Vom Antrag bis zum Bescheid – E-Akte-Lösung für perfekte Workflows in der öffentlichen Verwaltung

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Auf einen Antrag folgt ein Bescheid: so einfach die Theorie. Doch bis es zum Versand einer Genehmigung oder Absage kommt, muss in der öffentlichen Verwaltung ein langer Weg zurückgelegt werden. In den entsprechenden Prozess sind mehrere Sachbearbeiter, zum Teil sogar aus verschiedenen Abteilungen eingebunden. Eine speziell auf den Public Sector ausgerichtete E-Akte-Lösung wie nscale eGov bietet hier viele Vorteile, angefangen bei dem einfachen Zugriff auf benötigte Daten bis hin zu unterstützenden Workflows, die den Prozess deutlich verschlanken. 

Posteingang, Genehmigung, Erstellung eines Bescheides: Das sind nur einige der Handlungen, die nötig sind, bevor einem Antrag stattgegeben wird. Um die Abläufe nachvollziehen zu können und dabei die Funktionsweise sowie Vorteile der E-Akte-Lösung nscale eGov zu veranschaulichen, wird in diesem Beitrag der ganze Prozess betrachtet. Als Beispiel soll dabei der Antrag auf Zuteilung eines Marktstandplatzes für ein regionales Unternehmen dienen. Folgende Schritte müssen dazu erfolgen:

  • Postverteilung: dezentral und zentral mittels Postlauf
  • Veraktung des Antrags
  • Erstellung des Bescheides im entsprechenden Fachverfahren 
  • Prüfung des Bescheids mit Umlaufmappe
  • Versand

Alles beginnt in der Poststelle

Damit ein Antrag bearbeitet werden kann, muss er zunächst zum verantwortlichen Sachbearbeiter. Dafür sorgt die Poststelle. Dies kann sowohl dezentral als auch zentral erfolgen. Nachdem ein eingegangener Antrag eingescannt ist, wird er bei der dezentralen Verteilung direkt in den Posteigang der Abteilung gespeichert, die mit der Zuteilung von Marktstandplätzen betraut ist. Damit steht das Dokument den Sachbearbeitern sofort und ohne Verzögerung zur Verfügung. Die Veraktung erfolgt ohne einen tiefergreifenden Workflow über eine Schaltfläche in der nscale eGov Oberfläche. Nach Angabe der Metadaten wie dem Aktenzeichen wird das Schriftstück im entsprechenden Vorgang gespeichert. Hier werden dem Dokument vorkonfigurierte Kennzeichen wie Fristen zugeordnet, während es gleichzeitig aus dem Posteingang verschwindet. Im nächsten Schritt kann der Antrag bereits weiterverarbeitet werden. 

Anders gestaltet sich die zentrale Variante mit einem vollwertigen Postverteilungsworkflow. Die Mitarbeiter der Poststelle speichern dabei eingehende Dokumente in den zentralen nscale eGov Posteingang und startet im Anschluss einen Postlauf. Dafür wird ein Laufweg erstellt. Im Fall des Antrags auf einen Marktstandplatz kann der verantwortliche Sachbearbeiter der Empfänger sein, der zunächst zur Rücksprache mit einem Kollegen aufgefordert wird. Dabei kommen zusätzliche Informationen zur Sprache. Ist dieser Schritt erledigt, muss das Schriftstück veraktet werden. 
Bei der Erstellung des Workflows werden vielfältige Angaben gemacht, wie beispielsweise:

  • Fristen
  • Veränderbarkeit des Workflows durch beteiligte Sachbearbeiter
  • Feedback nur an den Initiator oder an alle Beteiligten

Anschließend kann der Postlauf gestartet und als Vorlage gespeichert werden. 

