für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Die fünf wichtigsten Hemmnisse sind laut Umfrage:

  • Fehlendes technisches Know-how
  • Budget fehlt
  • Zunehmende Komplexität
  • zu große technische Herausforderung bei der Einführung
  • Befürchtung, dass Arbeitsplätze wegfallen

Groß sind die Bedenken vor allem, wenn es um die Fähigkeiten der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Tools geht. Knapp ein Viertel der Befragten geht davon aus, dass hier ein Mangel an technischem Know-how herrscht. In eine ähnliche Kategorie fällt die Sorge vor einer zunehmenden Komplexität der Abläufe, die etwas mehr als 22 Prozent der Antworten ausmacht. 

Solche Bedenken sind nicht völlig haltlos, jedoch sind die beschriebenen Probleme nicht so groß, als dass sie nicht gelöst werden könnten. Natürlich setzt der Umgang mit Neuem immer eine Offenheit zur Weiterentwicklung, also zum Lernen, voraus. Die Kunst seitens der Anbieter besteht darin, den entstehenden Schulungsaufwand bestmöglich an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen und somit klein zu halten. Zudem ist dieser Aufwand heute grundsätzlich geringer als noch vor Jahren, weil moderne Systeme zur Eingangsrechnungsverarbeitung intuitiv gestaltet und der Umgang mit ihnen somit leicht erlernbar ist.   

Viele der Befragten treibt außerdem die Befürchtung um, dass durch die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung Arbeitsplätze wegfallen. Die Wahrscheinlichkeit dafür ist aber eher gering. Tatsächlich unterstützt eine solche Lösung bei der Bearbeitung täglich anfallender und zeitraubender Routineaufgaben und schafft so Freiräume für wichtigere Aufgaben. 

Digitalisierung erfordert Change Management

Um die beschriebenen Hemmnisse abzubauen, reicht es aber nicht aus, die geäußerten Bedenken schlicht als vernachlässigbar zu betrachten. Vielmehr gilt es, möglichst alle Mitarbeiter auf den Weg der Digitalisierung mitzunehmen. Dazu braucht es ein durchdachtes und gut umgesetztes Change Management. Wichtig ist es dabei, den Betroffenen zu verdeutlichen, welchen konkreten Nutzen eine moderne Lösung für sie bietet. Eine gute und zuverlässige Kommunikation gehört ebenso zum gelungenen Change Management, wie die Möglichkeit, zu partizipieren. 

Neben diesen „menschlichen Faktoren“ ist die Finanzierung des Digitalisierungsprojektes laut techconsult-Umfrage das größte Hemmnis. 23 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass ihnen das nötige Geld für die Anschaffung einer entsprechenden Lösung fehlt. Das IT-Budget sei also schlicht zu klein. Darüber, wie hoch die Befragten den Preis für eine entsprechende Software einschätzen, werden in der Studie keine Angaben gemacht. Es ist zu vermuten, dass er überschätzt wird.

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