Vier Zugriffsmöglichkeiten sorgen für maximale Flexibilität: E-Akte-Lösung nscale eGov für die öffentliche Verwaltung

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Schneller Überblick durch Inhaltsvorschauen, Blättern innerhalb von Dokumenten oder Kurzrecherche: Eine E-Akte in der öffentlichen Verwaltung sollte verschiedensten Aufgabenstellungen gewachsen sein und für alle Situationen die geeignete Lösung bieten. nscale eGov von der Ceyoniq Technology ist so ein System. Speziell auf den Public Sector ausgerichtet, bietet es verschiedene Zugriffsmöglichkeiten, die für höchste Flexibilität und effizientes Arbeiten sorgen.    

Die Einführung einer E-Akte-Lösung für die öffentliche Verwaltung erfordert zunächst und vor allem die Kenntnis darüber, was eine geeignete Software tatsächlich leisten muss. Hinweise darauf geben Richtlinien und Konzepte der Regierung. In ihnen finden sich die Voraussetzungen, die eine E-Akte erfüllen muss. Die Lösung der Ceyoniq Technology macht es Verantwortlichen leicht. Denn nscale eGov folgt allen Anforderungen und bietet auch darüber hinaus zahleiche Vorteile. Zentral sind dabei:

  • Konformität zur Referenzarchitektur „Elektronische Verwaltungsarbeit“ (RA 11/2013)
  • Konformität zum Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit „Baustein E-Akte“
  • Konformität zu regulatorischen und gesetzlichen Vorgaben zu Datenaustausch, Beweissicherung und Umgang mit Signaturen
  • Moderne Schnittstellenarchitektur
  • Anwenderfreundlichkeit

Letztere umfasst nicht nur eine einfache Bedienung. Vielmehr gehören in diesen Bereich Aspekte wie Barrierefreiheit, Rechte- und Rollenkonzepte, Workflowszenarien, DSGVO Compliance, ein vorkonfigurierter Aktenplan sowie Änderungsprotokolle. Damit wird die tägliche Arbeit der Mitarbeiter bestmöglich unterstützt.

Höchste Flexibilität dank unterschiedlicher Zugriffsmöglichkeiten

Ein besonderer Pluspunkt der nscale-Lösung sind die vier verschiedene Anwenderoberflächen. Mit ihnen ist flexibles Arbeiten möglich. Jeder Mitarbeiter kann die für seinen speziellen Aufgabenbereich geeignete Arbeitsumgebung wählen. Die Zugriffsmöglichkeiten sind:

  • Cockpit Client
  • Explorer Integration
  • Webclient
  • App

Der Cockpit Client oder auch Rich Client ist die Desktop Applikation von nscale eGov. Mit ihr kann eine Inhaltsvorschau eingeblendet werden, sodass Dokumente schnell überblickt werden können und Informationen zeitnah vorliegen. Neben einem Aufgabenkorb, der anzeigt, ob im Rahmen eines Workflows Handlungen gefordert sind, können Vertretungspersonen konfiguriert werden. Darüber hinaus ist es möglich, perspektivisch in Projekten und Teams mit Dokumenten zu arbeiten.

Im Gegensatz zum Anwender sind für den Administrator gelöschte Verschlusssachen sowie der finale Papierkorb sichtbar. So ist es einem Anwender lediglich möglich, Daten logisch zu löschen. Die physikalisch finale Löschung erfolgt durch die Leerung des administrativen Papierkorbs, vorausgesetzt, dass keine Aufbewahrungsfristen dies verhindern.

Ganz wie das gewohnte Netzwerklaufwerk

Eine andere Variante ist der Zugriff über die Explorer Integration. Dabei wirkt das System wie ein gewöhnliches Netzwerklaufwerk. Durch die Anmeldung werden Berechtigungen für die Arbeit mit einzelnen Daten erteilt. Die Struktur des Cockpit Client und des Laufwerks stimmen überein. Neben der Möglichkeit, in einer Akte zu blättern und von dort aus direkt zum Schriftstück zu wechseln, lassen sich für einzelne Dokumente umfangreiche Signaturfunktionen nutzen. Besonderer Vorteil der Explorer Integration: Das Kopieren von Dateien folgt bekannten Abläufen. Mit Ausnahme der Inhaltsvorschau sind die Funktionen von Cockpit Client und Explorer Integration deckungsgleich.

