Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess

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Zuverlässig, pünktlich und im besten Fall auch noch preiswert – so wünscht man sich einen idealen Lieferanten, etwa von Produktionsmaterialien. Doch damit Bedarfsmeldung, Einkauf, Lieferung und Bezahlung reibungslos, transparent, schnell und auch fehlerfrei abgewickelt werden können, ist ein softwaregestützter Prozess empfehlenswert. Eine digitale Lieferantenakte sollte Teil der Lösung sein.

Der Begriff Purchase-to-Pay meint die Prozesse von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsverarbeitung und Auslösung der Bezahlung. Ein reibungsloser Purchase-to-Pay-Prozess bietet viele Vorteile: Neben Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen ermöglicht der digitale Workflow eine verbesserte Übersicht über den gesamten Lebenszyklus eines Vorgangs. Durch die Entlastung der Mitarbeiter von manuellen Routineaufgaben können zudem die Arbeitszufriedenheit gesteigert und die Fehlerquote gesenkt werden. 

Eine gute Geschäftsbeziehung zu Lieferanten kann ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg sein. Gerade produzierende Unternehmen sind auf die zuverlässige Bereitstellung von Materialien oder Komponenten angewiesen. Deshalb sind die Auswahl, die Pflege sowie die Entwicklung von Lieferanten wichtige Aufgaben rund um den Beschaffungsprozess. Doch gerade die beiden letztgenannten Aspekte bedeuten einen hohen Aufwand, für den häufig die zeitlichen Kapazitäten fehlen. 

Digitalisierung reduziert Aufwände

Um Zeit einzusparen, empfiehlt sich ein möglichst digitalisierter Beschaffungsprozess. Viele Vorgänge, bei denen Daten digital übergeben werden können, sind hierbei integriert und werden durch eine Softwarelösung verzahnt. Durch die Verlagerung manueller Prüf- und Freigabeschritte an den Anfang des Prozesses oder deren vollständige Automatisierung kann zusätzlich Zeit gespart werden.

Als Basis für einen optimalen Purchase-to-Pay-Prozess dient eine digitale Lieferantenakte. In ihr werden die Dokumente zu sämtlichen Prozessschritten abgelegt, vom Bedarf über die Lieferantenauswahl, den Anfrageprozess und die Bestellung bis hin zur Lieferung. Nach der Lieferung stehen die Informationen zur Bearbeitung der zugehörigen Eingangsrechnung bereit. Entsprechende Lösungen bieten einige entscheidende Vorteile, wie die zentrale Ablage und Bereitstellung aller Informationen unabhängig von Format und Ort. 

Zusammenspiel von EIM und ERP bietet Mehrwerte

Wichtig ist hierbei die Verknüpfung der eingesetzten Lieferantenakte mit dem im Unternehmen genutzten ERP-System. Bei der Auswahl der zugrundeliegenden Software sollte also unbedingt auf eine hohe Konnektivität der Systeme geachtet werden. Im ERP werden Ressourcen verwaltet und kaufmännische Prozesse umgesetzt. Zudem läuft hier das Reporting ab. Die Lösung für das digitale Lieferantenmanagement bietet eine zentrale und strukturierte Dokumentenablage, auf die alle am Prozess Beteiligten bei Bedarf Zugriff haben. Zusätzlich können die Dokumente mit Informationen aus dem ERP und anderen System innerhalb des EIM ergänzt bzw. angereichert werden.

So werden Informationsinseln aufgelöst, die entstehen, falls ein Unternehmen Purchase-to-Pay lediglich auf Basis des ERP abbildet und dabei womöglich in separaten Abteilungen unterschiedliche Module ohne gemeinsamen Dokumentenbereich genutzt werden. Die notwendigen Informationen stehen so abhängig von der jeweiligen Berechtigung jedem Prozessbeteiligten automatisch zur Verfügung.


Die Vorteile einer Verknüpfung von Lieferantenakte und ERP auf einen Blick:

  • zentrale und strukturierte Dokumentenablage (recherchierbar)
  • Auflösung von Informationsinseln und Zusammenführung aller relevanten Informationen
  • Unterstützung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
  • Ergänzung des ERP durch revisionssicheres und Compliance-konformes Dokumentenmanagement

Unterstützende Workflows und fristgerechte Freigaben

Neben der Effizienzsteigerung und der hinzugewonnenen Transparenz bieten moderne Lösungen weitere Features, die den Arbeitsalltag von Einkäufern erleichtern. So etwa digitale Workflows, die die Bedarfsanforderungen digital verwalten, bei der Erstellung von Dokumenten (Verträge/Rahmenvereinbarungen) helfen und den internen Freigabeprozess unterstützen und protokollieren. Im Zusammenspiel mit einem auf die Unternehmensstrukturen zugeschnittenen Rechte- und Rollenkonzept ergibt sich damit ein optimierter Prozess. 

Wird die Lieferantenakte noch mit dem Invoice Management ergänzt, wird auch die geprüfte Rechnung in der Lieferantenakte inkl. den Prüfungsinformationen abgelegt. Wird dann noch der Zahlstatus mit übergeben, hat der Einkäufer bei Rückfragen des Lieferanten alle notwendigen Informationen zur Hand – und freut sich über fristgerechte Bezahlung und das Ziehen von Skonti durch das digitale Invoice Management System. 
Darüber hinaus warten leistungsstarke Systeme wie nscale mit vielen weiteren Highlights auf. Beispielsweise:

  • Kundenakte mit definierter Ordnerstruktur
  • Erweiterte Daten-/Informationsergänzung
  • einfache und strukturierte Ablage an einem Ort
  • vordefiniertes Rechte- und Rollenkonzept
  • Nutzung von digitalen Workflows zur Erstellung und Freigabe von Dokumenten
  • effektive Termin- und Kontaktverwaltung
  • Vertragsverwaltung und Projektverwaltung
  • vielfältige Möglichkeiten zur Integration in Fachanwendungen

Fazit

Für einen optimalen Purchase-to-Pay-Prozess müssen alle nötigen Informationen strukturiert abgelegt und ohne Aufwand abrufbar sein. Als Basis hierfür kann eine digitale Lieferantenakte dienen. Auf Grundlage der vollständig vorliegenden Informationen, können Angebote besser ausgewertet und Verhandlungen geführt werden. Eine bessere Kaufentscheidung ist das Ergebnis. Zudem lassen sich mit einer entsprechenden Lösung spürbare Zeit- und Kostenersparnisse realisieren und Fehler reduzieren. Die eingesparte Zeit kann für die Auswahl, die Pflege sowie die Entwicklung von Lieferanten genutzt werden.

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