Die Arbeit der Sachbearbeiter kann starten

Damit Verzögerungen vermieden werden und die Sachbearbeiter des Ordnungsamtes, das für die Organisation des Marktes zuständig ist, jederzeit über anstehende Aufgaben informiert sind, gibt es zwei Wege, auf denen diese Information zu ihnen gelangen. Alle fünf Minuten prüft nscale eGov, ob neue Aufgaben eingegangen sind und aktualisiert den Aufgabenkorb eines jeden Anwenders. Zusätzlich ist es möglich, über eine Schnittstelle zu Outlook per E-Mail neue Aufgaben zu erhalten. Auch wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist, da er beispielsweise im Krankenstand ist, sind keine Zeitverluste zu erwarten. Denn im System können Vertretungspersonen hinterlegt werden, auf die die E-Akte zurückgreift und denen sie die entsprechenden Aufgaben überträgt. 

Für den ersten Schritt, die Rücksprache, ist es sinnvoll, sich mit dem Dokument über die Inhaltsvorschau vertraut zu machen. Damit werden falsche Zuordnungen offensichtlich. In diesem Fall wird dem Schriftstück ein entsprechender Kommentar hinzugefügt und es anschließend an den richtigen Empfänger weitergeleitet. Außerdem kann bei jedem Dokument der Verlauf des Workflows eingesehen werden, sodass stets ersichtlich ist, wer den Antrag bereits gesehen hat. Auch der Bearbeitungsstand ist zu jeder Zeit klar. 

Nachdem der verantwortliche Mitarbeiter Rücksprache gehalten hat, kann er diese Aufgabe durch den Button „erledigen“ beenden, sodass der nächste Schritt des Postlaufs, die Veraktung, angestoßen wird. Dafür wird die entsprechende Schaltfläche auf der nscale eGov Oberfläche ausgewählt, die Verstichwortung mit allen relevanten Informationen ausgefüllt und ein Eingangsstempel gesetzt. Das Dokument geht vom Postlauf ohne Zwischenschritt sofort in den entsprechenden Vorgang über, während der Initiator aus der Poststelle ein Feedback erhält und den Workflow beendet.  

Bescheid im Fachverfahren erstellen

Mit der Veraktung findet der fließende Übergang in den eigentlichen Geschäftsgang statt. Dafür wechselt der Sachbearbeiter in der E-Akte vom Aufgaben- in den Daten-Bereich. In der Aktenstruktur kann er nun auf das Dokument zugreifen. Nach der Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung wird ein Bescheid im entsprechenden Fachverfahren erstellt. Dieser muss ebenfalls in der E-Akte abgelegt werden. Die einfachste Variante dafür ist das Drucken. Über eine Schnittstelle entsteht nun die Verbindung zum System, das nach dem gewünschten Zielort fragt. Durch die Angabe des entsprechenden Vorgangs werden die Metadaten automatisch ausgefüllt. Die Veraktung selbst läuft dann im Hintergrund des Systems zeitgesteuert ab. Die dafür vorgesehenen Zeitabstände betragen nur wenige Sekunden, sodass der Bescheid sofort zur weiteren Verarbeitung auffindbar und nutzbar ist.

Umlaufmappe erstellen

Doch mit der Erstellung des Bescheides ist dieser noch nicht bereit zum Versand. Es fehlen die Prüfung und die Schlusszeichnung. Diese werden bei nscale eGov über eine Umlaufmappe realisiert. Dabei gibt es die Möglichkeit, aus früheren Prozessen bestehende Vorlagen zu nutzen oder adhoc einen neuen Geschäftsgang zu erstellen. Dafür muss zunächst ein Betreff gewählt werden. Darüber hinaus können, wie auch beim Postlauf, weitere Angaben darüber gemacht werden, ob der Workflow durch beteiligte Mitarbeiter veränderbar sein soll und wer am Ende ein Feedback erhält. Besonderheiten gibt es bezüglich der Fristen. So wird zwischen Fristen, die sich auf ein Kalenderdatum beziehen, und Fälligkeiten, die sich auf Arbeitsstunden, -tage, -wochen sowie Kalenderstunden, -tage, -wochen beziehen, unterschieden.