Der Webclient verfügt als einzige Zugriffsmöglichkeit über ein persönliches Dashboard. In diesem Bereich können Daten ab- oder auf Wiedervorlage gelegt werden. Zudem finden sich hier genauere Informationen zu den Dokumenten sowie zu Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und eine Inhaltsvorschau. Neben einem Aufgabenkorb stehen auch weitere Konfigurationsmöglichkeiten und Workflowvorlagen zur Verfügung. Zudem sind im Webclient die genauen Bearbeitungsdaten der Dokumente einsehbar.

Für die mobile Arbeitsweise bietet nscale eGov den Zugriff über eine App. Diese Variante eignet sich insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst. So wird die App etwa von Gerichtsvollziehern genutzt, die so direkt vor Ort festhalten können, welche Objekte gepfändet wurden. Darüber hinaus sind Recherchen und eine schnelle Information auch von unterwegs möglich. 

Fazit

Die E-Akte-Lösung nscale eGov eignet sich für verschiedenste Aufgabenstellungen. Durch die vier unterschiedlichen Anwenderoberflächen ist für jegliche Anforderung gesorgt. Zudem können Mitarbeiter die Arbeitsumgebung wählen, die ihnen am ehesten zusagt und so ihre Leistungen optimieren. Dabei garantiert die Ceyoniq-Lösung Konformität zu allen gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen. 

Neue Funktionen zur einfachen EIM-Nutzung mit der nscale Version 8.3
Straße als Symbol von Barrierefreiheit im Government
Informationsmanagement im Government- und Versorgungs-Sektor: Barrierefreie Software wird immer wichtiger
Die unterschiedlichen nscale Clients der SUNECO
Immer die richtige Oberfläche zur Hand: So nutzt Suneco die Clients von nscale
Arbeite wie du willst - Personen sitzen auf einer Blume
Ganz nach deinem Geschmack. Arbeite, wie du willst!
E-Akte unterstützt mobiles Arbeiten: Öffentliche Verwaltung muss handeln
Dokumenteninputmanagement leicht gemacht – mit nscale eGov von der Ceyoniq Technology
Mann hält Unterlagen in der Hand und grübelt darüber
Vom Antrag bis zum Bescheid – E-Akte-Lösung für perfekte Workflows in der öffentlichen Verwaltung
Foto von Berlins Innenstadt
E-Akte der Ceyoniq Technology: Land Berlin führt nscale eGov ein
Frau lächelt eine weitere Person an
Die öffentliche Verwaltung im Griff – zentrale Funktionen der E-Akte-Lösung nscale eGov
Mann sitzt mit seinem Laptop auf einem Baumstamm, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten wo du willst.
Houston, wir haben kein Problem! Arbeite, wo Du willst – und sei es in der Galaxie
Frau sitzt an Ihrem Arbeitsplatz vor Ihrem Computer
Demografischer Wandel: Digitales Dokumentenmanagement nutzt allen Altersgruppen
Zwei Personen die sich per Handschlag begrüßen
E-Rechnungsgesetz ist in Kraft: Wie die Kommunalverwaltung jetzt digitalisieren sollte
Mann sitzt lächelnd im Büro
"Sehr gute Lösung": BARC bewertet E-Akte nscale
Sanduhr
Halbzeit im Digitalisierungswettlauf: Auf dem Weg zum OZG müssen Kommunen noch viele Hürden nehmen
Frau ist mit Ihrem Handy am telefonieren
Smart City Ranking 2019: Welche City ist die schlaueste?
Zwei Kolleginnen, die sich etwas auf einem Computer ansehen
E-Akte: Herzstück der digitalen Verwaltung
Geschäftsleute, die über die Straße laufen und sich unterhalten
Index Digitalisierung 2019: Standortbestimmung Digitale Kommune
Vier Personen die auf Stühlen sitzen und warten
Index Digitalisierung 2019: Wo steht Deutschland bei digitalen Bürgerservices?
Mann steht am Fenster und blickt auf eine Skyline einer Großstadt
Smart City: Intelligentes Leben in der Großstadt

Der Ceyoniq Newsletter

Bleiben Sie immer up to date, indem Sie sich für unseren Newsletter anmelden.