Sollte im Geschäftsgang ein Mitarbeiter beteiligt sein, der normalerweise keine Berechtigung für den Antrag hat, so erhält er diese nun automatisch. Dabei entscheidet das System je nach Aufgabenstellung, ob Leserechte ausreichen oder das Dokument auch zur Bearbeitung freigegeben wird. Der Initiator des Workflows legt fest, ob der Mitarbeiter die Rechte auch nach Ende des Workflows behält oder sie ihm wieder entzogen werden sollen. 

Prüfung ist Pflicht

Jetzt gilt es nur noch die einzelnen Schritte der Umlaufmappe festzulegen. So könnte beispielsweise zunächst ein Sachbearbeiter den Bescheid zur Kenntnis erhalten, bevor ein weiterer Kollege die Erstprüfung und zuletzt der Bürgermeister die Schlusszeichnung übernimmt. Sobald der Geschäftsgang gestartet wird, verändert sich auch die Statusangabe und es wird klar, dass sich das Dokument aktuell in einem Workflow befindet. In den Prozessinformationen ist zudem einsehbar, welche Schritte bereits ausgeführt wurden und welche Abläufe ausstehen. 

Ganz gleich, welche konkrete Aufgabe ein beteiligter Mitarbeiter zu erledigen hat, jedem ist es möglich, Kommentare oder Notizen zu hinterlassen. Diese unterscheiden sich in ihrer Funktion. Kommentare sind dauerhaft. Sie werden auch in den Zeichnungsinformationen niedergelegt. Notizen hingegen sind flüchtig. Über beide Varianten können sich Beteiligte im Prozessverlauf informieren. Die Umlaufmappe wird geschlossen, wenn der Initiator das Feedback erhält und daraufhin den Geschäftsgang beendet. Dies wird in der Akte ersichtlich, da sich wiederum die Statusinformation entsprechend in „Abgeschlossen“ umwandelt.

Finale: Jetzt muss der Bescheid nur noch zum Antragssteller

Das Versenden des Bescheids an den Antragsteller ist der letzte Schritt. Von Vorteil ist hier, dass die Adressdaten im Adressbuch der E-Akte hinterlegt sind und durch nscale eGov bei Angabe des Empfängers automatisch ausgefüllt werden. Soll der Bescheid erst mit Verzögerung versandt werden, wird diese Aufgabe auf Wiedervorlage gelegt. Durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche öffnet sich eine Maske in der das Datum sowie der Empfänger und der Betreff abgefragt werden. Sodann kann die Wiedervorlage sofort aktiviert werden.


Einen besonderen Vorteil bietet in diesem Zusammenhang ein Abonnement der eigenen Wiedervorlagen. Dabei bietet eine Verbindung zwischen Outlook und nscale eGov über die entsprechende Schnittstelle die Möglichkeit einen weiteren Kalender einzubinden, der aus der E-Akte gespeist wird. Durch die Zusammenführung des Outlook- und des nscale eGov Kalenders sind somit alle Wiedervorlagen eingetragen und ersichtlich. Das erleichtert Sachbearbeitern ihre Terminplanung erheblich.

Fazit

Mit der E-Akte nscale eGov lassen sich Prozesse in der öffentlichen Verwaltung deutlich verschlanken. Dabei helfen leicht einzurichtende Workflows, die einfache Handhabung der Lösung und die Schnittstellen, die ein medienbruchfreies Arbeiten ermöglichen. Nicht zuletzt schafft der uneingeschränkte Zugriff auf alle für einen Sachbearbeiter freigegebenen Daten sowie die Angaben zum Bearbeitungsstand eines Dokumentes Mehrwerte, die sich unter anderem in einer verbesserten Auskunftsfähigkeit niederschlagen. 

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